ما الممارسات الخاطئة التي يمكن حدوثها عند إجراء التنظيم

كتابة: هبه نوارة آخر تحديث: 27 فبراير 2021 , 22:13

المقصود ب التنظيم

التنظيم عبارة عن وسيلة من وسائل تنسيق الجهود والقدرات ومواهب جميع الأشخاص سواء الأفراد أو الجماعات الذين يعملون معا وذلك للوصول لغاية مشتركة فيما بينهم لكي يضمنوا تحقيق جميع الأهداف المطلوبة بأقل ما يمكن من التضارب أو حتى التنافر فيما بينهم،وبأقصى طاقة اشباع ممكن لكل من هؤلاء الاشخاص الذين يؤدون هذه الخدمات، وذلك هو مفهوم التنظيم .

أهمية التنظيم

  • يعتمد التنظيم على تقسيم العمل بين أفراد العمل، مما يؤدي إلي تركيز الموظف على عمله دون غيره.
  • يعتمد التنظيم على توضيح جميع الإجراءات الواجب اتباعها داخل كل قسم،مما يؤدي الي سهولة تيسر العمل.
  • يوضح التنظيم كيفية ارسال واستقبال جميع القرارات الصادرة من المراكز المختلفة للسلطة، وذلك عن طريق ايصال هذه القرارات الي جميع المستويات الادارية العليا والسفلي،وكذلك مد جميع العاملين بالمعلومات المهمة التي تلزم لإجراء الأعمال.
  • يتكفل التنظيم بتهيئة جميع سبل الاتصالات الرسمية وغير الرسمية بين جميع المسئولين الإداريين،وبالتالي يسهل مهمة تبادل المعلومات بين جميع المستويات المختلفة.
  • يوفر التنظيم الجو اللازم لتدريب جميع الاعضاء،وتنمية مواهبهم وكذلك تزويدهم بأي شئ يحتاجونه،مما يؤدي إلى زيادة ولاء هؤلاء الأفراد واخلاصهم للمكان للمنظمة التابعة لهم.

وبالتالي فإن التنظيم  ما هو إلا عبارة عن تخطيط و تنسيق لجميع الجهود البشرية في أي مكان أو أي منظمة وذلك لكي يتم تنفيذ أي خطة موضوعة وذلك بأقل تكلفة ممكنة، وهنا يتضح أهمية التخطيط داخل المنشات المختلفة لكي يتم التنفيذ بأعلى كفاءة ومرونة لكي يتم مواجهة جميع الظروف التي تحيط بالمنظمة،  وبالتالي فإن التنظيم ليس هدف في حد ذاته ولكن التنظيم  عبارة عن وسيلة يتم من خلالها تحقيق أهداف المنظمة،وليس فقط تحقيق الاهداف علي مستوي المنظمات أو الشركات أو المؤسسات ولكن أيضا للتنظيم دور كبير علي مستوي إدارة الاسرة، وتتضح ما أهمية التنظيم في إدارة إدارة شئون الأسرة في العديد من أمور الحياة وليس فقط علي مستوي العمل  ، ومما لا شك فيه أن وجود المدير في أي منظمة اقتصادية يحتاج إلى خريطة تنظيمية يتم في هذه الخريطة توضيح التكوين الداخلي للمنظمة، وكذلك العلاقات الرسمية القائمة بين جميع أجزائها المختلفة، والخريطة التنظيمية السليمة تعمل على توضيح التالي :

  1. العمل على تقسيم العمل بين جميع الإدارات والاقسام او المجموعات التي يسهل من خلالها الادارة.
  2. العمل على تحديد جميع العلاقات وطرق الاتصال بين كافة الإدارات والأقسام المختلفة الموجودة في المنشأة.
  3. العمل على تحديد تسلسل الصلاحيات،وتسلسل السلطات بين جميع العاملين داخل المنشأة،ومن ثم تحديد تحديد جميع المسئوليات المترتبة على هؤلاء الأشخاص نتيجة هذه الصلاحيات.

ممارسات خاطئة يمكن حدوثها عند إجراء التنظيم

  • القيام بتأجيل جميع الأعمال وكذلك تراكمها.
  • عدم حل المشكلات وتعقيد الاعمال بذلك.
  • الغموض وعدم وضوح رؤية الأهداف من الخطط والخطوات المتبعة،ومستوى تقديم العمل.
  • غياب الشعور بالراحة وعدم استكمال تنفيذ الأعمال الموكلة إلي كل فرد.

ويهتم التنظيم بكلا من الهيكل الإداري وكذلك العنصر الإنساني وسوف يتم التوضيح كالتالي:

  • التكوين الرسمي للمشروع : يضم هذا التكوين تصميم البناء التنظيمي  ، وكذلك جميع العلاقات الإدارية والمركزية واللامركزية، ودراسة نطاق الإشراف،وتفويض السلطة وغيرها
    1. تصميم البناء التنظيمي: تعد الطريقة الرئيسية لكي يتم التعرف على الشركة هو معرفة هيكلها التنظيمي،فعلي سبيل المثال قد تمتلك شركة لتجارة وبيع الأخشاب خمس مراكز منفصلة في أكثر من مدينة، وضع هذه الشركة يختلف عن شركة أخري يكون لها فرع واحد،الفرق بين الشركتين يكون مختلف في الهيكل التنظيمي لكل شركة، حيث ان الهيكل التنظيمي عبارة عن الإطار الذي يتم من خلاله توضيح جميع العلاقات بين الوحدات والتقسيمات المختلفة داخل التنظيم، ومن خلال الهيكل يتم تحديد خطوط السلطة وكذلك مواقع اتخاذ القرارات المختلفة، ولا يوجد هيكل تنظيمي مثالي، لكي يتم توصية جميع المنظمات لاتباعه، وذلك لأن شكل الهيكل التنظيمي يعتمد على مجموعة من العوامل المختلفة،من هذه العوامل هو حجم هذه المنشأ.، ومكان العمل، وتخصص هذه المنشأة، ومدة إنشائها،وكذلك القدرات والمهارات الإنسانية التي تحتاجها هذه المنشأة، ونوع التكنولوجيا التي يتم استخدامها داخل المنشأة،وجميع الظروف البيئة التي تعمل فيها هذه المنشأة.

يتكون البناء التنظيمي من ثلاث أنواع أساسية وهما:

  • النموذج التنفيذي: وهو عبارة عن هيكل من الهياكل التنظيمية القديمة، وتم استخدام هذا النموذج في المنشآت العسكرية،وفيه يتكون من مجموعة من العلاقات الرأسية التي تربط بين جميع وظائف المستويات الإدارية المختلفة، وفيه يتم تحريك السلطة راسيا وذلك من أعلى التنظيم وصولا الى قاعدته وذلك بشكل مباشر متصل.
  • نموذج التنظيم التنفيذي الاستشاري: ويعد هذا النموذج الجامع بين النوعين الآخرين بين النموذج الوظيفي والتنفيذي، ويقوم هذا النموذج على أساس الاستعانة بكبار الخبراء وكذلك الاستشاريين والفنيين المختصين،الذين تنحصر جميع مهماتهم في تقديم النصائح والإرشادات إلى المنفذين الذين يمتلكون السلطة التنفيذية.
  • النموذج الوظيفي.

دور العنصر الإنساني في عملية التنظيم

يعتبر أهم عنصر من العناصر التي يتم التعامل معها في الإدارة هو العنصر الإنساني، لذلك يجب التعرف علي جميع المؤثرات:

  • العادات والتقاليد: يعد المشروع جزء من المجتمع،ويتكون المجتمع نتيجة مجموعة من التفاعلات بين الأفراد وبعضهم البعض، هؤلاء الأفراد يشكلون نمط من أنماط ثقافة المجتمع،تتضمن هذه الثقافة بعض العادات والتقاليد والاعتقادات المعينة التي تكون عبارة عن أساس التعامل فيما بينهم .
  • الجماعات غير الرسمية : يتكون داخل أي منشأة مجموعة من الأفراد يطلق عليهم جماعات غير رسمية قد تتكون هذه الجماعات من 3-12 شخص،وتظهر الجماعات بصورة تلقائية وذلك نتيجة للتألف بين الافراد وبعضهم في مجموعة من الامور، وكذلك يظهر قائد لهذه المجموعة دون تعيين،ويحب الفرد الانتماء إلى الجماعة وذلك للفوايد العديدة التي يشعر بها،منهل الشعور بالسعادة،وكذلك الاطمئنان النفسي والشعور بقيمته وغيرها من الأمور.
  • الاحتياجات الإنسانية: يعد العنصر الإنساني هو أكثر عنصر من عناصر الإنتاج تغيرا وتقلبا،وذلك لأن الإنسان عبارة عن مجموعة من المشاعر والاحاسيس والاحتياجات المختلفة لذلك فهو يعد من أعقد العناصر التي يتم التعامل معها، حيث ان سلوك الانسان قد يكون نتيجة للحاجة الملحة له أي للحاجة الغير مشبعة.
زر الذهاب إلى الأعلى
إغلاق