استخدامات برنامج الجداول الحسابية

كتابة: Yasmin najib آخر تحديث: 02 مارس 2021 , 16:32

 من استخدامات برنامج الجداول الحسابية

تخزين بيانات الأعمال

  • يعد جدول البيانات طريقة سهلة لتخزين جميع أنواع البيانات المختلفة و هذه من مزايا برامج الجداول الحسابية.
  • قد تتضمن هذه البيانات البيانات المالية وبيانات العملاء وبيانات المنتج.
  • يمكن أن تدعم جداول بيانات Excel أكثر من مليون صف وأكثر من 16000 عمود ، لذلك لديك مساحة كبيرة لتخزين كميات كبيرة.
  • هذا مثالي لبناء قواعد البيانات.

الاستخدامات المحاسبية والحسابية

  • تستخدم الشركات حول العالم جداول البيانات لتتبع حسابات الأعمال الخاصة بهم.
  • باستخدام برنامج المحاسبة ، يمكنك إدخال الصيغ التي من شأنها إجراء جميع العمليات الحسابية لعملك أثناء تقدمك دون تكبد تكاليف.
  • ستقوم جداول البيانات بجميع العمليات الحسابية نيابة عنك ، مما سيوفر عليك إجراء هذه الحسابات يدويًا.

مساعدات الميزانية والإنفاق

  • تتبع نفقات عملك في جدول بيانات. يمكنك إنشاء جداول بيانات ميزانية مخصصة لإدارة دخلك ونفقاتك حتى لا تتفاجأ عندما يحين وقت ملء إقرارك الضريبي.

مساعدة في تصدير البيانات

  • يمكن استخدام جداول البيانات للاحتفاظ بالبيانات المصدرة من أنظمة أخرى.
  • في بعض الأحيان ، لا تقدم أنظمة إدارة البيانات عبر الإنترنت البيانات بتنسيق سهل القراءة ، أو يصعب الوصول إلى البيانات دون اتصال بالإنترنت.

التخلص من البيانات وتنظيفها

  • استخدم جداول البيانات الخاصة بك لتحديد عدم الدقة والتكرارات في بياناتك.
  • من السهل التخلص من البيانات غير المرغوب فيها أو منخفضة الجودة باستخدام جدول بيانات.
  • هذا ضروري بشكل خاص فيما يتعلق ببيانات العميل التي تحتاج إلى تحديثها ودقتها.

إنشاء التقارير والرسوم البيانية

  • استخدم جداول البيانات للإبلاغ عن الاتجاهات أو إنشاء توقعات الأعمال.
  • هذه التقارير في متناول الجميع في الشركة. يمكنهم أخذ الوقت الكافي لتحليل البيانات بأنفسهم.
  • المقارنة بين مجموعات البيانات سهلة.
  • يمكنك أيضًا وضع جداول محورية لعرض جوانب معينة من بياناتك
  • هذا مهم جدًا عندما يكون لديك كمية هائلة من البيانات لفرزها.
  • يمكن استخدام البيانات الموجودة في جدول البيانات لإنشاء مخططات يمكن استخدامها لإعداد التقارير لاحقًا.
  • يمكنك إنشاء الرسوم البيانية والمخططات الدائرية التي تكثف البيانات بتنسيق سهل القراءة في لمح البصر.
  • إنها ميزة رائعة يمكن أن تكون رائعة للعروض التقديمية للأعمال التي تتطلب منك عرض الكثير من البيانات في فترة زمنية قصيرة.

الواجبات الإدارية للأعمال

  • استخدم جداول البيانات لإنشاء الإيصالات والفواتير.
  • يمكنك أيضًا استخدامه لعمل توقعات الأعمال والتخطيط للمستقبل.

القوائم

  • يمكنك إنشاء قوائم في جدول بيانات ، من قوائم التسوق إلى قوائم جهات الاتصال.
  • على سبيل المثال ، إذا أدخلت عناصر المتجر في جدول بيانات مع الأشرطة المقابلة لها ، فيمكنك فرزها حسب الأشرطة وطباعتها قبل رحلة التسوق.
  • ستوفر قائمتك نظرة عامة على الممرات من حارة إلى حارة. تصبح قوة فرز جداول البيانات أكثر وضوحًا عند إدخال المزيد من البيانات.
  • يسمح لك الحفاظ على الاتصالات الشخصية أو المهنية بالترتيب حسب الصناعة.
  • على سبيل المثال ، يمكن لمندوب المبيعات إدخال جميع العملاء ثم التخطيط ليومهم بكفاءة جغرافيًا ، بالفرز حسب الرمز البريدي.

محاسبة

  • بصرف النظر عن الفرز ، تعد جداول البيانات آلات حاسبة لا تقدر بثمن.
  • يمكنك تحويل جدول بيانات بسيط إلى ورقة محاسبة عن طريق إدخال الوظائف الرياضية المناسبة في الخلايا.
  • يمكنك سرد الاعتمادات في عمود واحد والديون في عمود آخر.
  • تعمل ميزة “الجمع التلقائي” على تسريع العمليات الحسابية ويمكن ضبطها لمواصلة تشغيل المجاميع.
  • ومع مرونة برامج جداول البيانات ، يمكن أن تكون البيانات المستخدمة في الصيغ في أي مكان على الورقة أو المصنف.
  • تسمح لك إضافة أوراق إضافية (تسمى أحيانًا أوراق العمل) بتنظيم المعلومات لتناسب احتياجاتك.
  • يمكن استخدام البيانات في أي مكان في المصنف لإجراء العمليات الحسابية الخاصة بك.

الجداول الزمنية

  • بالإضافة إلى جمع الأعداد الصحيحة وطرحها ، يمكن لجداول البيانات أيضًا إجراء هذه الحسابات على أرقام تستند إلى الوقت.
  • يسمح لك تنسيق الخلايا بعكس البيانات بمرور الوقت (على عكس الأعداد الصحيحة البسيطة) باستخدام جدول بيانات كجدول زمني.
  • بالإضافة إلى توصيفات وظيفية مختلفة ، أسماء موظفين ، إلخ.
  • عن طريق الإضافة ، فإنه يسمح لك بالفرز حسب الوقت الذي تقضيه في أي مجال تختاره.

استخدم قاعدة البيانات

  • على الرغم من أن جداول البيانات ليست قواعد بيانات علائقية حقيقية ، إلا أنه يمكن تصميمها وتنسيقها لتعمل كقواعد بيانات مبسطة.
  • على سبيل المثال ، إذا كنت بحاجة إلى تتبع أسعار منتج معين ، فأدخل سعره مرة واحدة فقط.
  • بالنسبة لجميع الإشارات اللاحقة لهذا السعر ، حدد الإدخال الأصلي بدلاً من إعادة إدخال السعر.
  • عندما تحتاج إلى تغيير السعر ، قم بتغييره في خليته الأصلية وسيتم تحديث جميع المراجع ذات الصلة تلقائيًا.

بناء المخطط

  • تُنشئ المخططات والرسوم البيانية صورًا أفضل للاتجاهات والنسب المئوية مقارنة بالأرقام الأولية.
  • كما يقولون ، “الصورة تساوي ألف كلمة”.
  • يمكن لبرنامج جداول البيانات تحويل بياناتك تلقائيًا إلى تصور من اختيارك ، سواء كان مخططًا دائريًا أو مخططًا شريطيًا أو مخططًا خطيًا.

العرض التقديمي / التصور

  • غالبًا ما تستخدم جداول البيانات لأغراض التصور.
  • يحتوي على مجموعة متنوعة من الأدوات والميزات التي تجعل ذلك ممكنًا.
  • على سبيل المثال ، يمكنك تقديم بياناتك في جداول أو رسوم بيانية.
  • هناك أنواع مختلفة من هذه المخططات والرسوم البيانية التي يمكنك اختيارها وفقًا لاحتياجاتك.
  • يمكن للمديرين تقديم البيانات بيانياً إلى المستثمرين المحتملين ، مما يسهل عليهم فهم المعلومات.
  • يمكن أيضًا استخدام العروض التقديمية لتثقيف العملاء أو إظهار كيفية القيام بالمهمة للموظفين.
  • يمكنك التحكم في كل ما تريد عرضه من الألوان أو أحجام الجدول.

الفواتير

  • تسمح لك معظم المنصات في الجداول الحسابية بدمج قالب فاتورة.
  • يعمل على تسريع عملية استلام المنتجات أو إرسالها.
  • يمكن لقالب الفاتورة استرداد البيانات بسهولة من جدول البيانات ، وبالتالي أتمتة العملية برمتها.
  • علاوة على ذلك ، فإنه يعطي نتائج دقيقة للغاية.
  • تعتبر معالجة الفواتير يدويًا أو باستخدام تطبيقات خارجية أخرى عملية بطيئة.
  • يجب أن تكون الفواتير للعملاء سريعة ودقيقة لتحقيق المزيد من الأرباح.
  • العملاء حساسون للغاية ويمكن إغلاقهم بسهولة بعملية بطيئة أو خاطئة.

 الرسوم

  • أصبحت إدارة الدفع الآن أسهل بفضل جداول البيانات.
  • يمكنك إنشاء صيغة تحسب تلقائيًا عدد ساعات عمل الموظف.
  • إنه يجعل دفع مهمة سهلة وسريعة حتى تتمكن من العمل مع موظفين سعداء.
  • كما أنه يقلل من تكاليف دفع أموال إضافية للموظفين الذين لا يعملون.
  • ومع ذلك ، فإنه يجعلهم يعملون بجد لأنهم يعرفون أنهم سيتقاضون رواتبهم بقدر ما يستحقون.
  • كما أنه يقلل من تكاليف استخدام أي برنامج خارجي للتعامل مع الرسوم.

 التنبؤات / المحاكاة

  • تعد جداول البيانات مهمة للمحاكاة والتنبؤ في مؤسسات الأعمال.
  • نظرًا لأن المؤسسات تخزن جميع البيانات المالية في جداول بيانات ، فيمكنها بسهولة التنبؤ بما ستؤول إليه الأمور خلال السنوات القليلة المقبلة.
  • أدوات التصور مثل الرسوم البيانية والجداول تجعل التنبؤات سهلة
  • . على سبيل المثال ، إذا أرادت شركة معرفة متوسط ​​عدد العملاء الذين ستكسبهم من خلال زيادة موظفيها ، فإنها تحتاج فقط إلى التحقق من الرسم البياني.[1]
المراجع
زر الذهاب إلى الأعلى
إغلاق