الفرق بين القواعد والسياسات والمعايير

كتابة: دينا محمود آخر تحديث: 14 يوليو 2021 , 20:38

تعريف القواعد

القواعد هي مجموعة من التعليمات واللوائح والمبادئ التوجيهية للسلوك القياسي  ، وتحدد الأعمال التي يتعين القيام بها أو عدم القيام بها داخل المنظمة ، يشار إليه في شكل أوامر وتحذيرات ومحظورات ومعايير ، وذلك للحفاظ على الانضباط أو لتوحيد أو تقييد سلوك الفرد والجماعة.ميزات القواعد

يصف الحد الأدنى من السلوك المقبول بمساعدة القواعد والتعليمات ، بشأن السلوك المتوقع ، وهذه قابلة للتطبيق على الجميع ، أي القواعد تنطبق على الجميع ، بغض النظر عن مستوى الإدارة التي ينتمي إليها الفرد مثلاً في مؤسسة تعليمية ، هناك قاعدة مفادها أن “استخدام الهاتف المحمول محظور خلال ساعات العمل”. الآن ، يجب على الجميع اتباع هذه القاعدة ، بغض النظر عما إذا كان شخص ما ينتمي إلى إدارة عالية المستوى أو إدارة منخفضة المستوى ، فهي دقيقة وواضحة حتى يتمكن الموظفون من فهمها بسهولة دون أي لبس أو فوضى ، وإنها تقلل من الحاجة إلى الإشراف الدقيق ، حيث أن القواعد معروفة للجميع ، ويمكن للمديرين بسهولة التنبؤ بما سيفعله المرؤوسون في موقف معين.

وتتطلب القواعد الطاعة وبالتالي فإن أي شخص لا يلتزم بقواعد الشركة يتعرض للعقاب أو العقوب وومن ثم تتخذ الشركة إجراءات صارمة ضد الأشخاص الذين ينتهكون القواعد أو يخالفونها ،  وأيضاً لا يوجد مجال للتقدير في حالة القواعد ، لذلك يجب اتباعها بصرامة  قد تكون هناك استثناءات من القاعدة ، ولكن في ظروف معينة فقط ، وهي أيضًا محدودة.

أمثلة على القواعد 

  • يجب على كل موظف أن يرتدي شكلاً رسميًا في المكتب في جميع أيام العمل ما عدا أيام الأربعاء.
  • لا يُسمح للموظفين باستخدام الإنترنت لأي غرض آخر (مثل الأخبار والترفيه ووسائل التواصل الاجتماعي والألعاب وما إلى ذلك) ، بخلاف عملهم.
  • لا يُسمح بالاستخدام الشخصي للأدوات والمعدات المكتبية والقرطاسية.
  • التدخين خلال ساعات العمل ممنوع منعا باتاً.

تعريف السياسات

يمكن تعريف السياسات على أنها البيانات الأساسية التي تستخدم لتوجيه التفكير وتوجيه جهود المديرين نحو تحقيق الأهداف ، ببساطة إنها الاستجابة النموذجية لمشكلة معينة ، والتي تملي الطريقة التي تتعامل بها المنظمة مع القضايا ، في حالات مختلفة.

يتم صياغة السياسات لكل مستوى ، حيث يتم اتخاذ القرار على كل مستوى من مستويات الإدارة ، وبالتالي فإن السياسات تؤدي المهمة على أكمل وجه من خلال التحديد المسبق للمشكلات التي يتم مواجهتها بشكل متكرر ومتكرر ، وذلك لتجنب التحليل الزائد عن الحاجة لنفس المشكلة وحلها دون الكثير من المناقشة ، أيضاً إنها توفر بنية أو قاعدة متكاملة لاتخاذ القرار الإداري ؤ والسياسات عبارة عن خطط دائمة توفر حلاً فوريًا للمشكلات المتكررة ، وتعم كطريق أو خريطة لتحقيق أهداف العمل.

وتعتبر الساسيات دليل شامل يوفر مجالًا للحكم الإداري وحسن التقدير وهو موجود لجميع الإدارات والمستويات والشرائح والوحدات في المنظمة ، وأثناء وضع السياسات الخاصة بالمؤسسة ، يجب على الإدارة العليا دعوة آراء الموظفين ، لأنهم هم الذين سيتعاملون معها بالفعل أنه يحدد القيود ويرسم الخط، لتقدير والحكم من المديرين، في وقت اتخاذ القرار.

توفر هذه التوجيهات العامة للمديرين لمتابعة ذلك للتعامل مع المواقف بشكل مناسب ، في وقت اتخاذ القرار ومع ذلك ، يمكن أن تكون هناك انحرافات في شكل استثناءات وأيضًا في حالة المواقف غير العادية ، إنه يحدد الطريقة التي يجب أن يحاول بها المدير معالجة مسؤوليات الإدارة الروتينية.

أمثلة على السياسات

  • تنص سياسة شراء الشركة على أن مدير المشتريات هو الوحيد الذي يمتلك سلطة شراء المواد ، وأيضاً فإنه يوضح العناصر التي يمكن شراؤها وما يصل إلى المبلغ.
  • سياسة خدمة عملاء الشركة ، للتعامل مع الشكاوى على الفور ، إذا واجهوا مشاكل مع المنتج ، في غضون شهر واحد من البيع
  • تتبع الشركة سياسة تسعير قائمة على التكلفة لمنتجاتها وخدماتها.
  • سياسة التوزيع الخاصة بالشركة التي تحدد فئة أو فئة العملاء المراد بيع المنتجات لهم.

تعريف المعايير

غالبًا ما تكون المعايير عبارة عن وثائق منشورة تحدد المواصفات والإجراءات ، وتضمن هذه المعايير أن تظل جودة المواد والمنتجات عالية ومتسقة ، وتوفر هذه المعايير فهمًا واضحًا لما هو مطلوب من الموظفين والطلاب وغيرهم من الأشخاص في بيئة للحفاظ على الجودة ، وأيضاً تساعد المعايير أيضًا الأشخاص في الحصول على فهم واضح لما هو مطلوب منهم.

الاختلافات الرئيسية بين القواعد والسياسات

تقدم النقاط المذكورة أدناه نظرة ثاقبة واضحة على الاختلافات بين القواعد والسياسات:

  • القواعد هي في الأساس قائمة تحتوي على ما يجب فعله وما يجب فعله ، والذي يهدف إلى الحفاظ على التوحيد ، في المعاملة وكذلك في سلوك الموظفين ، من ناحية أخرى تشير السياسات إلى التوجيهات التي تضع إطارًا ثابتًا للإجراءات التنفيذية بشأن المشكلات الإدارية المتكررة.
  • يمكن أن تكون القواعد في شكل أوامر أو تعليمات أو قواعد تحتاج إلى الامتثال ، في مقابل ذلك تحدد السياسات الإطار الذي يمكن من خلاله اتخاذ القرارات التنفيذية.
  • تحدد القواعد ما يجب على الموظفين فعله وما لا يجب عليهم فعله ، بينما تحدد السياسات ما يجب القيام به في ظروف مختلفة.
  • يتم اشتقاق السياسات من أهداف العمل ، أي يتم وضع السياسات مع مراعاة أهداف المنظمة ، مقابل ذلك تستند القواعد إلى السياسات والإجراءات.
  • عندما يتعلق الأمر بالجمود ، تكون القواعد أكثر صرامة مقارنة بالسياسات ، بمعنى أنه لا يوجد مجال للتفكير واتخاذ القرار في حالة وجود قاعدة ، ولكن هناك درجة معينة من مجال التفكير واتخاذ القرار ، في حالة من السياسات.
  • في حين أن القواعد هي بيانات محددة ، أي أنها تحدد تصرفات أو عدم تصرفات الموظفين على العكس من ذلك ، فإن السياسات هي بيانات عامة توجه عملية صنع القرار من قبل المديرين بشكل عام ، من خلال تحديد المشاكل التي تواجههم على أساس يومي وحلولهم الجاهزة.
  • يتم إنشاء قواعد لتنظيم السلوك وضمان الامتثال ، للحفاظ على الانضباط في المنظمة ، في المقابل يتم صياغة السياسات من قبل الإدارة لتوجيه عملية صنع القرار ، لضمان التوحيد والاتساق.[1]

الفرق بين القواعد والمعايير

  • القواعد عبارة عن إرشادات  تهدف إلى توجيه الإجراءات والسلوكيات وسلوكيات الأشخاص الذين يعملون في موقف أو بيئة معينة.
  • المعايير هي وثائق مكتوبة تهدف إلى الحفاظ على الجودة العالية والاتساق للمواد والمنتجات على الرغم من أنها تنطبق أيضًا على التعلم والمفاهيم المجردة الأخرى.
  • يضع الناس معايير عالية لأنفسهم ، ويصابون بخيبة أمل عندما لا يتمكنون من الحفاظ عليها.
  • القواعد ذات حجية بطبيعتها وتأتي من الأعلى ومن المفترض أن يتم اتباعها بدقة للحفاظ على معيار معين.[2]

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

زر الذهاب إلى الأعلى
إغلاق