كيفية كتابة نموذج ايميل رسمي بالعربي .. والإنجليزي

كتابة: ماريان ابونجم آخر تحديث: 24 يوليو 2021 , 19:34

ما هو نموذج الايميل الرسمي

أن كتابة رسائل البريد الإلكتروني وإرسال الأيميل أمرأً مهنياً لا مفر منه في الحياة العملية ، في حالة كانت هذه المراسلات توظيفية أو تجارية ، في بداية يجب العلم أن كتابة البريد الإلكتورني للأهل والأصدقاء هو مختلف تماماً عن الكتابة الرسمية ، لذا يجب تعلم كيفية كتابة الايميل الرسمي بشكل صحيح حتى تصل المعلومة بصورة صحيحة للطرف الأخر ، فهناك بعض قواعد آداب البريد الإلكتروني الخاصة بالكتابة الرسمية والتي يجب على أي راسل اتباعها ، حتى وإن لم تكن لغته الأم هي الإنجليزية .

كيفية كتابة نموذج ايميل رسمي بالعربي

  • العنوان: في كل العالم العربي ، يعتبر الاحترام والثقة في الكتابات هو الأصل في أي علاقات سواء أجتماعية أو تجارية ، عندما تراسل شخصًا ما في أيميل رسمي فيكون الشخص بحاجة إلى كتابة الأسم الكامل والمسمى الوظيفي ، فمثلاً في حالة كان طبيبًا ، فيوضع قبل الأسم دكتور.
    • يفضل وضع كلمة “عزيزي” قبل أسم المستلم ، فهي طريقة لإظهار الأحترام ويمكن يضاف لها لقب الفاضل مثال: الفاضل المحترم دكتور خالد أو الدكتور الفاضل خالد.
  • الأفتتاحية: يمكن الأستعانة بالتحية العربية لإظهار نوع من الأحترام لجميع الأتجاهات فيمكن البدء:
    • السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
    • ثم يلي هذه التحية أي فقرة ما بعد الافتتاح: تحية طيبة وبعد ، أو يمكن تحية وتقدير.

هذه الأفتتاحية يمكن تغييرها بحسب الرغبة مع الأحتفاظ بالأحترام ، يجب أن يتم التدفيق في الألقاب وصيغة الأحترام ، بالإضافة إلى هذا ، فيما يتعلق باللباقة فهي تعتبر البداية للجذب لأستكمال قراءة الايميل.

  • لغة منمقة: بعد إتباع خطوات كل من العنوان والتحية ، سيبدأ الآن الكتابة باللغة العربية الرسمية من خلال كتابة لغة نابضة بالحياة ومنسقة بشكل لا مثيل له ، من الصعب أستخدام نفس الكلمات التي تكتب في اللغات الأجنبية في حالة الكتابة باللغة العربية ولكن هناك بعض العبارات أدناه يمكن أن تساعدك خلال كتابة ايميل رسمي وهم:
    • المثال الأول:بإحترام كبير أوجه انتباهكم إلى …
    • المثال الثاني: أرجو أن تتقبلوا أخلص وأصدق اعتذاري عن الإزعاج.
    • المثال الثالث: مع احترام كبير أردت أن …
    • المثال الرابع: يرجى قبول اعتذاري المخلص بسبب …

إذا كنت بحاجة إلى المزيد من الأمثلة مثل هذه ، فيمكن البحث على الإنترنت حيث توجد الكثير من الأمثلة المهنية والأحترافية.

  • ختام الأيميل: يمكن أن يكون ختام البريد الإلكتروني بشكل هادىء وبطرقة مهذبة ، أستعمال عبارات مثل هذه لإظهار احترامك مرة أخرى للمتلقي أو حتى تشكره على وقته ولاهتمامه: وتفضلوا بقبول فائق التحية والاحترام وهذا معناه أرجو أن تتقبلوا تحيتي مع فائق الاحترام” ، وبعد التوقيع ، يمكن إضافة السلام عليكم في نهاية الايميل.[2]

كيفية كتابة نموذج ايميل رسمي بالإنجليزي

  • موضوع الأيميل: الموضوع هو القسم الأول من المعلومات الذي سيجدها مستلم البريد الإلكتروني ، وإذا كانت كتابته الايميل بصورة غير سلمة أو غير واضحة ، فقد يؤدي بالقارئ إلى إغلاقه دون حتى فهمه ، لهذا من الهام  إرسال ايميل واضح ودقيق ، منذ بدايته مباشرةً ، مع الإشارة إلى فحوه الرسالة أو سبب الكتابة بكلمات بسيطة أو بكلمات تجذب انتباه القارئ.
  • أسلوب الكتابة: وبعكس الكثير من اللغات الأخرى التي تحتاج لجمل كبيرة وطويلة في سياق الايميل الرسمي ، فإن اللغة الإنجليزية تنجز الأمر للغاية وينصح بالجمل القصيرة ذات كلمات بسيطة ، لذا يجب التأكد من تجزئة النص إلى فقرتين أو لثلاث فقرات حتى يتمكن المستلم من متابعة النقاط الأساسية.
  • صيغ المجاملة: عندما يتم كتابة البريدًا الإلكتروني باللغة الإنجليزية ، فأنت لا يجب أستخدام أي لغة أخرى ، أو التدخل في أي ثقافة أخرى مختلفة ، بصورة عامة الكثير من الاهتمام لصور المجاملة والامتنان ، لذلك لا يجب السهو أبدًا بإضافتها.
  • التحقق من البريد الإلكتروني: لا يرسل بريدًا إلكترونيًا باللغة الإنجليزية بغير إعادة قرائته قبل الإرسال ، مراجعة أي أخطاء نحوية أو كتابية منتشرة جدًا ولو حتى في لغتك الأم ، من الجائز باللغة الإنجليزية يمكن كتابة أخطاء كتابية بسهولة لأنها لغة غير لغة الأم ، لذا المراجعة هي أفضل طريقة لعمل ايميل مهني وأحترافي.
  • التوقيع: التأكد من ضبط الايميل الإلكترونية بحيث تكون نهاية الرسالة بها المعلومات المهمة عن الراسل ، وتشتمل على:
    • الأسم واللقب.
    • المسمى الوظيفي.
    • تفاصيل متعلقة بالشركة مثل الاسم والعنوان.
    • ممكن أرفاق موقع الشركة.[1]

أهم النصائح لكتابة نموذج ايميل رسمي

  • تحديد هدف الايميل: قبل أن يتم كتابة بريد إلكتروني ، يجب التساؤل عن ما هو الفعل المرجو  فعله من قبل المستلم بعد أستلامه الرسالة ، بمجرد وضع هدف البريد الإلكتروني ، يمكن التأكد من أن كل معلومة سيتم تضمينها في الررسالة ستدعم هذا الإجراء ، على سبيل المثال ، إذا كنت ترعب في مراجعة المستلم تقريرًا تم رفقه بالايميل ، يمكن أبلغه بمعلومات عن التقرير ، وما النقاط التي تحتاج لمراجعته ، وما هو أحتياجك والتوقيت الخاص بالرد.
  • الأهتمام بالراسل: عندما يتم كتابة بريد إلكتروني ، يجب التأكد من أن صيغة الرسالة تلائم الراسل ومنصبه ، على سبيل المثال ، إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى مسؤول تنفيذي لم تقابله من قبل ، يجب الحرص على الحفاظ على البريد الإلكتروني واضحاً وخاليًا من أي كلمات غير مهمة أو غير رسمية ، من جهة أخرى ، إذا كان أرسال البريد إلكتروني إلى زميل لك به علاقة قوية ، فقد تستخدم أسلوب أقل رسمية.
  • يكون الايميل موجز: من الجائز أن يكون المستلم للايميل لديه مشاغل كثيرة وليس لديه وقت ، لذا الايميل الموجز ​​قدر المستطاع بدون أهمال المعلومات الأساسية هو الأفضل ، ومحاولة ألا تتشعب بالكثير من الموضوعات في آن واحد لأن هذا قد يجعل الايميل طويل وصعب القراءة ويصعب القيام بإجراء بشأنها ، عند أي تعديل بالبريد  الإلكتروني ، أو إلغاء أي معلومات لا علاقة لها بالموضوع الذي تكتبه ، لذا ينصح بالجمل القصيرة والبسيطة عن طريق إلغاء الكلمات الغير لازمة.
  • التدقيق بالبريد الإلكتروني: يحدد البريد الإلكتروني بدون أي أخطاء وبه أجتهاد وأحترافية ، قبل أن إرسال الرسالة ، خلال دقيقة للتحقق من كتابة أي أخطاء إملائية أو نحوية أو لغوية وأيضًا ، التأكد جيدًا للتأكد من أنك قد قمت برفق أي مرفقات قد أشار إليها في الرسالة ، إذا كانت رسالة بريد إلكتروني هامة لأصحاب المصلحة ، فقد يحتاج الأمر منك المدير المباشر أو زميل موثوق به للقراءة قبل إرساله.
  • تذكر المتابعة: يستقبل أغلب الأشخاص الكثير والكثير من الرسائل على بريد إلكتروني بشكل يومي ، لذلك قد يفوت عليهم أو يسهوا في الرد على رسالة المرسلة لهم ، ففي حالة لم يرد المستلم في خلال مثلاً يومي عمل ، يمكن التفكير في التواصل مرة ثانية من خلال رسالة على البريد إلكتروني بشكل ودي حتى تتم المتابعة للأمر.[3]

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

زر الذهاب إلى الأعلى
إغلاق