أنواع الوثائق و تعريفها وأشكالها .. ووظائفها

كتابة: دينا محمود آخر تحديث: 23 نوفمبر 2021 , 02:27

تعريف الوثائق

يتم تعريف الوثيقة على أنها هي جميع الملفات والمستندات والأوراق والكتب والتقارير والسجلات والرسائل المتعلقة بالعمل، بشكل توضيحي الوثائق هي جميع المستندات التي تتعلق بالأنشطة التي تتم في العمل.

يمكن أن تكون معاملات مالية أو بيانات العملاء أو الاتفاقيات أو محاضر الاجتماعات أو أي اتصال كتابي داخلي أو خارجي آخر.

أنواع الوثائق

  • الوثائق المالية

الاتفاقيات المالية هي وثائق عمل تساعد على تقييم أداء العمل، كما أنها تساعد في تقديم الضرائب وإنشاء خطط ميزانية جديدة.

بغض النظر عن نوع العمل يجب أن تكون الأموال دائمًا محدثة، سواء كنت تخسر أموالًا أو تحقق أرباحًا ضخمة، يجب تسجيل كل ذلك في الاتفاقيات المالية، ومن الأمثلة الشهيرة على أنواع الاتفاقيات المالية هي:

-الربح والخسارة بيان

-بيانات الدخل

-تقارير الرواتب

-ورقة التوازن

  •  وثائق الأعمال

تقارير الأعمال هي ووثائق ومستندات تقييم جوانب معينة من العمل وتستخدم هذه البيانات للمساعدة على اتخاذ قرارات صحيحة، وقد تشمل أرقام المبيعات والرسوم البيانية ودراسات الحالة وأشكال أخرى من البيانات.

ويكون تقرير الأعمال مفيدًا لاستخلاص استنتاجات حول المشكلات أو المشكلات وتقديم توصيات قابلة للتنفيذ للمستقبل، لا سيما عند التطلع إلى شراكة جديدة أو البحث عن طرق لجذب مستثمرين جدد، فإن تقارير الأعمال هي الحل.

  • وثائق الشركات

تعتبر اللائحة الداخلية للشركة أمر لا بد منه لأي عمل تجاري، وتعتبر لوائح الشركة هي مستندات عمل تضع لوائح أو قواعد واضحة وموجزة تضعها الشركة لعمليات سلسة.

إنها أيضًا وثيقة رائعة لتسوية المنازعات داخل المنظمة وتوفر تحديد ًا دقيقًا للأدوار والمسؤوليات الفردية.

  • وثائق الاتفاقيات 

اتفاقية العمل هي وثيقة عمل يتعين على أي موظف جديد التوقيع عليها عند تعيينه، وتغطي هذه الوثيقة توقعات الشركة للموظف، وشروط الوظيفة، والوصف الوظيفي والتزامات الشركة.

من الأمور الأخرى التي يجب أن تكون في اتفاقيات العمل، حماية مصلحة الشركة وليس الموظف فقط.

  •  وثيقة محضر الاجتماع 

تتعهد كل شركة بعدة اجتماعات طوال فترة عملها، لذلك في كل مرة يحدث اجتماع كبير من هذا القبيل سيكون من الحكمة الاحتفاظ بوثيقة محضر الاجتماع.

ببساطة تسجل وثيقة العمل هذه جميع الأشياء التي تمت مناقشتها في الاجتماع  وعدد الحاضرين وموضوعات المناقشة والخطوات التالية، وهذا مفيد جدًا ليس فقط للمراجع المستقبلية ولكن أيضًا يمكن إرساله إلى الأعضاء الذين لم يتمكنوا من حضور الاجتماعات لإبقائهم محدثين.

وظائف الوثائق

  • ضمان نزاهة الأعمال 

عندما يتم إنشاء وثائق عمل دقيقة وسليمة تغطي كل عمليات الشركة ويصبح العمل أقل عرضة للفشل، وستغطي مستندات العمل كل شيء، حتى أصغر التفاصيل، وتقدم نظرة عامة جيدة عن العمل.

بهذه الطريقة يمكن للشركة أن تضمن سمعتها ونزاهتها للعملاء والمستثمرين والجهات التنظيمية المحتملة.

  • كشف عن فرص جديدة 

توضح الوثائق الجيدة كل مهام العمل، خاصة عندما تبحث عن مستثمرين جدد، فإن التوثيق الجيد للنمو والانجازات يعد طريقة رائعة لجذب المستثمرين.

  • حوكمة مؤسسية سلسة

تحدد الوثائق التجارية مثل لوائح الشركة بوضوح القواعد واللوائح الخاصة بالعمل، وتعد هذه الوثائق طريقة رائعة للتأكد من أن الموظفين والمديرين وكل فرد في الشركة على دراية بهذه التوقعات.

عندما يعرف الشخص أكثر عن عمله فسوف يعطي أكثر، حيث تمهد وثائق الأعمال الطريق لحوكمة مؤسسية سلسة وفعالة.

خطوات عمل وثيقة

  • تحديد هدف الوثيقة

يخدم كل مستند عمل غرضًا مختلفًا في الشركة، ويعد تحديد هذا الغرض أمرًا أساسي إذا كنت ترغب في جعل المستند فعالاً، ولذا فإن الخطوة الأولى والأهم هي إدراك الحاجة والغرض من المستند. 

  • التعرف على قارئ الوثيقة

بعد التعرف على سبب كتابة الوثيقة، يجب تحديد من سيقرأها ويمكن أن يتنوع القراء، من الموظفين والمديرين والمستثمرين والعملاء إلى قسم معين.

بمجرد تحديده، يجب تحديد اسلوب مناسب سواء كانت بحاجة إلى أن تكون موثوقة أو غير رسمية، وعندما يتم التعرف على الجمهور يمكن مخاطبتهم بشكل أفضل واشتقاق الإجراء الذي تحتاجه منهم.

  • إنشاء مخطط تفصيلي

في هذه الخطوة يجب أنشاء مخطط مفصل، ويجب أن تكون وثيقة العمل منظمة بعناية، يمكن البدء بتوليد الأفكار وكيف يبدو المستند، ثم قم بتنظيم هذه الأفكار في هيكل متماسك، بالنسبة إلى المستندات الطويلة استخدم العناوين والعناوين الفرعية للإشارة إلى أقسام المستند.

الآن يمكن البدء في الكتابة، ويجب التأكد من أن الكتابة  ببساطة وإيجاز، ويجب تجنب المصطلحات غير الضرورية التي قد تربك القارئ وتبتعد عن الاستخدام المفرط للغة الصناعة، ويجب الغوص مباشرة في صلب الموضوع وجعل المستند قابلاً للفهم بسهولة.

وتشير الأبحاث إلى أن متوسط ​​مدى انتباه الشخص لا يتجاوز ثماني ثوان لذلك يجب استخدم النقاط والجداول والبيانات الأخرى لإبقاء المستند مثيرًا، كلما كان المحتوى منظمًا بشكل أكبر، أصبح استخدامه وفهمه أسهل.

  • التدقيق اللغوي

أخيرًا يجب استخدام المدقق الإملائي وأدوات التدقيق النحوي وابحث عن الأخطاء الإملائية والنحوية، وإذا أمكن قم بمراجعتها في اليوم التالي حتى تظهر الأخطاء.[1]

أشكال الوثائق 

  • السند: عبارة عن اتفاق ملزم بدفع نقود.
  • الشهادة : مستند يثبت أن شيئًا ما صحيحًا أو أن شخصًا ما مؤهل أو يثبت الدين أو الملكية، أو كفعل للتصديق.
  • الميثاق : عقد مكتوب أو صك أو منح أو ضمان يحدد الشروط أو الامتيازات أو الحقوق، أو إيجار كل السفينة أو جزء منها.
  • الاتفاق : اتفاق مرتبط ولكن غير مطابق للاتفاق.
  • الدستور: عبارة عن وثيقة مكتوبة توضح بالتفصيل قواعد كيان سياسي أو اجتماعي وحقوق مواطنيه أو أعضائه ، أو قوانين أو مبادئ هذا الكيان، أو أي عرف أو قانون.
  • العقد: وثيقة توضح بالتفصيل اتفاقية، غالبًا ما تكون قابلة للتنفيذ بموجب القانون بين الأشخاص أو الأطراف.
  • العهد: وثيقة تسجل اتفاقًا رسميًا ملزمًا.
  • الضمان: اتفاق مكتوب أو صريح حول امتلاك أو استخدام شيء ما أو حول طول عمر المنتج أو جودته.
  • الترخيص: مستند أو عنصر آخر يدل على منح ترخيص ، أو سلطة الانخراط في نشاط، أو التنازل عن بعض أو كل الحقوق من قبل صاحب براءة الاختراع أو حقوق الطبع والنشر إلى شخص.
  • جواز السفر: وثيقة تخوِّل لحاملها الدخول والخروج من الدول ذات السيادة، أو كفعل لإرسال أو أخذ العناصر عبر بلد.
  • تعهد: تعهد ملزم بفعل أو عدم القيام بشيء ما.[2]

نبّهني عن
guest
0 تعليقات
رد خطي
الإطلاع على كل التعليقات
زر الذهاب إلى الأعلى
0
نحب تفكيرك .. رجاءا شاركنا تعليقكx
()
x
إغلاق