أنواع التفويض الإداري وشروطه

كتابة: Judy Mallah آخر تحديث: 12 فبراير 2022 , 17:54

معرفة متى تقوم باسناد المهام الى الاشخاص المناسبين هو مهارة مميزة، المدير الناجح يستطيع ان يقوم بتفويض المهام إلى اعضاء الفريق الاخرين ويقوم بمتابعة عملهم بعد ذلك من اجل التأكد من اكمال المهام حسب المطلوب.

ما هو التفويض الاداري

التفويض الاداري هو عملية نقل المسؤولية لمهمة معينة لاحد اعضاء الفريق الاخرين او الموظفين لديك، كمدير، يمكنك ان تقوم بنقل المسؤولية عن عمل ما لأي فرد من الافراد الموظفين لديك، ويمكن ان يقوم الموظف بعد ذلك بتوزيع بعض المهام مع بقية اعضاء الفريق في العمل إذا كان ذلك ضروريًا.

الهدف وراء التفويض الاداري هو خلق بيئة عمل منتجة وفعالة وظيفيًا، وعندما يتم هذا الامر بشكل جيد، فإن هذه العملية يمكن ان تكون مفيدة الى حد كبير على سير العمل وعلى الموظفين ايضًا، ومن اهدافها:

  • زيادة الانتاجية: التفويض الاداري يسمح للموظفين باكمال اعمالهم بشكل اسرع، وذلك بعد ان تنتشر المهام بين مجموعة من الاشخاص مقارنةً بوجود مهمة واحدة يجب على الشخص ان يقوم بإكمالها
  • الاستمرارية: في حال كنت مشغولًا بمهمة معينة وكنت مضطر للغياب عن العمل، يمكن ان يساعدك التفويض الاداري في توكيل هذه المهمة لموظفين اخرين من اجل التأكد من استمرارية الانتاجية وفعالية العمل
  • تطور الموظفين: عندما تقوم بتوكيل بعض المهام للموظفين وطاقم العمل، يمكن ان يحظى الموظفين ايضًا بفرصة لتطوير انفسهم وقدراتهم في العمل وايضًا يمكن ان يظهر ذلك بعض القدرات لديهم في مساحة معينة من العمل، مثل ظهور مهاراتهم الشخصية والقيادية.
  • تحفيز الموظفين: يمكن ان يعمل الموظفين بجهد اكبر ويقومون باداء افضل ما لديهم في العمل عندما يعلمون بان مديرهم قد اوكلهم ثقته في هذه المهمة
  • فرص لتطوير العمل والتقدم المهني: منح بعض المهام لموظفين مبتدئين او من الدرجة الاولى يساعد على منحهم خبرات ومهارات جديدة ضرورية من اجل سير العمل والتطور [1]

أنواع التفويض الاداري

هناك انواع متعددة من التفويض الاداري لان العوامل الخارجية تؤثر بشكل كبير على انواع التفويض

التفويض الكامل والجزئي
هذين النوعين من التفويض يظهران درجة تفويض المهام، المهام المتكررة والروتينية عادةً ما يتم تفويضها بشكل كامل، عندما لا يريد مدير العمل ان يضع جهده في امور اعتياديه، فإنه يقوم بتفويضها إلى من هو ادنى منه، ويعطيه بذلك صلاحية تامة في هذه المهام.

اما التفويض الجزئي فقد يبدو مخاطرة في بعض الاحيان، لكن عندما يتم بالشكل الصحيح، يمكن ان يكون مساعدًا الى حد كبير، مثال على ذلك، ان توجب عليك اختيار موظف جديد للعمل لديكم، وكان هناك عدد كبير من المتقدمين والراغبين بالعمل، يمكنك حينها ان تقوم بتفويض مهمة تقليل عدد المرشحين بناءً على معايير معينة، يمكن ان تشارك هذه المعايير مع الشخص الذي تفوض إليه هذه المهمة كي تقلل من الضرر والخطأ، وبذلك يمكن بعدها الاطلاع على قائمة قصيرة بالمرشحين للعمل والقيام باختيار الانسب

التفويض الرسمي وغير الرسمي
عندما يكون التفويض جزء من الهيكل التنظيمي، يعرف حينها باسم التفويض الرسمي، حيث تكون المسؤولية في هذا النوع من الاعمال ثابتة وهي تتطلب التزام تام، على سبيل المثال، عندما يوقع شخص ما عقد عمل ويقوم بكتابة اسم المدير على العقد، فهذا يعني ان الشخص الموقع لديه تفويض كامل ليقوم بهذا العقد، والشخص الذي تم التوقيع وذكر اسمه ملزم بشروط العمل بشكل رسمي

التفويض غير الرسمي لا يحمل اي التزامات خطيرة مثل الرسمي، والحاجة الى هذا التفويض ليس دائمًا، انما يقوم به الشخص لانه جزء من عمله وجزء من الخدمات التي يقدمها، على سبيل المثال، يمكن ان يطلب من الموظفين ان يعملوا في الاجازة وذلك لوجود امر طارئ حدث في هذا الاسبوع

التفويض العام والخاص
في التفويض العام، يطلب من الشخص ان يؤدي جميع المهام في قسمه، وان يكون مسؤولًا عنها، اما التفويض الخاص فهو يتضمن اداء مهام معية ووظائف محددة، ويطلب منه اداء وظيفة فقط وتكون محددة بالزمان والمكان. [2]

شروط التفويض الاداري الناجح

من اهم شروط التفويض ان يكون مستند إلى نص ياذن بهذا التفويض، حيث يجب ان يكون التفويض مستندًا الى نص يجيز للموظف ان يقوم بالمهام بدلًا من مديره بورقة رسمية، واساس ذلك ان الاختصاص واجب يتعين الا يعهد بهذا الواجب لغير الشخص الموكل به الا في حال ظهور قرار التفويض المحدد من ناحية الاشخاص والموضوع، ويجب ان يكون التفويض جزئي والهدف منه هو تقليل المهام الموكلة الى المدير كي يستطيع التركيز على امور اكثر اهمية، وتحويل جزء من اختصاصه الى بعض المرؤوسين وطاقم العمل.

وبما ان السلطة والمسؤولية يعتبران وجهان لعملة واحدة، فيمكن ان تكون السلطة موازية للمسؤولية، والالتزام الذي يقع على عاتق المفوض اليه العمل نتيجة التفويض لا يخلي مسؤوليته امام رئيسه عن نتائج العمل الذي قام به، اي ان المسؤولية مشتركة بينهما، وبالرغم من المسؤولية تقع بالدور الاول على عاتق المفوض اليه ان قصر في اداء المهمة التي اوكل بها، لكن المدير ايضًا يقع عليه اللوم، وذلك لانه يطلب منه ان يقوم بالرقابة على الموظفين والمرؤوسين كي يتأكد من سير العمل كما خطط له، واستخدام السلطات المفوضة على اكمل وجه، وتحقيق السياسات المقررة. [3]

كيفية القيام بالتفويض الاداري

التفويض الاداري الناجح يتطلب وجود توقعات واضحة ومحددة، ومراقبة دقيقة وتقييم للنتائج، يمكن الاستفادة من هذه الخطوات والنصائح من اجل القيام بشكل ناجح بعملية التفويض الاداري

  • تعيين المهام: قم باختيار الموظف الذي سيتم تكليفه لهذه المهمة بما يناسب نطاق الوظيفة مع موظف اخر يملك الخبرة لاداء هذه المهمة.
  • قم بتحديد توقعاتك: قم بمناقشة النتائج التي تتوقعها مع الموظفين بدقة، وقم بتحديد عناوين رئيسية ومهام ضرورية يجب ان يتم انجازها، التوقعات الواضحة والصريحة تساعد في البداية على توفير دليل واضح للموظفين لبدء العمل واكماله بالشكل الصحيح وبطرق فاعلة
  • مراقبة سير العمل بشكل منتظم: قم بطلب تحديثات مستمرة عن سير العمل من اجل مراقبة المهمة التي قمت بتفويض المرؤوسين للقيام بها، يمكنك ان تقوم ايضًا بتحديد اجتماعات مع الموظفين لاخذ تفاصيل اكبر عن سير العمل، من خلال مراقبة تطور العمل، يمكنك ان تقوم باعطائهم ملاحظات لاكمال اي مهمة، وهذا الامر يسمح لك ان تبقى مراقبًا ومطلعًا على الوضع
  • قم بتقييم الموظفين والمساءلة: حافظ على جودة العمل من خلال التأكد من ان جميع الموظفين يقومون به على اكمل وجه، وفي حال وجود تقصير، ابحث عن المسؤول ووجه له اللوم، واطلب منه تفسير لتقصيره في المهمة، وقم ايضًا بتوفير ردود الفعل والنقد الايجابي او السلبي من اجل مساعدة الموظفين على تحسين العمل وتطوير مهاراتهم. [1]

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.

زر الذهاب إلى الأعلى