أهم النتائج المترتبه على تنظيم الوقت

كتابة: د شيماء الدالي آخر تحديث: 30 يونيو 2022 , 18:40

من أهم النتائج المترتبه على تنظيم الوقت

  • التقليل من الشعور بالتوتر والقلق.
  • زيادة الإنتاجية.
  • التقدم الوظيفي.
  • تحقيق التوازن بين الحياة والعمل.
  • تحديد الأهداف اليومية.
  • تحسين التركيز أثناء  أداء العمل.
  • اتخاذ القرارات بسرعة وببساطة.
  • تحقيق الأهداف بشكل أسرع.
  • التحسين من جودة العمل.
  • زيادة الثقة بالنفس.
  • بناء علاقات في مكان العمل.

التقليل من الشعور بالتوتر والقلق : حيث أن تنظيم الوقت يساعدك على جدولة المهام المطلوبة منك وترك وقت أكبر للمشاريع أو المشكلات التي تسبب التوتر، ومثال على ذلك عندما تعتقد أن مشروع ما سوف يأخذ وقت طويل فقم بجدولة وقت إضافي لهذا المشروع فحتى إذا عملت عليه لفترة أطول فلا يزال بإمكانك أن تكون واثقاً بأن لديك المزيد من الوقت مما يساعد في الحفاظ على هدوءك، فالتخطيط وتحديد أولوياتك اليومية سيجعلك تشعر بأنك أقل إرهاقاً.

زيادة الإنتاجية : تنظيم الوقت يجعلك أكثر استعداداً لإنهاء المشاريع أو المهام بسرعة أكبر مما يزيد من إنتاجية العمل وتنظيم الوقت يقلل من الشعور بالقلق بشأن المواعيد النهائية.

التقدم الوظيفي : يساعد تنظيم الوقت على التقدم الوظيفي فسوف يدرك زملاؤك في العمل ومديرك في العمل أيضاً أنه يمكن الاعتماد عليك وتنظيم الوقت يجعل منك شخص لا يؤجل العمل ولا يجعلك تعتمد على الآخرين في إنجاز مهامك لأنك لست واثقاً من تسليمها في مواعيدها النهائية، فهذه السمعة الإيجابية التي سوف تحصل عليها في مكان عملك ستؤدي إلى التقدم الوظيفي.

تحقيق التوازن بين الحياة والعمل : تنظيم الوقت الفعال يتيح لك معرفة موعد إنهاء المهام مما يقلل من مقدار الطاقة التي سوف تستنفذ في القلق بشأن ما إذا كان بإمكانك إنهاء كل المهام في مواعيدها النهائية أم لا، ويساعدك تنظيم الوقت على تخطيط لوقت الاستراحة من هذه المهام اليومية ويؤدي الحصول على المزيد من وقت الفراغ إلى تحقيق التوازن بين الحياة والعمل ويضمن لك توفير بعض الوقت لنفسك.

تحديد الأهداف اليومية : حيث أن تنظيم الوقت يساعدك على تحديد ما يجب عليك القيام به في كل يوم ومثال على ذلك إذا كان لديك مشروع معقد ويحتوي على خطوات متعددة ولكنها خطوات غير واضحة فإن تحديد ما يجب عليك القيام به في كل خطوة قبل بدء المشروع سيجعل المشروع عبارة عن قائمة بسيطة من المهام.

تحسين التركيز أثناء أداء العمل : يمكن أن يؤدي تنظيم الوقت إلى تحسين التركيز أثناء أداء العمل حيث أن تخصيص قدر معين من الوقت لإنجاز مشروع أو مهمة سيمنعك من القيام بالعديد من المسؤوليات في وقت واحد لأن كل مهمة أو مشروع تم تخصيص فترة زمنية خاصة به، تنظيم الوقت يتيح لك جدولة مهامك اليومية مما يجعلك شخص أكثر إنتاجاً ويحافظ على تركيزك ومما يساعد على تركيزك أيضاً أن تقوم بالمهام التي تتطلب تركيز في غرفة بها حركة قليلة.

اتخاذ القرارات بسرعة وببساطة : حيث أن تنظيم الوقت واتخاذ القرارات الخاصة بجدولة المهام سوف تبني مهارات في اتخاذ القرار في جوانب أخرى في حياتك، وتنظيم الوقت يساعدك على اتخاذ قرارات بسرعة وببساطة لأنه سبق وقد خططت لها وتنظيم الوقت يساعدك في تحسين قدراتك في تحديد أولوياتك.

تحقيق الأهداف بشكل أسرع : تنظيم الوقت جزء كبير منه عبارة عن تحديد الأهداف ثم الوصول إليها ويساعد تنظيم الوقت على تقليل الوقت اللازم لتحقيق كل هدف.

التحسين من جودة العمل : عندما يصبح تنظيم الوقت عادة لديك سيساعد ذلك على قضاء وقت أطول في تحسين جودة العمل لأنك قمت بتخصيص وقتاً لكل مشروع أو مهمة، وتنظيم الوقت يمنحك وقتاً للنظر في جميع الجوانب المهمة الخاصة بالمشروع والتأكد من إكمالها بالشكل الصحيح مما يقلل من إعادة المهمة أو المشروع فإيجاد طرق لتحسين عملك سوف يفيدك على المدى الطويل، وسوف تجد فرص للتقدم الوظيفي.

زيادة الثقة بالنفس : حيث أن إكما المهام اليومية أو القائمة الصغيرة من الأهداف كل يوم سوف يجعلك تشعر بالرضا عن نفسك ويزيد ثقتك في قدراتك على العمل ويجعلك تشعر بالمزيد من الإنجاز من خلال العمل الذي تنهيه لأن القيام بكل مهمة أو مشروع يبدو وكأنه هدف تم تحقيقه.

بناء علاقات في مكان العمل : يساعد تنظيم الوقت في بناء علاقات في بيئة العمل فإذا مارس كل فرد في المكتب تنظيم الوقت وحافظ كل فرد على التواصل الفعال سوف يقلل فرص النزاعات في مكان العمل.[1]

خطوات تنظيم الوقت

  • معرفة الوقت الذي لديك.
  • تحديد قيمة وقتك.
  • تحديد أولوياتك.
  • جدولة المهام بصورة منطقية.
  • يجب أن تكون حازماً.
  • التركيز أثناء القيام بالمهام.
  • استخدام تطبيقات لتنظيم الوقت.
  • محاولة تقليل التوتر.
  • خذ فترات راحة منتظمة.
  • الالتزام بالمواعيد النهائية لتسليم العمل.

معرفة الوقت الذي لديك : أول خطوة في تنظيم الوقت هو معرفة الوقت الذي لديك حيث لا بد أن تقوم بتحديد الوقت الذي سوف تحتاجه للرد على رسائل البريد الالكتروني وتحديد الوقت اللازم للاجتماعات وتحديد الوقت الذي سيتحتاجه للاستراحة الاسترخاء وهذه خطوة بسيطة ولكن الكثيرون يغفلون عنها.

تحديد قيمة وقتك : كما يقول المثل القديم الوقت هو المال فلا بد أن تقوم بتحديد سعر لوقتك فهذا سوف يساعد في إدارة عبء العمل ولا بد أن تعرف أن تنظيم الوقت هو أحد أصعب جوانب عملك الخاص.

تحديد أولوياتك : تحديد الأولويات سيساعدك على تكون جميع المهام تحت السيطرة ومن المهم أيضاً أن تقوم بمكافأة نفسك بعد الانتهاء من مهمة كبيرة أو بعد القيام بعمل جيد فأفضل خطوة في النجاح هو مكافأة نفسك على تحقيق الأهداف الصغيرة.

جدولة المهام بصورة منطقية : إذا كنت تضع لنفسك أهدافاً غير منطقية فسوف تبطئ نفسك وستزيد المشاعر السلبية لديك وسوف يقلل ذلك من ثقتك بنفسك ولا بد أن تضع علامة أمام كل مهمة قمت بإكمالها مما يشعرك بالإيجابية.

يجب أن تكون حازماً : لا بد أولاً أن تحدد الأهداف الخاصة بكل يوم وترتيبها حسب الأهمية والموعد النهائي وما إذا كانت تحتاج لوقت كبير أو قليل، ومن ثم عليك الالتزام بها وتجنب المحادثات الغير ضرورية والمكالمات الهاتفية الطويلة  حتى تنتهي من تلك المهام.

التركيز أثناء القيام بالمهام : إن الاستمرار في التركيز عى المهمة المحددة التي تقوم بها هو مفتاح النجاح وحاول على التركيز لفترات قصيرة مثلاً 20 دقيقة في كل مرة ثم خذ استراحة قصيرة قبل إكمال المهمة.

استخدام تطبيقات لتنظيم الوقت : هناك العديد من أدوات تنظيم الوقت المتاحة عبر الإنترنت مثل clickup.

محاولة تقليل التوتر : على الرغم من أن التوتر يؤدي لإفراز هرمون الأدرينالين الذي يساعد على تحقيق الأهداف في الوقت المحدد ولكن الكثير من التوتر فسوف يجعل إنجاز المهام مستحيلاً يقلل أيضاً من إنتاجية العمل.

خذ فترات راحة منتظمة : لا بد أن تعرف أن سوء إدراة التوتر والقلق سوف يجعلك تشعر بأن لديك وقت قليل لتحقيق الأهداف فلا بد أن تحصل على فترات راحة منتظمة وذلك من خلال ترتيب المهام حسب الأولوية وسيضمن أخذ فتراة راحة بانتظام تقليل الشعور بالتعب.

الالتزام بالمواعيد النهائية لتسليم العمل : إذا لم تلتزم بالمواعيد النهائية للمهام سوف تتراكم عليك وسيؤدي إلى إجهاد نفسك والقيام بعملك بكفاءة أقل.[2]

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.

زر الذهاب إلى الأعلى