مهارات كتابة المحضر

كتابة: رفيدة أحمد آخر تحديث: 19 سبتمبر 2022 , 23:48

من مهارات كتابة المحضر

  • يجب أن تكون مستمعاً جيداً.
  • من الجيد أن تكون على دراية بكيفية استخدام جهاز كمبيوتر.
  • القدرة على الفهم والاستيعاب وحضور الذهن والبديهة.
  • القدرة على التعبير السليم عما يطرح من موضوعات.
  • القدرة على تسلسل الأفكار وترابطها.
  • القدرة على تلخيص الأفكار المطروحة.
  • الالتزام بالشكل العام المتعارف عليه لمحضر الاجتماع.

إن مهارات كتابة المحضر بسيطة، فالمحاضر هي مجرد ملاحظات تُدون أثناء الاجتماع لتذكيرك بما اتفق عليه، ولا تحتاج إلى أن تكون طويلة أو معقدة اللغة، كما أنه ليس من الضروري إتقان القواعد النحوية، كل ما عليك فقط هو تسجيل القرارات التي كانت في الاجتماع، وتسليط الضوء على القضايا الرئيسية التي نوقشت، والاقتراحات المقترحة أو المصوت عليها. [1] [2]

أهمية كتابة المحضر

  • يعد محضر الاجتماع رصداً كتابياً وتوثيقاً دقيقاً لما يدور في تلك الاجتماعات.
  • التوصل إلى قرارات جماعية تتسم بالنضج والعمق والصدق والموضوعية.
  • إتاحة الفرصة للموظفين حديثي الخبرة بالاستفادة ممن هم أقدم منهم خبرة وممارسة وتجربة.
  • توثيق ما يدور في الاجتماعات الرسمية للعودة إليه عند الحاجة.

إن الإلمام بأهم مهارات كتابة المحضر أمر جيد لتسجيل وكتابة ما حدث في الاجتماع، ليبقى جميع أعضاء الاجتماع قادرين على الاطلاع على ما حدث فيه في أي وقت، كما أنه مفيد لهؤلاء الذين لم يتمكنوا من حضوره، فيستطيعوا الاطلاع على القرارات التي اُتخذت وُاتفق عليها، والقضايا التي نوقشت، ويعرفوا أهم الأحداث والأنشطة القادمة التي يجب الإعداد لها مسبقاً. [1] [2]

خطوات كتابة المحضر

  • تصميم نموذج كتابة المحضر.
  • استعد لتسجيل الملاحظات.
  • تدوين الملاحظات وكتابة المحضر.
  • مراجعة الملاحظات المُدونة.
  • ملاحظات البريد الإلكتروني.
  • حفظ أو تخزين المحضر للرجوع إليه في المستقبل.

من أصعب الأمور عند كتابة المحضر معرفة ما يجب تدوينه وما يجب تركه، وهذا يعتمد على مدى إلمامك بما سميناه مهارات كتابة المحضر ، وبالطبع إذا كنت خبيراً بهذا الموضوع فلن يكون الأمر شاق عليك، فقط ضع في ذهنك ألا تحاول تدوين كل شيء، فهذا مستحيل وغير مفيد، فالمحاضر ليست وصفاً مفصلاً لما قيل، كما يجب أن تركز على ما تقرر ومن سيفعله، فالغرض من المحاضر هو تسجيل القرارات والإجراءات المتفق عليها في الاجتماع، وبعد ذلك اتبع الخطوات الآتية:

تصميم نموذج كتابة المحضر: 

  • التخطيط: خطط جيداً لكتابة المحضر قبل كتابته بأسابيع أو شهور، فمن المهم أن تكون المحاضر سلسة البناء وغير معقدة، يستطيع أن يفهمها كل من يقرأها، لهذا من الأفضل اعتماد قالب أو نمط معين للمحضر في كل مرة تسجل فيها.
  • كتابة الأساسيات في قالب المحضر: يجب أن يحتوي قالب المحضر على اسم مدون المحضر، واسم المنظمة، والتاريخ والوقت، والمشاركون في الاجتماع ومناصبهم، والغرض من الاجتماع، وملخص التقرير والقرارات المتخذة.

استعد لتسجيل الملاحظات: أفضل طريقة للاستعداد لتدوين ملاحظات الاجتماع هي معرفة العناصر الأكثر فائدة والأكثر قيمة للتسجيل، فمن أفضل مهارات كتابة المحضر هو التحضير الجيد للأفكار، لهذا يمكنك قبل بدء الاجتماع التواصل مع رئيس الاجتماع لمعرفة أهم النقاط التي يجب التركيز عليها، ويمكنك أن تسأله عدة أسئلة منها:

  • ما هو جوهر الاجتماع وهدفه؟
  • ما هي الاهداف الثانوية لهذا الاجتماع؟
  • ما هو أهم قرار تأمل أن تتوصل إليه خلال هذا الاجتماع؟
  • ماذا تتوقع من هذا المحضر؟
  • هل هناك أي شخص آخر يقوم بتدوين الاجتماع؟

تدوين الملاحظات وكتابة المحضر: بهد اطلاعك على أهم مهارات كتابة المحضر وتحضير نموذج جيد للتدوين به، جاء الوقت لكتابته؛ ولكن تذكر أنك لا تسجل فقط فأنت لست إنساناً آلياً، إذ عليك الالتزام بأحد أهم مهارات كتابة المحضر وهي الاستماع الجيد لمن حولك ثم تنقية ما يجب أن تدونه، فيجب ألا تركز على من قال ماذا ومتى، فمحاضر الاجتماع ليست نصوصاً لقاعة المحكمة أو نصوص أفلام مليئة بالحوار؟ اترك من قال ماذا ومتى وركز على جوهر ما حدث.

كما يجب أن تتقبل فكرة أنه ربما لا يمكنك التقاط كل شيء أثناء الاجتماع، إذ يوصي الخبراء بتدوين الملاحظات أثناء الاجتماع والقلق بشأن كل شيء آخر بعد ذلك، واستخدم القوائم النقطية لتوفير الوقت، واحترس من العبارات المستهلكة؛ مثل: يجب علينا، ونحتاج إلى، وينبغي، والبحث في، ولنكتشف المزيد عن، وغيرها، ولتتجنب أن يفوتك شيء هام؛ يمكنك استخدام التقنيات لتسجيل الاجتماع، ولكن قبلها خذ الأذن لفعل هذا.

مراجعة الملاحظات المُدونة: إن عملية المراجعة أمر هام جداً، ففيها تتحقق أهم مهارات كتابة المحضر وهي القدرة على تلخيص الأفكار المطروحة، إذ يجب عليك في هذه المرحلة أن تقرأ ما دونته ومن ثم تنقية ما قد كُتب للتركيز على النقاط الرئيسية، ومن الأفضل لك أن تبدء في هذه المرحلة بعد الاجتماع مباشرةً لأنه لا يزال حاضراً في ذهنك، فهذا يجعلك لا تستغرق وقتاً طويلاً في المراجعة.

ولجعل الأمر أكثر تنسيقاً؛ يجب تنسيق الصفحات وترقيمها قبل البدء، وتحقق من أنك ضمنت المعلومات الأساسية؛ مثل: تاريخ ووقت الاجتماع، وقائمة الحضور، واسم المؤسسة أو الفريق، واسم رئيس المؤسسة، واسمك كمدون للمحضر، وأي عناصر أخرى ذات أولوية، وإذا كنت تعمل على شاشة الكمبيوتر؛ فتأكد من انه لا يوجد أخطاء مطبعية.

ملاحظات البريد الإلكتروني: في هذه المرحلة عليك إرسال المحضر المُدون إلى أصحاب المصلحة على بريدهم الإلكتروني.

حفظ أو تخزين المحضر للرجوع إليه في المستقبل: على الرغم من أن إرسال محضر الاجتماع عبر البريد الإلكتروني فكرة جيدة دائماً للتوثيق؛ ولكنك قد تحتاج إلى نسخة احتياطية للرجوع إليها في المستقبل، فيمكنك رفعه على أي سحابة إلكترونية مثل Google Drive أو Drope Box، أو إذا كان هناك موقع مخصص لشركتك. [3]

كيفية التعامل مع المحاضر السرية

هناك عدد من الأسباب التي قد تجعل محضر الاجتماع سرياً، فقد يشير  المحضر إلى معلومات خاصة عن فرد، أو تفاصيل مالية حساسة، أو أي محتوى آخر من هذا القبيل، وفي هذه الحالة؛ يجب عليك توزيع المحضر الذي يحتوي على هذه العناصر على من حضروا الاجتماع وكانوا حاضرين للمناقشة فقط، وهذه إحدى مهارات كتابة المحضر، فالدقة هامة جداً في هذه الحالة، وإذا كنت ترفع ملف المحضر على إحدى السحابات الإلكترونية أو حتى موقع الشركة؛ فيجب أن تتأكد من تفعيل خاصية تقييد الوصول والتصريح لأشخاص معينين فقط الاطلاع عليه. 

أهم الأسئلة الشائعة عن كتابة المحضر

  • هل يجب وضع الأسماء في دقائق؟
  • ما هي الاعتذارات في محضر الاجتماع؟
  • في أي زمن أكتب المحضر؟

هل يجب وضع الأسماء في دقائق؟ يمكنك البدء بسرد جميع الحاضرين بأسمائهم الكاملة ثم الرجوع إليهم بالأحرف الأولى من اسمهم، فمن الأسرع استخدام الأحرف الأولى، على الرغم من وجود بعض المشكلات المحتملة، مثل وجود شخصين لهما نفس الأحرف الأولى.

ما هي الاعتذارات في محضر الاجتماع؟ من أهم مهارات كتابة المحضر هو التدقيق الجيد في أسماء الحاضرين، والاعتذار في محضر الاجتماع هو قائمة الأشخاص الذين أبلغوك مسبقاً بعدم تمكنهم من حضور الاجتماع.

في أي زمن أكتب المحضر؟ يجب أن تكتب المحضر بصيغة الماضي، فهي وثيقة تسرد الأحداث التي حدثت بالفعل. [4]

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.

زر الذهاب إلى الأعلى