محتويات
من أهم المهارات لكتابة محضر الجلسات:
- الذهن الحاضر وسرعة الفهم والاستيعاب من أهم المهارات لكتابة محضر الجلسات .
- مهارة سمعية قوية والقدرة على الانصات والتركيز.
- القدرة على التدوين السليم.
- كتابة لغوية ونحوية سليمة وواضحة.
- الأمانة في النقل دون تحريف أو مغالطات أو ذكر أراء شخصية.
- الربط بين الأفكار والتعبير عنها بشكل واضح.
- عدم الإخلال بالشكل العام لبنود كتابة محاضر الجلسات والاجتماعات. [1]
ما هو محضر الجلسات
محضر الجلسات أو الاجتماعات هو التسجيل الكتابي لكافة البنود الخاصة بكل المناقشات والنقاط والقضايا الهامة، التي تم الحديث عنها وتناولها بين الأعضاء المشاركين.
يوجد الكثير من المهارات لكتابة محضر الجلسات، لأن هذه المحاضر هي بمثابة وثائق أو دلائل تستخدم في المستقبل، لإقرار وإثبات كل ما ورد في الجلسات والاجتماعات، لذلك يجب كتابتها بدقة.
ليس ذلك فقط بل هي وسيلة تساعد الغائبين عن الجلسات، لكي يعرفوا جيداً ما دار في الاجتماع والموضوعات، التي تمت مناقشتها في نقاط واضحة.
في حالة انضمام المؤسسات لأي مجال أو عضويات قانونية، تكون محاضر الجلسات هي دليلاً كافياً على الوضع القانوني السليم، للمؤسسة أو كيان العمل بالكامل.
محاضر الجلسات تكون إثباتات قانونية ووثائق رسمية، إذا كانت محاضر تتعلق بالجرائم أو الجلسات القضائية لمختلف المشكلات.
أهمية كتابة محاضر الجلسات
- وثائق تاريخية وقانونية.
- أوراق رسمية تتابع وترصد التقدم والتطور في المؤسسات المختلفة.
- محاضر الجلسات هي وسائل تذكيرية لتنفيذ المشروعات والقرارات والأحكام.
- دليل وإثبات على القرارات والتعهدات ومواعيد التنفيذ النهائية.
- محاضر الجلسات دليل مرجعي للأعضاء الجدد أو المتغيبين عن الحضور.
بعد أن وضحنا أهم المهارات لكتابة محضر الجلسات والنصائح الفعالة، التي تمنح الكاتب القدرة على تسجيل محاضر جلسات واجتماعات سليمة، وضحنا لك عزيزي القارئ أهمية وجود هذا النوع من التدوينات.
نصائح هامة لكتابة محضر الجلسات
- التنسيق وتحديد قالب الكتابة.
- التسجيل الصوتي.
- عرض الملاحظات أثناء الاجتماع.
- التلخيص.
- تمييز التعليقات بالحروف الأولى للحاضرين.
من أهم المهارات لكتابة محضر الجلسات حضور الذهن والعقل، القدرة على التدوين السريع دون الإخلال بالمعنى والبنود الهامة، والكثير من المهارات التي ذكرناها سابقاً، الآن نقدم عدة نصائح هامة، لكتابة محاضر الجلسات في الاجتماعات بمختلف أنواعها:
التنسيق وتحديد قالب الكتابة: بالإضافة إلى مهارات كتابة محاضر الجلسات، يجب أن يحدد الكاتب، أو الشخص المخول له مسئولية التسجيل الكتابي، القالب المناسب، أي شكل ثابت لتنسيق وتحديد بنود الجلسات، بمعنى تنسيقات ثابتة، يتم وضع البيانات تحتها مباشرة، دون إضاعة الوقت في تحديد العناوين والأجزاء الرئيسية.
التسجيل الصوتي: من أهم المهارات لكتابة محضر الجلسات، هو سرعة التدوين دون الإخلال بالنقاط والمعلومات الهامة التي تم ذكرها ومناقشتها، حتى يحدث ذلك من الممكن أن يستعين الكاتب بأداة تسجيل مثل الهواتف الذكية، حتى تكون مرجعه، يتأكد منه أن محضر الجلسة كامل وشامل كافة التفاصيل، دون إغفال أو نسيان.
عرض الملاحظات أثناء الاجتماع: من المهم أن يكون هناك وسائل عرض داخل الجلسات، لأن التحدث والنقاش بشكل جماعي، قد يتسبب في اللبس أو عدم الفهم الصحيح أو إهمال نقاط مهمة، لذلك وجود شاشة العرض، ستتيح عرض الملاحظات بشكل مستمر، لتنظيم سير الاجتماعات.
التلخيص: الكتابة الحرفية للاجتماعات ليس وسيلة احترافية، لأنها ستكون مليئة بالحشو الزائد وجمل غير ضرورية، لذلك من أهم المهارات لكتابة محضر الجلسات، هو القدرة على التلخيص، أي تقديم المعنى إجمالاً بشكل مبسط، دون حشو أو إهمال النقاط والمعلومات الهامة، وحتى لا يشعر من يقرأه بالملل.
تمييز التعليقات بالحروف الأولى للحاضرين: عند تسجيل أقوال أو مساهمات الأعضاء المشاركين في الجلسات، يجب أن يتم تحديد الأشخاص الصادر عنهم هذه البيانات، بدلاً من ذكر الاسم بالكامل، من الممكن أن يكتفي كاتب الجلسات بذكر الأحرف الأولى لكل اسم، خاصةً إذا كانت أجزاء البيانات والمعلومات صادرة عن عدة أشخاص. [2]
عناصر أساسية لكتابة محضر الجلسات
- اسم الجهة التي عقدت الاجتماع مثل أقسام الشرطة والمؤسسات.
- اسم رئيس مجلس الإدارة أو المسئول عن الجلسة.
- تاريخ وزمان عقد الجلسة.
- العنوان الخاص بالمكان ورقم الجلسة.
- تسجيل أسماء الأعضاء الغائبين وأيضاً المتخلفين عن الحضور.
- اسم رئيس المجلس أو المسئول عن الاجتماعات والجلسات.
- عرض المحضر السابق وبنوده وتوثيقه.
- بنود الجلسة الحالية وما تم مناقشته وطرحه والاتفاق عليه.
- أهم القرارات التي تم اتخاذها والخطوات المستقبلية والخطط الزمنية والتنفيذية الخاصة بها.
- تحديد مكان وتوقيت الجلسة القادمة.
- إنهاء وغلق محضر الجلسات.
- توقيع الحاضرين لتوثيق كل ما ذكر فيه.
طريقة تنظيم محضر جلسة أو اجتماع
- المقدمة: هي التي تتضمن عنوان الجلسة، مكانها والوقت والتاريخ المنعقد فيه الاجتماع.
- الأعضاء الحاضرين والغائبين: عند الكتابة في البند الخاص بالأعضاء، يجب أن نذكر بوضوح الأعضاء الحاضرين والغائبين، بأسمائهم وألقابهم ومناصبهم كاملة.
- توثيق الموافقة على خطة الاجتماع: يتم اعتماد خطة الاجتماع وتوزيعها في نسخ مطبوعة على الحاضرين.
- اعتماد نتائج الجلسة السابقة: قبل بدء أي جلسة جديدة، يجب التنويه بنتائج وقرارات الجلسات والاجتماعات السابقة.
- مختصر عن الجلسة أو الاجتماع السابق: من المهم قبل البدء في تنسيق وتحضير قالب مناسب لكتابة محضر الجلسات، أن يتم ذكر موجز عن تفاصيل ما تم في الاجتماع السابق.
- عرض ومناقشة التفاصيل والقرارات الجديدة: هذا الجزء في محاضر الجلسات هو الأطول، لأنه يشتمل على كافة التفاصيل والقرارات التي تم ذكرها.
- تدوين مقترحات الأعضاء غير المذكورة في خطة الاجتماع: أي إضافة أو مشاركة من الأعضاء بموضوعات جديدة، لم تذكر في خطة الاجتماع الرئيسية، يجب ذكرها في بند مستقل تحت بيانات الجلسة الأساسية.
- تحديد موضوعات النقاش في الاجتماع أو الجلسة القادمة: قبل إنهاء محضر الجلسات، يجب توضيح ميعاد الجلسة القادمة، وما تشتمل عليه من أجندة أو موضوعات.
- انهاء الاجتماع: بعد كتابة نهاية محضر الجلسات، يجب توقيع كل الأعضاء المشاركين، بالإضافة لذكر الوقت والتاريخ الخاص بالجلسة مرة أخرى. [2] [3]
المسئول عن كتابة محضر الجلسات
السكرتير أو كاتب محاضر الجلسات.
تكلف المؤسسات والجمعيات سكرتير مجلس الإدارة لكتابة محضر الجلسات، تدوين النقاط الهامة، ثم توثيق محاضر الجلسات، كمستندات مرجعية قانونية في المستقبل، أو مستند رسمي يساعد الأعضاء الجدد أو من يتخلفوا عن حضور الاجتماعات، في الاطلاع المستمر على المستجدات، هناك جهات أخرى لديها أشخاص يعملون بصفة مهنية وهي كاتب أو مدون الملاحظات. [3]
نموذج جاهز لكتابة محضر جلسات
محضر اجتماع/ جلسة
ذكر عنوان الاجتماع أو الجلسة
اجتمع مجلس الإدارة برئاسة …… في تاريخ…… في الساعة …. في المقر (يتم ذكر العنوان الخاص بمقر انعقاد الجلسة، بخصوص الاجتماع الشهري/ الأسبوعي المعتاد عقده…
ذكر أعضاء المجلس واسم السكرتير أو القائم على عملية تسجيل وكتابة الجلسة.
قام السكرتير بمناداة الأسماء وكان الحاضرين هم:
الحاضرين تذكر أسماؤهم ومناصبهم كاملة.
الغائبين مع ذكر أسماؤهم ومناصبهم كاملة.
عرض قضايا المحضر أو الجلسة السابقة وما تم الاتفاق عليه من قرارات بشكل موجز، ثم أخذ موافقة وتوثيق الأعضاء.
عرض القضايا الجديدة في نقاط
…
….
ثم القرارات النهائية …
مع ذكر أي مقترحات جديدة أو تصويت على قرارات أو تعليقات من المشاركين، مع وضع الحروف الأولى لاسم المشاركين أو المقترحين.
كتابة وقت نهاية الاجتماع مع توقيع كل الحاضرين. [2]
