ما المرحلة التي يستخدم فيها إعداد دليل المستخدم للنظام

ما المرحلة التي يستخدم فيها إعداد دليل المستخدم للنظام

المرحلة التي يستخدم فيها إعداد دليل المستخدم للنظام هي مرحلة التوثيق.

تعتبر وثائق المستخدم أنها محتوى على شكل دليل المستخدم أو دليل الاستعمال الذي يهدف إلى مساعدة المستخدمين النهائيين على استخدام المنتج بنجاح. قديماً، كان يتم توفير وثائق المستخدم على شكل وثائق مادية مثل الكتيّبات أو الأدلة. أما في الوقت الحاضر، غالباً ما يتم إنشاء دلائل المستخدم وتوزيعها رقمياً.

يُكتَب دليل المستخدم أو دليل الاستعمال بلغة بسيطة، مع التركيز على حل المشكلات، ويستخدم تصميماً جيداً ومفهوماً. يجب أن يحتوي على فهرس المحتويات، وأن يتبع تسلسلاً منطقياً متناسقاً، وأن يقدم محتوى سهل الوصول. كما أن دليل المستخدم الجيد يجب أن يكون قابلاً للبحث، ومتأثراً بالتعليقات التي يتم جمعها من المستخدمين الفعليين.

يمكن إنشاء دلائل المستخدم في بضع خطوات بسيطة. وتتضمن:

• تحديد أهداف دليل الاستخدام وإنشاء خطة تسمح بتحقيق تلك الأهداف
• اختبار دليل المستخدم وإجراء التعديلات اللازمة عليه.
• وأخيراً يجب الحفاظ على تحديث دليل الاستخدام، وإجراء التعديلات كلما تم إضافة تحديثات أو إصدارات جديدة. [1]

خطوات إعداد دليل

• كشف الثغرات المعرفية الرئيسية في الفريق.
• معرفة الجمهور المستهدف.
• تحديد العمليات.
• إنشاء مخطط.
• تعريف الخطوات العملية.
• إضافة صور وأمثلة.
• تضمين نصائح ومصادر.
• المراجعة والنشر.
• التوزيع والتحسين.

إليك مجموعة من الخطوات التي عليك إتباعها للتأكد من أن دليلك التعليمي يحقق الهدف المطلوب، وهي:

كشف الثغرات المعرفية الرئيسية في الفريق: يجب القيام بهذه الخطوة في البداية من أجل إنشاء دليل تعليمي أكثر فائدة. حيث على الرغم من أنها تقوم باستهلاك وقت بشكل أكبر بداية؛ إلا أنها على المدى الطويل تفيد بشكل كبير.

معرفة الجمهور المستهدف: بعد ذلك، يمكنك البدء في تحديد من تقوم بإنشاء الدليل التعليمي لأجله. لمعرفة المزيد عن الجمهور، اسأل الجميع عن الأمور التي يعانون معها وكيف تؤثر هذه التحديات على حياتهم اليومية.

تحديد العمليات: يجب تحديد العملية المطلوبة بخطوات دقيقة من أجل ضمان الإتقان. حيث يمكن التحدث إلى الأشخاص الذين يعرفون العملية جيداً، والطلب منهم لأجل الحصول على المعلومات المفيدة.

إنشاء مخطط: وذلك لتنظيم محتوى الدليل التعليمي بطريقة منطقية وسهلة المتابعة. ولكن، ستختلف الطريقة باختلاف الموضوع والجمهور. وذلك اعتماداً على مدى تعقيد الموضوع ومستوى الخبرة العام.

تعريف الخطوات العملية: قم بإنشاء تعليمات عملية بسيطة وسهلة الفهم لكل خطوة. تأكد من أن اللغة بسيطة، وخالية من أي تعقيد غير ضروري. وفي حال الحاجة لاستخدام مصطلحات معينة متخصصة؛ يجب القيام بإضافة قاموس لهذه المصطلحات.

إضافة صور وأمثلة: وتتضمن إضافة الحيوية على الأدلة التعليمية بواسطة العناصر البصرية. بغض النظر عن بساطة العملية، يمكن لوجود الصور أن يجعل الخطوات الأساسية أكثر فهماً.

تضمين نصائح ومصادر: من النصائح والموارد التي يمكن تضمينها:

• أدلة تعليمية ذات صلة.
• بطاقات مساعدة لتبسيط العمليات.
• قوائم تحقق.

المراجعة والنشر: يجب القيام بمراجعة الدليل التعليمي قبل القيام بنشره. حيث يتم ذلك عن طريق التأكد من الأخطاء الإملائية والنحوية، واستشارة الآخرين وطلب آراء زملاء الفريق.

التوزيع والتحسين: سوف تحتاج إلى خطة لتوزيع دليلك التعليمي وتحسينه. ثم قدم لمحة سريعة عما يغطيه الدليل. [2]

دليل الموظف في القطاع الخاص

دليل الموظف في القطاع الخاص: يُعرف دليل الموظف أحياناً بدليل الميدان الخاص بالموظفين أو بكتيّب الموظف. يوفر للموظفين الجدد والحاليين معلومات عن الشركة.

بعد قراءة الدليل، يجب أن يكون لدى الموظفين الجدد فهم راسخ للشركة، بما في ذلك كيفية إنجاز الأمور وما هو متوقع منهم. وهذا يساعدهم على تأدية عملهم بثقة أكبر، ويزيد من كفاءتهم منذ البداية.

يشمل دليل الموظف الأفضل عادةً المعلومات التالية:

• رسالة ترحيب ومقدمة عن الشركة.
• بيان لجنة تكافؤ فرص العمل.
• سياسات وإجراءات مكان العمل.
• حقوق الموظفين بموجب قوانين العمل ذات الصلة.
• علاقات العمل.
• مدونة السلوك.
• الإجراءات التأديبية.
• التوقعات الواقعية.
• إخلاء المسؤولية.
• إقرار بالاستلام.

رسالة ترحيب ومقدمة عن الشركة: مثل تاريخها، مهمتها، قيمها، وثقافتها.

بيان لجنة تكافؤ فرص العمل: أو ما يُعرف ب EEOC.

سياسات وإجراءات مكان العمل: بما في ذلك عندما يتعلق الأمر بالتوظيف، الحضور، الرواتب، الاستراحات، الإجازات المدفوعة، الأمن، الخصوصية، ومكافحة التمييز.

حقوق الموظفين بموجب قوانين العمل ذات الصلة: وتتضمن كل ما يتعلق بالأجور أو الرواتب، مزايا الموظفين، وسلامة مكان العمل.

علاقات العمل: بين صاحب العمل والموظف.

مدونة السلوك: بما في ذلك قواعد اللباس، سياسة الكحول والمخدرات، سياسة الأخلاقيات، وتضارب المصالح.

الإجراءات التأديبية: يتضمن ذلك أنواع السلوكيات التي يمكن أن تؤدي إلى انضباط الموظفين.

التوقعات الواقعية: وتعني ما تتوقعه الشركة من موظفيها، وما يمكن للموظفين أن يتوقعوه من الشركة.

إخلاء المسؤولية: وهو بيان يوضح أن الدليل لا يغطي كل موقف توظيف، ولا يخلق عقداً للتوظيف.

إقرار بالاستلام: وهي عبارة يجب على الموظفين التوقيع عليها للاعتراف بأنهم قاموا بقراءة الدليل. [3]

دليل توجيه الموظف الجديد

دليل توجيه الموظف الجديد: هو عملية تعريف الموظفين الجدد بوظائفهم، وزملائهم، والمنظمة أو مكان العمل. الأمر يتعلق بماهية الشركة، وكيف يندمج الموظفون الجدد فيها.

ومن أفضل الممارسات لتوجيه الموظف الجديد تتضمن:

• تضمين معلومات واقعية.
• تقديم الدعم.
• تضمين ثقافة المؤسسة.
• الاستعداد لليوم الأول من التهيئة.
• الزملاء، والمرح، والألعاب.
• شرح البرنامج.
• استخدام قوائم المراجعة.
• التقييم والتحسين.

تضمين معلومات واقعية: تقديم نظرة واقعية عن الوظيفة للمرشحين خلال عملية التوظيف، وذلك لتجنب حدوث خيبات الأمل.

تقديم الدعم: حيث أن الغرض من برنامج توجيه الموظفين الجدد هو إزالة الضغط وطمأنة الناس. وإحدى الطرق لخلق هذا النوع من الدعم هي تعيين لكل موظف جديد رفيق عمل أو مرشد نظير. فيمكن أن يساعدوهم في إيجاد طريقهم داخل المنظمة.

تضمين ثقافة المؤسسة: بينما قد يبدو القيام ببعض الأشياء بسيطاً وسهلاً، إلا أنه قد لا يكون كذلك بالنسبة للوافدين الجدد. لذلك تأكد من تضمين ما يسمى بالتأقلم الاجتماعي التنظيمي في برنامج توجيه الموظفين الخاص بك.

الاستعداد لليوم الأول من التهيئة: حيث يجب التأكد من أن مساحة عمل الموظف الجديد جاهزة بالكامل، والتأكد من امتلاكه كل المعلومات التي يحتاجها للوصول إلى المكتب، والاصطفاف إذا لزم الأمر، حيث قد يساعد ذلك في إزالة الشكوك والقلق.

الزملاء، المرح، والألعاب: وذلك من خلال التأكد من أن زملاء الموظف الجديد يعلمون بقدومه، والتخطيط لبعض المرح خلال فترة التهيئة للشخص، مثل ألعاب تهيئة الموظفين الجدد.

شرح البرنامج: يجب أن تشمل تهيئة الموظفين جزءاً يخص البرمجيات والأدوات التي سيستخدمها الموظفون الجدد. حيث يشمل شرحاً حول الأدوات التي يستخدمها الجميع في الشركة.

استخدام قوائم المراجعة: تعتبر قوائم المراجعة طريقة رائعة لخلق هيكل منظم، وللتأكد من أن جميع الخطوات الضرورية قد تم إنجازها.

التقييم والتحسين: اجمع ردود الفعل من الموظفين الجدد، قم بتحسين عملية التهيئة، واستمر في تحسين تهيئة الموظفين الجدد. [4]

جودي مهندس