فن كتابة الخطابات الرسمية

في مجتمع اليوم القائم على الإنترنت و البريد الإلكتروني ، تنشأ الحاجة إلى كتابة خطاب رسمي في كثير من الأحيان أقل مما كانت عليه في الماضي. ومع ذلك لا يزال من الضروري أحيانًا تقديم خطاب رسمي للحصول على المعلومات أو التقدم للحصول على برنامج أكاديمي أو وظيفة أو كتابة خطاب شكوى أو مجرد التعبير عن رأيك بطريقة فعالة و متماسكة.

كتابة خطاب رسمي

كن موجزا

اذكر الغرض من رسالتك الرسمية في الفقرة الأولى و لا تحيد عن الموضوع ، حاول تجنب اللغة العامية أو الكلمات الطويلة ، مع الحفاظ على الرسالة قصيرة. كما أن الكتابة القوية موجزة ، يجب ألا تحتوي الجملة على أي كلمات غير ضرورية ، و لا تحتوي الفقرة على جمل غير ضرورية ، لنفس السبب الذي يجب أن لا يحتوي على أي أسطر غير ضروري و لا يحتوي الخطاب على أجزاء غير ضرورية ، هذا لا يتطلب من الكاتب أن يجعل جميع الجمل مختصرة ، أو يتجنب كل التفاصيل و يتعامل مع الموضوعات فقط في مخطط تفصيلي.

استخدم النبرة الصحيحة

يجب كتابة رسالة عمل أو خطاب رسمي بنبرة أكثر رسمية قليلاً من لغتك اليومية ، و تجنب ما يلي: العامية أو المصطلحات ؛ تقلص من استخدام كلمات مثل أنا ، لا ، هو ؛ و بعبارة غامضة مثل جيدة و جميلة . كن مهذبا ومحترما ، حتى لو كنت تشكو ، ألقِ نظرة على مثال خطابنا الرسمي لترى ما هي النغمة المناسبة.

صحح بروفات الطباعة

التدقيق اللغوي مهم جدا ، بمجرد كتابة خطابك الرسمي ، تحقق من القواعد و الإملاء بعناية ، استخدم المدقق الإملائي على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، ثم اقرأ الرسالة على نفسك لأن المدقق الإملائي قد يخطئ ، استخدم القاموس أو المعجم ، إذا لزم الأمر ، و تحقق من قواعد اللغة و علامات الترقيم للتأكد من صحتها و تأكد من اكتمال الجمل ، إنها لفكرة جيدة أن يقوم شخص آخر بتدقيق رسالتك الرسمية ، حتى بعد قيامك بذلك ، فقد تكون قد تجاهلت الأخطاء في شيء قرأته مرات عديدة ، و إذا كانت هذه الرسالة الرسمية مهمة بما يكفي لتستغرقها في الكتابة ، فلا تتعجل في إكمالها ، و سوف تقلل الأخطاء من تأثير البيان أو الانطباع الذي تحاول أن تحدثه.

استخدام التنسيق السليم و العرض التقديمي

تذكر أن الانطباع الأول هو الذي يدوم ، و استخدم ورقًا جيد الجودة و مغلف مطابق لخطابك الرسمي ، كما أن عليك أن تتأكد من أن المستلم مخاطبًا بشكل صحيح و أن اسمه مكتوب بشكل صحيح ، و بنفس القدر من الأهمية – لا تنس توقيع الرسالة! تحقق من كتابنا إلكتروني الكتابة ، و الذي يضم عدة أمثلة من الرسائل الرسمية ، و يمكنك أيضًا البحث عن قوالب مجانية عبر الإنترنت.

اهتم بتنسيق الخطاب الرسمي

التمسك بالاتفاقيات القياسية لكتابة الخطابات الرسمية الجيدة  و تقديم رسالتك بشكل جذاب سيضمن أن أفكارك قد تم النظر فيها بجدية من قبل المتلقي وإيلاء الاهتمام بالذي يستحقه ، و فيما يلي بعض النصائح التنسيقية:

طريقة تنسق الخطاب الرسمي

تركيب العنوان

– يتكون العنوان من عنوانك (ولكن ليس اسمك) والتاريخ ، و عادة لا يتم تضمين أرقام الهواتف وعناوين البريد الإلكتروني هنا ، لكنها مقبولة ، و باستخدام تنسيق الكتلة ، ينتقل العنوان في الزاوية العلوية اليسرى من الصفحة.

– يتكون العنوان الداخلي من اسم و عنوان الشخص الذي تكتب إليه ، و يجب أن تحاول توجيه الخطاب الرسمي إلى شخص معين ، ولكن إذا كنت لا تعرف اسمه أو اسمها ، فعلى الأقل حاول تضمين لقبه ، و عادةً ما يتم وضع هذا العنوان أربعة أسطر أسفل العنوان إذا تم استخدام معالج النصوص أو سطر واحد أسفل العنوان إذا كانت الرسالة مكتوبة بخط اليد.

تقديم التحية

تخطي سطر واحد بعد العنوان الداخلي و اكتب التحية ، يعتمد اختيارك للتحية على ما إذا كنت تعرف المستلم المقصود للخطاب الرسمي أم لا. التحية الأكثر شيوعا هي العزيز ، و تليها اسم الشخص ، و إذا كنت لا تعرف ما إذا كان الشخص الذي تتناوله هو رجل أو امرأة ، فقد تبدأ بذلك سيدي العزيز او سيدتي، و إذا كان الشخص لديه لقب محدد مثل دكتور ، تأكد من استخدامه.

موضوع الخطاب

تخطي سطر واحد بعد التحية والبدء في كتابة نص الرسالة الرسمية ، هذا هو الجزء الرئيسي من الرسالة ، و ضع في اعتبارك القواعد الموضحة أعلاه فيما يتعلق بالإيجاز و الاتساق ، و من الأفضل استخدام فقرات قصيرة و واضحة و منطقية لتوضيح عملك.

الختام والتوقيع

هذه هي نهاية الرسالة ، تخطي سطر واحد بعد الفقرة الأخيرة من نص الرسالة واكتب الإغلاق ، و يجب كتابة الأحرف الأولى فقط من الإغلاق يتخللها فاصلة ، و اترك عدة أسطر بعد الإغلاق واكتب (أو اطبع) توقيعك. يتم إدراج توقيعك الفعلي المكتوب بخط اليد بين هذين الخطين المطبوعين مكتوبًا بالحبر ، و من اشهر الجمل تفضلوا بقبول فائق الاحترام.

الوسوم :
الوسوم المشابهة : , ,

شارك المقال في صفحاتك

معلومات الكاتب

Avatar

أكتب تعليق

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *