مهارات السكرتير التنفيذي

كتابة: ساره سمير آخر تحديث: 29 يوليو 2020 , 00:46

يعتبر السكرتير هو  المسؤول الإداري أو المُساعد الشخصي  الأول كما أنه وهو الشخص الذي يعمل على مساعدة الإدارة والإدارة التنفيذية ، ولا يتم ذلك إلا من خلال استخدام مهارات معين مثل مهارة إدارة  المشاريع أو الاتصالات ، أو المهارات ، التنظيمية ، وهناك فرق كبير بين مهام السكرتارية الإدارية و مهام السكرتارية التنفيذية ، وهذا من حيث التدرج في الوظائف والمهام التي يقوم بها كلاً من الموظفين ، فنجد أن  السكرتارية التنفيذية تنال نصيب كبير في المناصب المُهمة أكثر من السكرتارية ، فنجد أن الشخص الذي يعمل كسكرتير تنفيذي يقوم بمهام أكثر من الذي يقوم بها السكرتير العادي مثل : إدارة الميزانيات ومسك الدفاتر والمكالمات الهاتفية والتعامل مع الزُوار ، وترتيبات السفر،  و تقارير النفقات .

مهارات السكرتير التنفيذي

  • التوسيع في التحصيل العلمي في كل ما يخص دراسة السكرتارية التنفيذية .
  • الاطلاع على شؤون المجتمع ، والأخبار العامة .
  • معرفة اللوائح والنظم المعمول بها في البلاد التي يتعامل معها في مجال العمل .
  • ومن أهم المهارات التي يجب أن تتوفر في السكرتير التنفيذي هو أن يكون لديه لغة متمكنة وخاصة لغة البلاد التي يعمل بها .
  • السكرتارية ما هي إلا تنظم الإدارة ، والتنظيم يعد أهم مهارة يجب أن تتوفر لدى السكرتير التنفيذي .
  • القدرة على تكوين علاقات مع أصحاب العمل ، ومن هم خارج العمل .
  • معرفة الأنظمة والمعلومات التشريعية والإدارية المعمول بها .
  • الإلمام بالمواضيع العامة ، والثقافية .
  • معرفة  اللوائح المعمول بها في البلد.
  • الخبرة في طريقة كتابة التقارير ، والمعلومات المهمة .
  • معرفة كيفية  إعداد التقارير الفنية المهارات الإدارية والسلوكية للسكرتارية .
  • القدرة على التحكم في تنظيم الوقت للمديرين .
  • معرفة كيفية التواصل مع الأشخاص من خلال استخدام الألفاظ المناسبة .
  • العمل تطوير شخصيته ، والتعامل مع المديرين بطريقة صحيحة . [1]

مهام السكرتير التنفيذي

هناك الكثير من مهام السكرتارية التنفيذية وهي :  [2]

 معالجة البريد

ويمكن معالجة البريد عن طريق عدة أمور وهي :

  • استلام البريد اليومي .
  • جعل المدير يراه يومياً أو في أقرب فرصة ممكنة .
  • ترتيب البريد حسب الاختصاص في العمل .
  • نسخ صور متعددة من البريد حسب الأهمية .
  • توزيع بريد كل قسم بصورة سريعة .
  • حفظ البريد المُوجه من أجل الحفظ .
  • تسجيل المكالمات ، والبريد الصادر.
  • حفظ صورة عن البريد الصادر .
  • إرسال البريد الصادر .

معالجة الاتصالات الهاتفية

  • كتابة دليل كامل يتعلق بالأرقام المهمة .
  • استقبال المكالمات في وقتاً سريع .
  • معرفة المتصل ، والهدف من اتصاله.
  • تحويل الاتصال إلى الجهة المُختصة .
  • الاتصال بالمدير عند الحاجة في أسرع وقت .
  • تسجيل المكالمات الهاتفية والهدف منها للمدير.

إعداد المراسلات

  • تحرير المادة المكتوبة .
  • طبع المادة المُحررة .
  • عمل تصدير المراسلات الصادرة .
  • تصوير المستندات والأوراق المطلوبة .
  • تصميم النماذج التي تساعد على سير العمل بدقة  .

تنظيم الاجتماعات

  • حجز القاعات من أجل الاجتماعات .
  • إرسال الدعوات للمشاركين في الاجتماع للعمل بموعده .
  • ترتيب قاعة الاجتماع وفق رأي المدير .
  • استقبال المُشاركين في الاجتماع .
  • تدوين الملاحظات  المهمة في الاجتماع .
  • توزيع أوراق الاجتماع مطبوعة  ومرتبة حسب كل قسم .

تنظيم مواعيد المدير العام

  • تسجيل بيانات الزوار .
  • تقديم الأجندة على المدير .
  • ترتيب البيانات للمدير .

ترتيب السفريات

  • ترتيب البيانات المُرتبطة بالسفر .
  • حجز  الحجوزات المطلوبة  ومُتابعتها .
  • كتابة تقرير متعلق بالسفر .
  • التواصل مع الجهة المُضيفة لإخبارها عن موعد وصول المدير .
  • التواصل مع المدير تنظيم جدوله في خارج البلاد .

تنظيم محفوظات الإدارة

  • تنظيم المكان الذي  يناسب من أجل الاحتفاظ بالبيانات .
  • ترتيب  المحفوظات وفق كل قسم .
  • ترميز المحفوظات .
  • فهرسة المحفوظات .
  • إتلاف المحفوظات غير المُستخدمة .
  • إحضار الملفات المرتبة عند الحاجة .

متابعة أعمال الإدارة

  • معرفة الموضوعات التي لم تنتهي وتحتاج لمتابعة  .
  • رؤية ملف المتابعة بصورة  يومية .
  • اتخاذ الإجراءات المُلائمة من أجل متابعة الموضوع .
  • حفظ الموضوع بعد الانتهاء منه في ملفه الخاص .

استخدام تطبيقات الحاسب الآلي

  • مُعالجة النصوص ، والبيانات من خلال استعمال برنامج Word.
  • تصميم عرض الشرائح من خلال استعمال برنامج power point .
  • إنشاء الجداول من خلال  برنامج Excel.
  • تنظيم المواعيد بمساعدة برنامج  Out Look.
  • إنشاء قواعد بيانات الإدارة باستعمال برنامج Access.
  • تصميم الهيكل التنظيمي للإدارة .
  • معرفة الأخبار وآخر الأحداث عن طريق الحاسوب .

إنشاء الأعمال المرتبطة بشؤون العاملين في الإدارة

  • عمل الخطابات المتعلقة بطلبات مُوظفي الإدارة .
  • ترتيب إجازات العاملين .
  • تدوين الحضور ، والغيابات ، وكل الأمور المتعلقة بحضور العاملين وتبليغ الإدارة بها .
  • ترتيب الأعمال الإضافية للموظفين .

الوصف الوظيفي للسكرتير التنفيذي

يعد السكرتير التنفيذي من أهم الوظائف الأساسية في الهيكل الإداري ، فهو يمثل القيام بالكثير من المهام الأساسية  التي لا يمكن الاستغناء عنها في أي من الأعمال المهمة ، فيعد الركن الأول في تطوير العمل والمؤسسة . [2]

راتب السكرتير التنفيذي

  • الموظف في مهنة سكرتير تنفيذي  في المملكة العربية السعودية يتقاضى راتب يصل إلى 7,020 ريال في الشهر (المعدل الشهري).
  • تتراوح رواتب السكرتارية بين 3,440 ريال (الحد الأدنى) إلى 11,000 ريال (الحد الأعلى).

مهام السكرتير الناجح

  1. لبس أفضل الثياب حيث أنه يمثل واجهة الشركة .
  2. أن يمتلك شخصية قوية تساعده على اتخاذ القرارات الحازمة .
  3. القدرة على التحدث بكل طلاقة لجذب الانتباه .
  4. أن يتحلى بالخلق الرفيع و الصدق ، والأمانة، والنزاهة ، والاحترام، و المسؤولية ، والالتزام.
  5. أن يكون لديه قدرة كبيرة على العمل تحت ضغط .
  6. معاملة كل أفراد العمل بطريقة لطيفة مهما كانت مهنتهم في المؤسسة .
  7. أن يكون لديه القدرة على الالتزام بالمواعيد المحددة ، والانضباط الكبير .
  8. الهدوء هو من أهم الصفات التي يجب أن يتصف بها .
  9. لابد أن يكون لديه ذاكرة قوية قادرة على حفظ المعلومات ، ومعرفة الأشياء المهمة كمن غير المهمة .
  10. الحوار معه يكون بناء يمكن له أن يساعدك على معرفة آفاق جديدة للعمل ، ويكون لديه القدرة على كسب معارف من خلال هذا الحوار .
  11. أن يكون لديه من الخبرات ما يؤهله لهذا العمل .
  12. القدرة على التعامل مع أجهزة الحاسب الآلي ، والتمكن من جمع المعلومات من خلالها ، والتعامل مع جميع البرامج التي تعمل من خلال الحاسوب ، والقدرة على التنسيق من خلالها .
  13. كتابة التقرير بشكل متقن ، وبدون أي أخطاء .
  14. التعاون هو الروح التي يجب أن تسود في المؤسسة ، ولا يتحقق ذلك إلا من خلال تعاون المدير التنفيذي .
  15. تقصي المعلومات وتتبعها ، وخاصة التي يطلبها المدير منه .
  16. كتم أسرار العمل ، والمحافظة على سريته . [3]

الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي

السكرتير هو  المسؤول الإداري أو المُساعد الشخصي  الأول كما أنه وهو الشخص الذي يعمل على مساعدة الإدارة والإدارة التنفيذية ، ولا يتم ذلك إلا من خلال استخدام مهرات معين مثل مهارة إدارة  المشاريع أو الاتصالات ، أو المهارات ، التنظيمية ، وهناك فرق كبير بين مهام السكرتارية الإدارية و مهام السكرتارية التنفيذية ، وهذا من حيث التدرج في الوظائف والمهام التي يقوم بها كلاً من الموظفين ، فنجد أن  السكرتارية التنفيذية تنال نصيب كبير في المناصب المُهمة أكثر من السكرتارية ، فنجد أن الشخص الذي يعمل كسكرتير تنفيذي يقوم بمهام أكثر من الذي يقوم بها السكرتير العادي مثل : إدارة الميزانيات ومسك الدفاتر والمكالمات الهاتفية والتعامل مع الزُوار ، وترتيبات السفر،  و تقارير النفقات وهناك تدرج في وظيفة السكرتارية على النحو التالي :  [4]

  • مساعد إداري على مستوى الدخول.
  • مساعد إداري.
  • مساعد إداري كبير.
  • السكرتير التنفيذي.
  • الأمين التنفيذي الأول.
  • مدير مكتب.
  • مدير مكتب أول.

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

زر الذهاب إلى الأعلى
إغلاق