مفهوم أتمتة المكاتب

كتابة نسمة امام آخر تحديث: 02 أغسطس 2020 , 14:52

أتمتة المكاتب ، هي عملية مراقبة تدفق البيانات من تلقاء نفسها ، دون أي تدخل بشري ، وعدم دقة ، وأخطاء ، وإنها عملية استخدام أداة الأتمتة لإنشاء وجمع وتخزين ، وتحليل ، ومشاركة بيانات المكتب السرية المطلوبة ، لإنجاز المهام ، والعمليات الروتينية اليومية بشكل فعال.

وقد أحدثت التكنولوجيا تأثيرًا خطيرًا على العمل اليومي لإدارة المكاتب ، حيث استبدلت رسائل البريد الإلكتروني المذكرات ، وتخلصت مساحات Drive المشتركة من خزائن الملفات ، واستحوذت القياسات الحيوية على ختم الجدول الزمني للموظفين ، وتعتقد العديد من الشركات أنها قد حققت السرفرة لأتمتة المكاتب ببساطة ، عن طريق عدم استخدام الأوراق.

لكن أتمتة المكاتب هي لعبة مختلفة تمامًا ، فقد يعني استخدام النماذج عبر الإنترنت ، وإرسال دعوات تقويم Google أنك تخليت عن الكثير من الورق ، ولكن هذا لا يعني أنك مؤتمت ، لكن هذا يعني أنه بدلاً من الدفع حول الورقة ، فإنك تدفع البيانات ، فلا يعني التعامل مع العمل إلكترونيًا أن مكتبك مؤتمت.

نظام أتمتة المكاتب

نظام التشغيل الآلي للمكاتب ، هو الأداة التي تمكن البيانات من الانتقال ، من نظام إلى آخر بمفردها ، دون تدخل بشري أو عدم دقة ، وتساعد هذه الأدوات المؤسسات على جمعها ، وإدارتها ، وتحليلها بشكل آمن لإنجاز المهام ، والعمليات اليومية ، وتقوم بتحسين وأتمتة العمليات ، والإجراءات التجارية القائمة.

أسباب استخدام  نظام التشغيل الآلي للمكاتب

في العصر الرقمي الحالي ، توفر أنظمة التشغيل الآلي للمكاتب ، مجموعة من المزايا للمؤسسات من جميع الأحجام ، حيث تعمل أنظمة و مراحل الأتمتة المكتبية القوية ، على تقليل الجهد اليدوي ، وتخزين كمية كبيرة من البيانات في مساحة صغيرة ، فهي لا تقوم فقط بتبسيط المهام اليومية ، ولكن أيضًا تسريع استرجاع المعلومات ، بالإضافة إلى ذلك ، تعمل هذه الأدوات على تحسين رؤية العملية ، ومساعدة الشركات في اكتشاف الاختناقات بسهولة ، ومن ناحية أخرى ، يمكنك مشاهدة تدفق البيانات من تلقاء نفسه ، وهذا هو الأتمتة.[1]

مزايا أنظمة أتمتة المكاتب

تشمل بعض أكبر مزايا أتمتة سير عمل المكاتب ، التالي :

  • تقليل الجهد اليدوي لإكمال المهام الدنيوية.
  • التقليل من الأخطاء اليدوية.
  • تقليص وقت معالجة العناصر.
  • الحصول على رؤى حول مقاييس أداء العملية.
  • اكتساب رؤية عملية أكبر ، وتحديد الاختناقات المحتملة.
  • اتخاذ قرارات عمل سليمة بناءً على البيانات.

وتضيف الأتمتة المكتبية الكفاءة إلى سير العمل الخاص بك ، لكنك تحتاج إلى النظر إلى ما وراء رسائل البريد الإلكتروني ، والأشكال الرقمية لتبنيها حقًا ، وإذا كنت تبحث عن حل أتمتة المكاتب ، الذي يمكن أن يأخذ سير عمل شركتك إلى المستوى التالي ، فلا تقبل بأي شيء لا يحتوي على هذه الأساسيات الخمسة.

الأساسيات الخمسة لأتمتة المكاتب الآلي للمكاتب

سهل مصمم سير العمل

كان إنشاء سير العمل ، هو مجال مبرمجي النظام الصلب ، لذا مع تطور برنامج سير العمل ، افترض أن الأشخاص الذين يستخدمونه سيكونون مبرمجين أيضًا ، ومع ذلك ، يجب أن يبدأ نظام التشغيل الآلي للمكاتب الحديثة ، مع وضع المستخدم التجاري في الاعتبار ، وليس المبرمج.

وعندما تجلس لتجربة أداة التشغيل الآلي للمكاتب ، ابدأ بجعل سير العمل الخاص بك. ما مدى سهولة ذلك؟ هل يمكنك إنشاء تسلسل المهام اللازمة لإنهاء العملية بشكل حدسي؟ ، فإذا لم تتمكن من معرفة ذلك خلال الدقائق الخمس الأولى ، فأنت بحاجة إلى الانتقال إلى الخيار التالي.

كمالا يجب أن يحدد برنامج ما كيف يجب على عملك ضبط عملياته. وبدلاً من ذلك ، يجب أن تساعد فرقك على تعزيز العمليات الحالية.

التوافق المحمول

مكتبك محمول ، ويجب أن تكون جميع أدواتك أيضًا ، فسواء كان لديك عمال عن بعد ، أو كنت ترغب فقط في تسجيل الدخول أثناء انتظار رحلة ، يجب أن تعمل أداة التشغيل الآلي للمكاتب التي تختارها بسلاسة ، على هاتف شخص ما أثناء رحلتك إلى الصين ، كما تعمل على جهاز كمبيوتر في المكتب الرئيسي.

ولا يمكن تأجيل حملتك التسويقية ليوم واحد فقط ، لأنك تحتاج إلى الانتظار حتى يعود أحد الموظفين من عطلته ، فيجب أن تكون قادرًا على تشغيل العمليات الأساسية الخاصة بك ، من سحابة آمنة ولا داعي للقلق بشأن مكان بياناتك أو من يحميها ، وإذا كنت تستخدم أداة التشغيل الآلي للمكاتب مثل Kissflow ، فيمكن للموظف المختص أثناء وجوده في عطلته ، مراجعة خطة التسويق على هاتفه المحمول من بهو الفندق المقيم به ،  وإعطاء إيماءة قبل أن يذهب لالتقاط صور شخصية مع رفاقه.[2]

التكامل مع البرامج الأخرى

برنامج أتمتة المكاتب ليس الشيء الوحيد الذي تقوم بتشغيله ، لقد حصلت على قاعدة بياناتك الداخلية ، وإدارة علاقات العملاء ، وأداة أتمتة التسويق ، وبرنامجك المالي ، وهذا فقط للمبتدئين ، ولكن عندما تعتمد على العديد من الأنظمة ، فأنت بحاجة إلى أداة لا تلتزم بها فقط.

ومن بين جميع البرامج الموجودة ، يجب أن تكون أتمتة المكاتب هي الأسهل للتكامل مع أدواتك الأخرى ، وإذا لم يحدث ذلك ، فأنت عالق في دفع البيانات من نظام إلى آخر ، وعند إجراء التقييم ، راجع نوع عمليات التكامل المسبق التي يوفرها برنامج التشغيل الآلي للمكاتب ، أو إذا كان يستفيد من الاتصال بأداة مثل Zapier ، لفتح الوصول إلى آلاف الأدوات السحابية الأخرى.

التقارير والتحليلات

كيف تعرف ما إذا كانت أتمتة مكتبك تحقق نتائج؟ ، لا يمكنك فقط تقييم أداء العملية بناءً على مدى سعادة فريقك ، فالبيانات هي صانع القرار النهائي ، ومن المهم لشركتك مقارنة تاريخ العملية ، وسرعتها وجودة النتيجة ، وما إلى ذلك.

وإن استخدام برنامج آخر لقياس بيانات سير العمل الخاص بك ، ويستغرق وقتًا طويلاً وغير ضروري ، ولماذا لا يكون لديك برنامج واحد يأتي مزودًا بميزات إعداد التقارير والتحليلات؟ ، وتأتي أفضل منتجات التشغيل الآلي للمكاتب مجهزة الآن بهذه الميزة كجزء من عروضها الأساسية.

خيارات التحكم في الوصول

تمامًا مثل تقييد الدخول إلى مباني مكتبك ، يجب أن يكون لديك أيضًا امتيازات الوصول التي تم تعيينها على جميع سير عمل عملك ، ويفهم نظام التشغيل الآلي الجيد لسير العمل هذا المتطلبات الحساسة ، وسيكون له التحكم في الوصول كجزء من ميزاته المتكاملة ، فلا تتجاهل هذه الإمكانية عند التفكير في برنامج أتمتة المكاتب لعملك.

وظائف برامج أتمتة المكاتب

ومن أهم وظائف البرنامج المثالي لأتمتة المكاتب ، نذكر التالي :

1- يتطلب مساحة أقل لتخزين البيانات.
2- يبسط تخزين البيانات واسترجاعها.
3- يسترجع المعلومات على الفور.
4- يلغي الحاجة للحفاظ على الأوراق.
5- يزيل أي فرصة لتكرار البيانات.
6- يسمح لأشخاص متعددين بالوصول إلى البيانات.
7- يقلل من احتمال الأخطاء.

لذا وفر المال ، ووفر الوقت ، وادخل إلى المستقبل ، وإذا كنت تنخدع بالتفكير في أن مكتبك مؤتمت ، وعندما يتم تحويله رقميًا بالفعل ، فقد حان الوقت لترقية سير عملك ، واتخاذ قفزة نحو أتمتة المكتب ، كما يمكن للمكاتب التي تعمل بأتمتة توفير قدر هائل من الوقت ، والمال والسماح لقوى العمل لديها بالتركيز على الأشياء التي تحقق بالفعل قيمة للشركة.[3]

أنواع أنظمة أتمتة المكاتب

فيما يلي بعض الطرق التي يمكن من خلالها تخزين البيانات ، أو المعلومات التي تم جمعها ، أو فصلها باستخدام العملية المؤتمتة.

1- التعاون الإلكتروني
2- الاتصالات الإلكترونية
3- العمل عن بعد والأنظمة التعاونية
4- النشر الإلكتروني
5- آلة إرسال الفاكس (الفاكس)
6- البريد الصوتي.
7- بريد إلكتروني.
8- مؤتمرات الفيديو على سطح المكتب.
9- معالجة الصورة.
10- الجدولة الإلكترونية. [4]

مساوئ أنظمة أتمتة المكاتب

أنظمة التشغيل الآلي للمكاتب مكلفة للغاية ، عندما تبدأ لأول مرة في الاستثمار في برامج التشغيل الآلي للمكاتب ، وكذلك المعدات ، حيث يجب أن تكلفك مجموعة مكتبية احترافية ، أو آلة يمكنها القيام بأشياء كثيرة مثل المسح الضوئي ، وتوثيق المستندات ، وتكرارها بعض المال ، لذا قد لا يستخدم أصحاب العمل الذين عملوا لسنوات هذه الوظيفة.

إنهم على دراية بالطرق القديمة واليدوية ، التي يصعب تعديلها ، وقد يحتاج هذا أيضًا إلى بعض التدريب الذي يستغرق وقتًا طويلاً ، وعلى أي حال ، إذا كان نظام الأتمتة لا يعمل بشكل جيد ، فسوف تنقطع الطاقة ، حيث لن تتمكن من العثور على أي طريقة يدوية بانتظام ، ويمكن أن تضيف تلك الطرق التقليدية المزيد إلى العيب.

زر الذهاب إلى الأعلى
إغلاق