مفهوم الاتصالات الادارية

كتابة: الاء آخر تحديث: 24 أغسطس 2020 , 10:45

المعلومات إذا لم يتم مشاركتها لا فائدة منها حيث يلعب الاتصال دورًا محوريًا في مشاركة المعلومات ، ويحتاج الأفراد الذين يعملون معًا في نفس المنظمة إلى التحدث مع بعضهم البعض لمواكبة أحدث التطورات في المنظمة ، ومن غير الممكن عمليا للفرد أن يفعل كل شيء بمفرده ، ويحتاج إلى وسيط يساعده في مناقشة الأفكار المختلفة وتقييم إيجابيات وسلبيات الاستراتيجيات المقترحة مع الأشخاص من حوله ، ومن هنا يأتي دور الاتصال .

ما هو الاتصال الإداري

الاتصال الإداري هو وظيفة تساعد المديرين على التواصل مع بعضهم البعض وكذلك مع الموظفين داخل المنظمة وهو من أهم أنواع مهارات الاتصال ، ويساعد الاتصال في نقل المعلومات من طرف يسمى أيضًا المرسل إلى الطرف الآخر المسمى المتلقي ، ويساعد الاتصال الإداري في التدفق السلس للمعلومات بين المديرين الذين يعملون من أجل تحقيق هدف مشترك ، ويجب أن تكون الرسالة واضحة ومفهومة جيدًا في التواصل الفعال .

أنواع الاتصال الإداري

يجب أن يعرف أعضاء الفريق ما ينوي مديرهم أو قائد الفريق توصيله ، ويتيح الاتصال الإداري الفعال تدفق المعلومات بالشكل المطلوب بين المديرين وقادة الفريق وفرقهم الخاصة ، والاتصال الإداري هو من النوعين التاليين التواصل بين الأشخاص حيث يتم التواصل بين الأفراد بشكل عام بين شخصين أو أكثر في مكان العمل ، والاتصال التنظيمي ويشير الاتصال الذي يحدث على جميع المستويات في المنظمة إلى الاتصال التنظيمي .

طرق الاتصال الإداري

المدير الناجح هو الشخص الذي يتواصل بشكل فعال مع مرؤوسيه ، ومن الضروري حقًا للمديرين التعبير عن آرائهم بوضوح حتى يفهم أعضاء الفريق ما هو متوقع منهم بالضبط ، وعادة هناك طريقتان يتواصل فيه المديرون فيما بينهم ومع مرؤوسيهم .

التواصل اللفظي

الاتصال الذي يتم بمساعدة الكلمات يسمى الاتصال اللفظي ، ولا توجد سجلات مكتوبة متاحة في التواصل الشفهي ، وفي التواصل اللفظي يحتاج الأفراد إلى توخي الحذر الشديد بشأن كلامهم ، وما يتحدثون وكيف يتحدثون مهمان كثيرًا ، ويجب على المديرين اختيار الكلمات الصحيحة لمخاطبة أعضاء فريقهم ، وتأكد من عدم إرباك أعضاء فريقك ، ويجب أن يكون المرء بصوت عالٍ وواضح أثناء التفاعل مع الموظفين في مكان العمل ، لذلك كن واضحًا ودقيقًا جدًا .

التواصل الكتابي

يتم الاتصال أيضًا من خلال رسائل البريد الإلكتروني والخطابات والكتيبات والإشعارات وما إلى ذلك من انواع الخطابات الادارية ، وغالبًا ما يسمى أسلوب الاتصال هذا حيث تتوفر السجلات المكتوبة الاتصال الكتابي ، ويجب على المديرين غرس ممارسة التواصل عبر رسائل البريد الإلكتروني مع صغارهم لأنها واحدة من أكثر طرق الاتصال موثوقية ، ومن الضروري للمديرين إتقان فن كتابة رسائل البريد الإلكتروني ، وتجنب استخدام الحروف الكبيرة والألوان الزاهية وأنماط خطوط المصمم في الرسائل الرسمية ، وتأكد من صحة التوقيعات الخاصة بك .

لغة الجسد

يجب على المديرين أيضًا أن يهتموا بشكل خاص بلغة جسدهم وتعبيرات وجههم وإيماءاتهم للتواصل الفعال ، والمدير الذي دائمًا ما يتجاهل وجهه لا يحبه الناس ولا يحترمهم ، وكونك رئيسًا لا يعني أنك بحاجة إلى الصراخ على الناس ، لذلك كن دافئًا وودودًا مع أعضاء فريقك .

الاتصال التنظيمي

الاتصال التنظيمي هو من النوعين التاليين ، الاتصال الرسمي وهو الاتصال الذي يتبع التسلسل الهرمي في مكان العمل يسمى الاتصال الرسمي ، ويتواصل الموظفون بشكل رسمي مع بعضهم البعض لإنجاز العمل ضمن الإطار الزمني المطلوب .

الاتصالات غير الرسمية

يتواصل الموظفون أيضًا مع بعضهم البعض فقط لمعرفة ما يحدث حولهم ، ويسمى هذا النوع من الاتصال بالاتصال غير الرسمي وليس له علاقة بتعيين الأفراد والمستوى في التسلسل الهرمي وما إلى ذلك .

الاتصالات التصاعدية والتنازلية

يسمى تدفق المعلومات من الموظفين إلى المديرين الاتصال التصاعدي ، ويحدث الاتصال التصاعدي عندما يشارك الموظفون وجهات نظرهم مع مديريهم حول طبيعة عملهم ومسؤولياتهم الوظيفية وكيف يشعرون تجاه المنظمة بشكل عام .

الاتصال التنازلي حيث يحدث الاتصال الهابط عندما تتدفق المعلومات من المديرين إلى المرؤوسين ، وغالبًا ما يعطي المديرون الأوامر والتوجيهات لمرؤوسيهم فيما يتعلق بما يجب عليهم فعله وكيفية القيام بمهام مختلفة ، ويسمى هذا النوع من الاتصال بالهابط .

أهمية الاتصال الإداري في مكان العمل

قبل فهم أهمية الاتصال الإداري في مكان العمل ، دعونا أولاً نمر بموقف حقيقي من الحياة ، حيث عمل كل من تيم وجاك مع منظمة ذات سمعة طيبة ، مثل تيم قطاع التسويق بينما كان جاك يترأس قسم الإعلان ، وفضل تيم وجاك القيام بالأشياء بمفردهما ، وبالكاد تفاعل المديران مع بعضهما البعض ولم يكلفا عناء مناقشة الأمور والتوصل إلى استنتاجات أفضل ، وخسر التنظيم صفقة مهمة بسبب عدم التواصل بين الفريقين ، وهذه هي أهمية التواصل داخل المنظمة .

من الضروري للمديرين التواصل فيما بينهم وكذلك مع أعضاء فريقهم ، ومن المهم ليس فقط التواصل ولكن التواصل الفعال ، والتواصل الفعال هو مفتاح النجاح في عالم اليوم ، ويعتبر الاتصال ضروري لتبادل الأفكار بين الموظفين داخل المنظمة ، ويجب تعزيز المناقشات الصحية في مكان العمل لتحقيق نتائج أفضل وأسرع ، وهي فكرة رائعة إذا لم يتم مشاركتها لا فائدة منها. يجب على المديرين التواصل فيما بينهم للوصول إلى الأفكار التي لن تفيد فقط فرقهم ولكن أيضًا المنظمة ككل .

الاتصال الإداري ضروري في مكان العمل لتحقيق الأهداف ضمن الإطار الزمني المطلوب ، ويحتاج الفرد الذي يقوم بالأشياء بمفرده بالتأكيد إلى مزيد من الوقت مقارنة بالموظفين الذين يعملون كفريق واحد ، ويجب على المديرين التواصل بشكل فعال مع أعضاء فريقهم لجعلهم يفهمون مجالات مسؤوليتهم الرئيسية وما هو متوقع منهم. يضمن الاتصال الفعال تفويض العمل المناسب بين أعضاء الفريق .

يقلل التواصل الفعال أيضًا من ازدواجية العمل ، ويجب أن يعرف المدير ما الذي تنوي الفرق الأخرى فعله ، ويحتاج المرء إلى إبقاء نفسه على اطلاع بآخر التطورات في المنظمة ، وهذا ممكن فقط عندما يتواصل الموظف بشكل فعال مع أشخاص آخرين في المنظمة .

يجب على المديرين التواصل مع أعضاء فريقهم لفهم ومعالجة مظالمهم ومشاكلهم ، ويجب حل الاستفسارات في المراحل الأولية فقط لتجنب المشاكل الحرجة في وقت لاحق ، ويجب أن يتمتع أعضاء الفريق بحرية التحدث إلى مديري الفريق ، ويمكن أن يتم الاتصال إما من خلال الاتصال اللفظي أو وسائل الاتصال المكتوبة ، ويمكن للمديرين التواصل مع مرؤوسيهم والعكس بالعكس من خلال رسائل البريد الإلكتروني والإشعارات والتعاميم وما إلى ذلك .

تعتبر رسائل البريد الإلكتروني واحدة من أكثر مصادر الاتصال موثوقية حيث يمكن للمرء دائمًا الرجوع إلى رسائل البريد الإلكتروني السابقة في أي وقت في المستقبل .

يساعد الاتصال الإداري أيضًا المديرين على تحديد الأهداف والغايات لأنفسهم وللمنظمة ، ولا يمكن لموظف واحد تحديد أهداف الفريق. يحتاج المرء إلى التفاعل مع جميع الموظفين ذوي الصلة لتعيين أهداف لأعضاء الفريق وأيضًا تحديد أهداف للمنظمة .

يلعب الاتصال الإداري دورًا مهمًا في أوقات الأزمات ، وخلال الحلول الحاسمة ، يجب أن يأتي كل موظف بغض النظر عن مستواه في التسلسل الهرمي والتعيين على منصة مشتركة ، والتواصل مع بعضهم البعض بشكل فعال ومساعدة المنظمة على الخروج من الأوقات الصعبة بسهولة ، ويعمل التواصل الفعال بكلمات أبسط كخط نجاة أثناء حالات الطوارئ ويربط الموظفين معًا .[1]

الوسوم
زر الذهاب إلى الأعلى
إغلاق