محتويات
من اقسام تحديد الأولويات من حيث الأهمية
- مهمة وعاجلة.
- مهمة وغير عاجلة.
- غير مهمة وعاجلة.
- غير مهمة وغير عاجلة.
مهمة وعاجلة: قد تكون أولوياتك يجب أن تتخذ لها إجراء فوري ولذلك فهي مهمة وعاجلة، ومن الممكن أن تكون هذه الأولويات خاجة عن إرادتك أو طارئة بشكل مفاجئ كحدوث عطل مفاجئ في سيارتك، أو صديقك لديه مشكلة.
ومن جانب آخر قد تكون تلك الأولويات لها موعد نهائي للتنفيذ وعواقب عند عدم تنفيذها كحدوث إجتماع عمل طارئ أو عندما يحدد لك قائد الفريق موعدًا نهائيًا للعمل في اللحظة الأخيرة، حيث تظهر تلك الأولويات في اللحظة الأخيرة ولا تكون قد اخذتها في الحسبان مع أولولياتك الأخرى، ولا تتطلب أي تسويف أو تأجيل.
مهمة وغير عاجلة: والأولويات المهمة والغير عاجلة غالبًا ما يتم تنفيذها لتساعدك في تحقيق أهدافك البعيدة والطويلة المدى وتساعدك على تنمية مهاراتك، وهي أولويات لا يوجد لها موعد نهائي ولا عقوبة لعدم القيام بها.
لذلك قد يكون من السهل تسويفها وعدم القيام بها بإلحاح كالأولويات الأخرى، ولكنها تؤثر على أهدافك المستقبلية بشكل كبير عند عدم القيام بها، وتتمثل الأمثلة على تلك الأولويات في التخطيط للمشاريع طويلة المدى، وبناء علاقات شخصية في عملك، والقيام بالتمارين الرياضية وتناول الطعام الصحي، والصيانة الروتينية لسيارتك.
غير مهمة وعاجلة: وهي الأولويات التي لا تساعدك في تحقيق الأهداف طويلة المدى ولكنها عاجلة ويجب القيام بها في الموعد المحدد كبعض الإجتماعات، أو الرد على هاتفك عندما يتصل أحدًا مابشكل غير ضروري، والرد على رسائل وسائل التواصل الاجتماعي أو رسائل البريد الإلكتروني.
ومن الممكن أن نجد أن تلك الأولويات ترتبط بأولويات مهمة لشخص آخر، ومن الممكن أن تعيقك عن أداء المهام الضروري بالنسبة لك؛ فإذا كان هذا غير مرضِ بالنسبة لك يمكنك منع تلك المهام عن طريق إغلاق هاتفك أو إيقاف تلقي الإشعارات.
غير مهمة وغير عاجلة: في الغالب ما تكون تلك الأولويات هي عبارة عن الأنشطة التي تضيع الوقت والتي تقوم بها في يومك ولا يوجد موعد نهائي لها، وهي لا تعتبر أولويات بالمعنى الحرفي؛ حيث يمكنك الاستغناء عنها في يومك دون تشكيل أي مشكلة في حياتك، فهي لا تساعد في تقدم أهدافك ويمكنها أن تشغل الكثير من الوقت.
وتتمثل الأمثلة على المهام الغير مهمة والغير عاجلة في مشاهدة التلفزيون، وقضاء الوقت بلا هدف على وسائل التواصل الإجتماعي، والتصفح المفرط عبر الإنترنت أو التسوق، وذلك الوقت الذي تقضيه في تلك المهام التي تقلل من إنتاجيتك يمكنه أن يشتت إنتباهك عن الأولويات المهمة والضرورية.[1]
ما هو تحديد الأولويات
هو العملية التي يتم من خلالها يتم ترتيب عناصر التطوير والمهام التي يجب القيام بها في حياتك حسب الأهمية .
يتم تعريف تحديد الأولويات على أنه تنظيم الأشياء بحيث يتم إنجاز أهم شيء أو التعامل معه أولاً، يتضمن ذلك أحيانًا تنظيم مجموعة من المهام، أو الأشياء التي تحتاج إلى إكمال، وترتيبها وفقًا لعوامل مختلفة بما في ذلك الأهمية والمدة التي سيستغرقها إكمال كل منها، وفي الغالب ما تتحدد الأولويات عن طريق وضع جداول زمنية وتحديد مواعيد نهائية لكل مهمة من المهام.
ويعتبر تحديد الأولويات من أحد أهم العمليات التي يجب القيام بها في جميع مجالات الحياة؛ حيث أن تحديد الأولويات الموجودة في حياة الشخص والتي يتم العمل عليها بالفعل يلعب دورًا أساسيًا في نجاح الشخص بشكل عام وتزيد من إنتاجيته، كما يساعدنا تحديد الأولويات في تحديد ما يجب التركيز عليه لتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية وإنجاز المزيد، وتتمكن تحديد الأولويات من إضافة هيكل تنظيمي للحياة بدلًا من العشوائية والفوضى في القيام بالمهام اليومية أو العمل.[2]
طريقة ترتيب الأولويات
- قم بعمل قائمة بالمهام ذات الأولوية يوميًا.
- تحديد الأولويات الأكثر أهمية.
- رتب أولوياتك في جدول.
- قم بترقيم أولوياتك.
- رتب أولوياتك الهامة خلال ساعات العمل الأكثر إنتاجية لديك.
- قم بالإبتعاد عن المشتتات وركز على مهمة واحدة.
قم بعمل قائمة بالمهام ذات الأولوية يوميًا: إذا كانت لديك مهام متجددة تضاف بشكل متكرر إلى قوائم المهام الخاصة بك، يمكنك في صباح كل يوم وضع قائمة أولويات لمساعدتك في تنظيم ما تأمل في تحقيقه في ذلك اليوم؛ قم بالنظر في التقويم الخاص بك لتحديد مقدار الوقت المتاح لك لإكمال بعض المهام ذات الأولوية القصوى.
واختر أكبر عدد من المهام الضرورية اللازم القيام بها خلال اليوم، وضع مهامك اليومية في قائمة تساعدك على إنجازها، وحاول أن تقلل من حجم ما يمكنك إنجازه بحلول نهاية اليوم ولا تبالغ في وضع المهام اليومية لتتمكن من القيام بها كاملةً.
تحديد الأولويات الأكثر أهمية: بعد القيام بعمل قائمة للأولويات اليومية راجع القائمة واختر المهام الأكثر أهمية؛ فهذه هي المهام التي يمكنك التركيز عليها طوال اليوم، وبعد إكمال تلك المهام يجب أن تعمل على أي مهام إضافية لهذا اليوم.
رتب أولوياتك في جدول: لمساعدتك في تحديد أولويات مهامك، قم بترتبيها في جدول حسب المهام العاجلة ثم المهام الهامة ثم المهام الغير عاجلة والتي سيكون من الجيد إنجازها، وحاول إكمال المهام في الفئة العاجلة والمهمة أولاً قبل الانتقال إلى المهام الأخرى، وبعد ذلك يمكنك التركيز على المهام غير العاجلة والمهمة، ثم المهام الغير مهمة والغير عاجلة.
قم بترقيم أولوياتك: عند قيامك بترتيب أولوياتك في جدول، من الأفضل ترقيم الأولويات حسب الأهمية أو الوقت النهائي لها؛ فمثلًا إذا كان لديك 10 مهام قم بتعيين رقم واحد إلى 10 لكل مهمة حسب أهميتها، وإذا كانت بعض المهام عامة، مثل القيام بمشروع طويل المدى، فقم بتقسيم المهام الأكبر إلى مهام أصغر وأكثر قابلية للإنجاز.
رتب أولوياتك الهامة خلال ساعات العمل الأكثر إنتاجية لديك: هناك أوقات معينة من اليوم تكون فيها في ذروة إنتاجيتك، هذا هو الوقت الذي تتمتع فيه بالطاقة والتركيز ومن المحتمل أن تنجز أكبر قدر من العمل المنتج، قد يكون بعض الأشخاص أكثر إنتاجية في الصباح الباكر، بينما يكون البعض الآخر أكثر إنتاجية في ساعات المساء، بعد ترتيب أولوياتك قد بتحديد ساعات العمل الأكثر الإنتاجية بالنسبة لك وحدد أولويات عملك الأكثر صعوبة أو الأولوية القصوى في تلك الساعات، ويمكنك إكمال المهام الأقل أهمية خلال بقية اليوم.
قم بالإبتعاد عن المشتتات وركز على مهمة واحدة: قد يكون من السهل تشتيت انتباهك عن مهامك اليومية عن طريق الملهيات المختلفة، لذا ضع في اعتبارك اختيار مهمة واحدة والتركيز فقط على هذه المهمة في اليوم، ويمكن أن تنتظر جميع الأولويات الأخرى حتى اليوم التالي، وقم بالإبتعاد عن جميع المشتتات التي تلهيك عن العمل في ساعات عملك كالهاتف أو التلفاز، ويمكنك أيضًا استخدام تطبيق يحد من الوقت الذي يمكنك قضاؤه على مواقع الويب التي لا تتعلق بمهمتك.[3][4]
