محتويات
من أهداف المركز الوطني للوثائق والمحفوظات جمع المعاهدات والاتفاقيات
نعم، من أبرز أهداف المركز الوطني للوثائق والمحفوظات جمع المعاهدات، وفهرستها وتصنيفها وترميزها، وحفظها، وتنظيم التعامل بها. حيث تعنى الدولة بحفظ وثائق المؤسسات العامة، وتُعنى المؤسسات الخاصة بحفظ وثائقها، ويمكن أن تقوم الدولة بحفظ وثائق المؤسسات الخاصة.
هذه المعاهدات والاتفاقيات تعتبر بمثابة المرآه لأعمال الدولة، لأنها تعكس ما تقوم به الدولة بشكل مخصص وبالتفصيل، وتعكس هذه الوثائق تاريخ الأمة الاجتماعية والاقتصادية والسياسية.
منذ تأسيس المركز الوطني للوثائق والمحفوظات، كانت علاقته محددة مع الأجهزة الحكومية وغير الحكومية، بالإضافة لعلاقاته مع المؤسسات الخاصة، والهدف منه هو جمع الوثائق المختلفة.
تتضمن الأهداف الأخرى للمركز الوطني للوثائق والمحفوظات ما يلي:
- تنظيم الوثائق والمحفوظات الإدارية في الأجهزة الحكومية وغير الحكومية، وتصنيف وفهرسة هذه الوثائق وكيفية التصرف بها بما يناسب أهمية هذه الوثائق والمعلومات الموجودة بها. بالإضافة لتحديد فترة زمنية لحفظ هذه الوثائق
- حفظ عينة من كل نوع من أنواع الوثائق والمحفوظات والمعاهدات، تحسبًا من الحاجة للعودة لهذه الوثائق. ومن أجل حفظ هذه المعاهدات والوثائق يجب أن تتضمن معلومات كاملة، وأن تكون الكتابة الموجودة فيها واضحة من أجل سهولة الفهم وأن تكون خالية من التلف حتى يتم الاستفادة منها.
- تحديد زمن معين لحفظ الوثائق، وإتلاف الوثائق عند انتهاء فترة صلاحيتها
- إتلاف الوثائق التي لم يعد هناك حاجة لاستعمالها وانتهاء الحاجة لحفظها.
- الحفظ الإلكتروني للوثائق في وسائط إلكترونية من أجل دعم التكنولوجيا والاستفادة منها
- إرسال الوثائق والمحفوظات الإدارية الدائمة قبل إتلاف الوثائق بعد انتهاء مدة حفظها
- التنسيق مع وزارة الخدمة المدنية من أجل تحديث نشاطات الوظائف الإدارية
- التعاون مع الأجهزة الحكومية وتصميم أعمال مع الترميز الخاص بها والتعليمات المناسبة
- توفير دليل للوثائق والمحفوظات يجمعها بالإضافة إلى توفير رموز مناسبة لأجهزة الدولة
- الإشراف على عملية حفظ الوثائق لضمان حمايتها من التلف
- حفظ وصيانة المعلومات وإعداد لوائح تنفيذية خاصة للوثائق والمحفوظات بعد أن يتم إقرارها.
متى تأسس المركز الوطني للوثائق والبحوث
المركز الوطني السعودي للوثائق والبحوث الذي يهدف لتجميع الوثائق وحفظها وصيانتها تم تأسيسه في 23 من شوال عام 1409.
منذ نشأة المركز تم تحديد كل الصلاحيات والواجبات المرتبطة به، وكانت التبعيه الإدارية مسؤولية رئيس ديوان مجلس الوزراء السعودي. كما تم تحديد علاقة المركز الوطني للوثائق والبحوث مع الأجهزة الحكومية وغير الحكومية
يوجد في الوقت الحالي موقع إلكتروني للمركز الوطني للوثائق والبحوث يمكن أن يخدم الشخص بما يتناسب مع متطلبات العصر والتحول للتكنولوجيا بعيدًا عن استعمال كميات كبيرة للغاية من الأوراق. وهذا يخدم أيضًا في التطور والتحول والاطلاع على الوثائق. بالإضافة لانهاء المعاملات الحكومية بشكل الكتروني بدون أي جهد. [1] [2]
أنواع الوثائق في المركز الوطني للوثائق والمحفوظات
في المركز الوطني يتم جمع أنواع عديدة من الوثائق في المملكة العربية السعودية، وهي تتضمن:
- الموارد البشرية: هذه الوثائق تشمل ما يتعلق بالوظائف المختلفة. مثل الوثائق المتعلقة بصرف مكافآت ووثائق الرواتب والترقيات والإجازات ووثائق نهاية الخدمة، وتسجيل حركة الوظيفة. كما تتضمن وثائق متعلقة بالتعيين، والنقل والتكليف بمهام معينة وميزانية مشروع ما
- التطوير الإداري: بموجب هذه الوثائق تتم عملية التطوير في المؤسسات الحكومية وفروع منها. تتضمن الدراسات اللازمة لتطوير العمل، وتحديد المهام والهياكل التنظيمية، والاحتياجات المناسبة من التدريبات اللازمة للجهاز الحكومية. بالإضافة لدراسة ما يحتاجه الجهاز الحكومي من وظائف وبمجمل هذه الوثائق يتم التحرك في مجال التطوير والتحديث.
- الاتصالات الإدارية: يتم بموجب هذه الوثائق إجراء الكثير من الاتصالات الإدارية من عمليات استلام للوثائق أو تسليم لها
- العلاقات العامة والإعلان: وثائق تتضمن معلومات وبيانات ومعاهدات عن برامج إعلانية وثقافية وتوعوية، ومتابعة وسائل الإعلام المختلفة
- الخدمات: تتضمن وثائق الخدمات كل ما يلزم في الجهاز الحكومي والمبنى الخاص به، من وسائل النقل، وتشغيل المبنى واي معلومات متعلقة بالجهاز الحكومي
- الأمن والسلامة: تتضمن وثائق لازمة لحفظ الأمن والسلامة
- إعداد الأنظمة والاستشارات القانونية: بموجب هذه الوثائق يكون للجهاز الحكومي رأي في أي مسألة يتم عرضها أو أي قضية. كما يتم صياغة العقود المختلفة واللوائح والاتفاقيات.
- المتابعة الإدارية: يتم فيها متابعة التهاون في الأعمال
- التخطيط: هذه الوثائق يتم بموجبها إعداد الخطط اللازمة من أجل التطوير والوصول للميزانية المطلوبة وسد الاحتياجات
- تقنية المعلومات: لمواكبة التطور التكنولوجي في العصر الحالي، تتضمن هذه الوثائق معلومات من أجل التطوير وتشغيل الشبكات والاجهزة الحاسوبية
- الترجمة: تشمل ترجمة الوثائق المهمة
- الإحصاءات: المتعلقة بالبيانات الاحصائية والتقارير النهائية وجميع الأمور المتعلقة بهذا الشأن.
- الإسكان: في هذه الوثائق يتم الإشراف على المباني والإسكان وتوزيع وصيانه وتجهيز المباني
- الطباعة: يتم من خلالها طباعة المطبوعات والنشرات والمجلات التي تخص الجهاز الحكومي.
- المجالس والهيئات واللجان
- الندوات والمؤتمرات [2]
من مهام المركز الوطني للوثائق والمحفوظات
- التنسيق مع الجهات المختصة وهذا يفيد في خدمة الوثائق والحفاظ عليها
- مسح وصيانه والحفاظ على وترميز وأتمته الوثائق. ويتم هذا الأمر وفقًا لأحدث الأنظمة واللوائح والتعليمات والترميز الخاص بالمركز الوطني للوثائق والمحفوظات
- التنسيق مع جهات من أجل تدريب الأشخاص وجعلهم مؤهلين في مجال حفظ البيانات والمعلومات الهامة
- ترحيل الوثائق، والتزويد بها، وإيداعها، والتوثيق الآلي وطباعة والوثائق والترميم
- ترميم الوثائق يعني علاجها والتخلص من الوسائل التي تسبب لهذه الوثائق أي أذية ومعالجة التمزقات في الوثائق من خلال أحدث الأجهزة لهذا الأمر
- تعقيم البيانات والوثائق يتضمن قتل اي كائن حي موجود على هذه الوثائق، وهذا الأمر طبيعي لأن الاحتفاظ بالوثائق لفترة طويلة ينجم عن الكثير من العوامل مثل الأتربة والغبار والحشرات والديدان وإفرازاتها التي تفاقم الأمر. بالإضافة إلى تخزين الوثائق بصورة غير صحيحة تؤدي لتراكم الأوساخ والغبار عليها.
- استلام المعاملات المختلفة، وإكمالها
- التنسيق بين الجهات الرسمية وفير الرسمية والتنسيق الإداري لأعمال اللجنة
- الرصد التاريخي للوثائق وأنظمتها المختلفة وتنظيمات هذه الوثائق
- توفير أماكن خاصة للاحتفاظ بهذه الوثائق بالإضافة لتوفير ظروف ملائمة للاحتفاظ بها وتدارك أي مشكلة قبل فوات الأوان في الوثائق والعناية بها على أكمل وجه
- إعداد خطط من أجل التعامل مع هذه الوثائق أو خطط تنمية بمقتضيات هذه الوثائق
- نشر الوثائق بعد أن تكون جاهزة ومهيئة لهذا الأمر وذلك وفقًا للترتيبات التي تضمنها قرار مجلس الوزراء رقم 258، بتاريخ 14/11/1403 [3] [4]
