محتويات
صفات التخطيط الجيد الفعال
صفات التخطيط الجيد الفعال تبدأ بالوضوح والواقعية، من أجل تحقيق كافة الأهداف المطلوبة وهي كالآتي:
- تستهدف أهداف محددة.
- بسيطة وسهل شرحها.
- واضحة ومباشرة بعيدة عن الغموض.
- شاملة كل الجوانب الخاصة بالموضوع.
- مرنة قابلة للتعديلات.
- اقتصادية تناسب المواد المتاحة.
- توافق كافة المعايير.
- متوازنة مع كافة الخطط الأخرى.
- عملية وواقعية قابلة للتطبيق.
تستهدف أهداف محددة: يجب قبل البدأ في بناء أي تخطيط تحديد الأهداف النهائية التي يتم توجيه كافة الأنشطة نحوها، من الضروري بناء البيان الذي يحدد كافة الأهداف بشكل واضح ومنظم، على أن يقوم كافة الأفراد في المنطقة بفهمها و معرفة معناها.
بسيطة وسهل شرحها: من الضروري أن يكون التعبير عن الخطة مبني على لغة وأساليب مفهومة، فالغير مفهوم منها قد يعرض التخطيط إلى مشاكل من قبل الأشخاص المنفذين لها، لذلك يجب الاعتماد الكلي على المنطق واستخدام لغة سهلة وبسيطة يفهمها جميع الأفراد.
واضحة ومباشرة بعيدة عن الغموض: عند وضع خطة جيدة، يجب أن تكون كافة النقاط والخطوات التي بداخلها واضحة تمامًا ولا تشتمل على أي كلمة غامضة أو غير المفهوم المقصود منها، كما يجب تحديد الهدف من وراء كل خطوة حتى يسهل على المنفذين الانتقال ما بين خطواتها.
شاملة كل الجوانب الخاصة بالموضوع: من أجل تحقيق كافة الأهداف الخاصة بالمؤسسة، عند وضع الخطة يجب مراعاة أن تكون شاملة لكافة الجوانب وذلك عبر إعداد خطة رئيسية شاملة خاصة بكافة جوانب المؤسسة، حتى يسهل على كل القائمين العمل مع بعضهم البعض.
مرنة قابلة للتعديلات: الخطة الجيدة يجب أن تتحلى بالمرونة الكافية من أجل القيام بأي تعديلات في أي وقت من تنفيذها، حيث يجب أن لا تكون صارمة بل واسعة المدى وقابلة للتغييرات في حالة مواجهة أي تحديات أو صعوبات في المستقبل.
اقتصادية تناسب المواد المتاحة: قبل العمل على أي خطة يجب عمل دراسة شاملة كل الموارد والإمكانيات المتاحة والعمل على استغلالها بشكل مثالي، ويجب التركيز على هدف استرداد كافة ما كلفته الخطة وزيادة من أجل الربح.
توافق كافة المعايير: كل خطوة في الخطة يجب أن تكون متوافقة مع المعايير التي يجب تحقيقها، مع ضرورة مراجعة كافة الخطوات التي سوف يتم تنفيذها وعمل مقارنة للأداء الفعلي لتلك المعايير والبعد ان أي انحرافات أو خطوات متنافية مع تلك المعايير.
متوازنة مع كافة الخطط الأخرى: في حالة وجود أكثر من خطة واحدة من الضروري للغاية التأكد من التنسيقات و التوازن بين كل أنواع الخطط المختلفة سواء كانت قصيرة المدى او الطويل منها، في حالة امتلاك المؤسسة الكثير من الأقسام مثل الانتاج والتسويق أو التمويل يجب طرح كافة الخطط الخاصة لكل قسم على الإدارة ليعمل كل منهم بشكل متوازن مع بعضهم البعض.
عملية وواقعية قابلة للتطبيق: لا يمكن وصف التخطيط الغير واقعي بالتخطيط الجيد، يجب أن يكون حقيقي وواقعي قابل للتطبيق، من المفترض أن تكون كافة صياغته واقعية مع أخذ الاعتبار بالقيود، وتحديد أهداف معقولة حتى لا يشعر كل المسؤولين بالإحباط في حالة عدم تحقيق النتائج.[1]
ماهو التخطيط مفهومه المنطقي للمؤسسات
التخطيط هو عبارة عن عملية فكرية تعمل على تحديد الأهداف المطلوبة من المؤسسة والإدارة الأساسية.
والتي تعمل على تطور مسارات العمل المختلفة، فهو فكرة قبل التنفيذ العملي وقائد على اتخاذ القرارات العقلانية والتفكير المنطقي قبل القيام بأي خطوة وذلك عبر اتخاذ القرارات بعد التفكير في كافة الجوانب الخاصة بالمستقبل.[2]
ما هي أنواع التخطيط وأمثلة على كلًا منها
من ضمن صفات التخطيط الفعال تحديد نوع التخطيط نفسه من ما بين الأربعة أنواع المتواجدة، وهم كالآتي:
- الخطة الاستراتيجية.
- خطة التشغيل.
- التكتيكية.
- الخطة الطارئة.
الخطة الاستراتيجية
تقوم على تحديد كافة اتجاهات الشركة والأهداف الخاصة بها وتخصيص الموارد المتاحة لتحقيقها، وتخلق بيئة تنافسية ويتم تحديدها من قبل عدد من العوامل داخلية وخارجية، ومثال على ذلك الخطوات الآتية:
- إجراء أبحاث على السوق وفهم الاحتياجات الخاصة به اختيارات الجمهور المفضلة.
- تحليل ودراسة المنافسين من أجل تحديد التهديدات والفرص المتاحة.
- بناء على ذلك يتم تقديم ميزات ووظائف جديدة من ضمن البرنامج لمعالجة الاحتياجات الناقصة وتحديد نقاط الضعف.
- تطوير حملات تسويقية للوصول إلى الشركات الصغيرة والمتوسطة في مجال الصناعة.
- الاحتفاظ بالعملاء من خلال توفير دعم وتقديم برنامج خاص للمشتركين على المدى الطويل.
الخطة التشغيلية
هو عبارة عن خطة يتم إنشائها من أجل تحديد الإجراءات والموارد اللازمة بهدف تحقيق أهداف الخطة الاستراتيجية، يتضمن ميزانيات تفصيلية وتحديد المخاطر والمعوقات والتحديات المحتملة، مثال على ذلك الخطوات الآتية:
- تنفيذ المميزات الجديدة.
- تخصيص موارد الخاصة بالتطوير والعمل على الجداول الزمنية للتطوير.
- وضع ميزانية محكمة ومرنة من أجل جهود الاختبار وضمان الجودة.
- تعيين موظفين متخصصين في الإشراف على التطوير والاختبار.
الخطة التكتيكية
وتتم عبر وضع الخطط والإجراءات والتي تسهل من تحقيق الأهداف المحددة في الخطة التشغيلية، وتشتمل على تقسيم تلك الأهداف والغايات الأكبر مع الاهتمام بالمهام الصغيرة على الإدارة والتي من الممكن تنفيذها في إطار زمني أقصر يكون في العادة ما بين أسابيع إلى بضعة أشهر فقط، وتتضمن الآتي:
- حملات تسويقية للمحتوى.
- ترويج للمميزات الجديدة.
- تعيين المهام للمطورين.
- الإشراف على كافة الخطوات السابقة.
الخطة الطارئة
خطة هامة للغاية من أجل تحديد المخاطر والتحديات التي من المحتمل مواجهتها أثناء تنفيذ الخطة الأساسية، تمتلك خطة الطوارئ عدة عوامل تساعد على تخفيف أو معالجة الخسائر إن وجدت، مثال على ذلك الخطوات الآتية:
- العمل على تحديد عدد من الاضطرابات المحتملة أثناء عملية التطوير منها مرض أي الموظفين أو تأخير غير متوقع أن تقليل الجدول الزمني الخاص بالبرنامج الجديد.
- تحديد عدد من المشكلات التكنولوجية منها انقطاع الانترنت او الخروقات الامنية والعمل على ابقاء خطط العمل والبرنامج في أيد أمينة من الموظفين.
- ظروف مفاجئة في سوق العمل أو دخول منافس جديد. [3]
ما هي شروط التخطيط الجيد
هناك بعض الشروط الواجب توافرها قبل البدء في وضع خطة مثل الآتي:
- وضع أهداف موضوعية وقابلة للتحديد.
- جميع البيانات والتحليل وتحديد الاختيار البديل المناسب.
- الاطلاع دائما على المستوى الأعلى لعمل تخطيط فعال.
- عمل خطط أخرى بديلة أو طارئة جاهزة للتغيير.
- ضمان التحولات السلسلة من أجل مقاومة التغييرات.
- الافتراضات الدقيقة شرط أساسية من أجل نجاح التخطيط.
- دراسة تكلفة الخطة والمكسب منها.
- مرونة القائمين على تنفيذ الخطة.[4]
فوائد التخطيط الفعال وأهم مميزاته
- يعمل على تعزيز السلوك الاستباقي والذي يساعد فريق العمل على أخذ زمام الأمور والتحكم بها.
- يزيد من التركيز من أجل إنجاز كافة الأهداف التي سبق وتم تحديدها.
- يساعد على تعزيز العمل الجماعي في الشركة والتعاون.
- معالجة أي مخاطر او معوقات أثناء التنفيذ بفضل الخطة الطوارئ.
- يوفر الوقت لتنظيم المعايير ويتخذ جميع القرارات.
- يحفز الموظفين على تحقيق الأهداف الأعلى في المستقبل.
- يحسن من نسب الموارد لأنه يعمل على تحقيق أعلى الموارد عبر استخدام الحد الأدنى منها.
- يزيد من الإبداع و يقلل من التوتر.[5]
