كيف يتم دمج المراسلات الإلكترونية

كيف يتم دمج المراسلات الإلكترونية

كيف يتم دمج المراسلات الإلكترونية: تحتاج إلى إجراء عملية دمج المراسلات الإلكترونية إلى الاعتماد على برامج لمعالجة النصوص مثل Microsoft word، بالإضافة إلى برنامج لأجل الجداول مثل Microsoft excel. وأيضاً يجب أن يكون لديك برنامج لإرسال البريد الإلكتروني مثل Outlook أو Gmail. وإن خطوات دمج المراسلات الإلكترونية هي:

1. قم بفتح برنامج الوورد الخاص بك ومن ثم حدّد قالب البريد الإلكتروني الذي ترغب باستعماله. ومن ثم قم بكتابة الرسالة وتحضيرها.

2. وبعدها يتم الانتقال إلى تبويب البريد، والنقر على “بدء دمج المراسلات”، ومن ثم تحديد “رسائل البريد الإلكتروني”. ويمكن اختيار خيار آخر وهو “معالج دمج المراسلات خطوة بخطوة” وذلك بحسب إصدار الوورد الخاص بك.

3. الضغط على اختيار المستلمين. حيث يمكنك إمّا إنشاء قائمة جديدة أو استخدام واحدة قديمة. وإن قائمة البريد هذه ستكون هي مصدر البيانات الخاص بك.

4. قم بتحميل قاعدة البيانات الخاصة بك. حدد ما إذا كانت لديك الرغبة في رفع ورقة بيانات محددة أو ملف بيانات شامل. عليك التأكد من أن تضمن كافة عناوين المستلمين ضمن الورقة نفسها.

5. الآن قم بإضافة عناصر الاستبدال إلى المستند الأساسي وذلك بالضغط على خيار “إدراج حقل دمج”. استخدم القائمة التي تظهر لك لإيجاد المتغيرات التي قمت بتعيينها سابقاً في ورقة العمل ببرنامج Excel. ويمكن أيضاً الاستفادة من خاصية “تطابق الحقول” المتوفرة ضمن الخيارات لمزامنة حقول الدمج بالمستند مع تلك الموجودة في مصدر البيانات.

6. يمكن الآن الضغط على “معاينة النتائج” لرؤية كيف سيبدو شكل الرسائل البريدية المدمجة. إذا كانت أحد المتغيرات غير مُعرفة بشكل صحيح أو غير موجودة في مصدر البيانات، ستظهر لك رسالة خطأ خلال المعاينة.

7. وفي حال كانت التجربة ناجحة بالمعاينة قم باختيار “إنهاء ودمج”. ثم اختر “دمج للبريد الإلكتروني”.

8. قم بتحديد المُرسل إليه، موضوع البريد الإلكتروني، وخيار “إرسال كـ” ومن ثم اضغط إرسال. [1]

فوائد دمج المراسلات

• تخفيض التكاليف.
• توفير الوقت.
• إنشاء تصميمك الخاص بك.
• صمم رسالتك بشكل خاص.
• أن تجني فوائد خدمة دمج المراسلات.

تخفيض التكاليف: ويتم ذلك عن طريق تخفيض عدد رسائل البريد المرسلة ودمجها معاً. حيث في حال كنت تدير حملة مباشرة من البريد الإلكتروني، فإن أكبر النفقات تأتي مع طلب كميات كبيرة من الأوراق الرسمية للمراسلات.

توفير الوقت: إن الحملات التسويقية؛ خاصة تلك المعتمدة على التخصص، تستغرق وقتاً طويلاً لتصميمها وتنفيذها بشكل مثالي. وبالتالي يمكن لاستخدام خدمة دمج المراسلات أن تخفض من هذا الوقت. حيث يتم ذلك عن طريق اختيار القالب المعتمد للبريد لجميع الأشخاص.

إنشاء تصميمك الخاص بك: إن اختيار التصميم الأمثل يملك أهمية كبيرة ومماثلة لاختيار الكلمات الصحيحة. وإن خدمة دمج المراسلات تمنحك القدرة على فعل ذلك عبر تفصيل تصميمك حسب الحاجة.

صمم رسالتك بشكل خاص: بما أنّ دمج المراسلات يعتمد على استعمال بيانات العملاء لإنشاء القوالب، فبإمكانك إبداع رسائل موجهة تفوق كثيراً إدراج الاسم وحسب. إذ يُمكنك أيضاً دمج تفضيلاتهم الخاصة، متطلباتهم، وحتى تفاصيل المشكلات أو الصعوبات التي يواجهونها.

أن تجني فوائد خدمة دمج المراسلات: إن خاصية دمج المراسلات هي عنصراً مهماً في توسيع نطاق أعمالك، وذلك عبر استخدام رسائل مصممة بعناية تجمع بين الفعالية والتكلفة المناسبة وتحقق التأثير القوي. وهي تشكل جزءً لا يتجزأ من أية استراتيجية تسويقية معاصرة، خاصةً تلك الاستراتيجيات التي تشمل تسويق البريد المباشر. [2]

تعريف دمج المراسلات

تعريف دمج المراسلات: إن عملية دمج المراسلات هي عبارة عن ميزة في تطبيقات معالجة البيانات، وهي تقوم بتسهيل عملية إرسال رسالة مماثلة أو بريد إلكتروني متماثل لعدة أشخاص مستلمين معاً.  

تسمح هذه الميزة بربط قالب واحد محدد مع مصدر بيانات محدد، وهذا المصدر يتضمن معلومات حول اسم المستلم، وعنوان البريد والبريد الإلكتروني وغيرها من البيانات المحددة مسبقاً التي تم جمعها من قِبل المرسل. وهي عملية برمجية تقوم بتبسيط عملية إرسال البريد الجماعي للعملاء أو المشتركين. مما يسمح للمرسل بإنشاء وثيقة واحدة وتخصيصها لكل مستلم على حدى.

وعادة ما يرتبط استخدام دمج المراسلات بشكل كبير بالتواصل بين الشركات والعملاء، وذلك عندما يتعين على الشركة إعداد وثائق مخصصة لعدد كبير من الأشخاص. وعلى سبيل المثال، قد تعتمد الشركات على دمج المراسلات أو البريد عندما ترغب في إرسال رسائل مطبوعة لمجموعة كبيرة من العملاء. حيث إن هدف عملية دمج المراسلات هو تبسيط عملية التواصل وتوفير الوقت، بالإضافة إلى ضمان أن يتلقى كل شخص المعلومات المخصصة التي تم تخصيصها له من قبل الشخص المرسل.

لكي يتم تنفيذ عملية دمج المراسلات بصورة صحيحة، يتوجب امتلاك ملفين أساسيين؛ أحدهما يحتوي على البيانات، والآخر يمثل القالب الذي ستُعرض عليه البيانات. وبمجرد دمج هذين الملفين معاً، تُنتج الوثائق المُدمجة. ولزيادة كفاءة وظائف دمج المراسلات، يمكن للشركات استكشاف واستخدام إضافات خارجية أو امتدادات للمتصفح تُسهم في توسيع قدراتهم التقنية على أدوات معينة.

وإن أهم الأدوات المستعملة في دمج المراسلات هي:

• Gmass.
• Google Docs و Google Sheets.
• Microsoft Outlook أو Gmail.
• Microsoft Word و Excel.
• Salesforce.
• Yesware.
• Zoho CRM. [3]

عملية دمج المراسلات تتم فقط على الرسائل ولا يمكن إجرائها على بطاقات الدعوات

عملية دمج المراسلات تتم فقط على الرسائل ولا يمكن إجرائها على بطاقات الدعوات: خطأ، فهي يمكن أن تتم على بطاقات الدعوات.

حيث إن خاصية دمج المراسلات في بطاقات الدعوات تتيح لك الفرصة في إدراج تفاصيل محددة تخص كل مدعو في دعوة خاصة به لوحده. حيث إن دمج المراسلات يمكن أن تتم في بطاقات الدعوة، وليس فقط في الرسائل. ويمكن زيادة فرصة الإجابة على هذه الدعوات من خلال خطوات بسيطة تجذب الانتباه. إن كل فرصة تحصل عليها للحصول على انتباه المدعو، تعتبر فرصة لزيادة نسبة الردود وزيادة احتمالات إتمامهم للاستبيان.

من خلال إدخال الاسم الأول للفرد أو عنوانه الوظيفي ضمن دعوته الشخصية، يُصبح بإمكاننا تفصيل التجربة بما يناسبه، مما يُعطيه إحساساً بالمشاركة والاندماج. وهذا بدوره قد يقود إلى ارتفاع معدلات الإجابة على الاستبيانات.

حيث إن ميزة دمج المراسلات متوفرة أيضاً لدعوات البريد الإلكتروني. تتحسن معدلات الاستجابة على هذه الدعوات عندما يرى المشاركون عنوان بريد إلكتروني مخصص في صندوق الوارد الخاص بهم حتى قبل النقر على البريد الفعلي.

ويمكن إنشاء دمج المراسلات للدعوات بعدة خطوات بسيطة مشابهة للبريد الإلكتروني، وهي:

• ضمن قوالب البريد الإلكتروني، اختر تحرير دعوة موجودة أو قم بإنشاء واحدة جديدة.
• قم بالضغط على محتوى بريدك الإلكتروني، ثم اختر دمج البريد من المحرر.

• ومن ثم يتم الضغط على المكان الذي ترغب لأن تكون أيقونة دمج البريد فيها.
• من خلال القائمة اختر خيار “اختر حقل”، ومن ثم اختر الخيار الذي سيتم عرضه في هذا الحقل.

• سيتم بعد ذلك عرض كود دمج البريد مثل هذا: {{الاسم الأول}}.

أمّا لأجل إرسال دعوات البريد الإلكتروني باستخدام دمج المراسلات، فيتم ذلك عبر الخطوات:

1. اختر المشروع الخاص بك ومن ثم اضغط على “النشر”.
2. تحت عمود “البريد الإلكتروني”، قم باختيار رابط للاستخدام مرة واحدة أو لاستخدامات متعددة، ثم تابع بالضغط على “استمر”.
3. اختر قالب البريد الإلكتروني الذي يحتوي على دمج البريد الإلكتروني.
4. والآن قم باختيار مصدر عناوين هذا البريد.
5. ومن ثم الضغط على “استمرار”.
6. في خطوة دمج البريد، نقوم بتوفير محتوى لحقول دمج البريد اعتماداً على نوع المصدر المختار.
7. وفي الخطوة الأخيرة يتم الضغط على “استمرار”، ومن ثم قم باتّباع العرّاف الخاص بالبرنامج من أجل إرسال الدعوات التي تملك ميّزة دمج البريد. [4]

جودي مهندس