طريقة كتابة رسالة رسمية

كتابة عبير محمد آخر تحديث: 08 أكتوبر 2017 , 03:26

عادة ما يحتاج البعض منا لكتابة بعض الرسائل و مع التقدم التكنولوجي أصبح ذلك الأمر سلسًا حيث يتم إرسال الرسائل بين الأصدقاء و الأحبة عن طريق مواقع التواصل الإجتماعي ، فلا يوجد قواعد لإرسال تلك الرسائل و لا لغة ثابتة لها ، لكن عندما يقرر الإنسان أن يقوم بإرسال رسالة رسمية ففي هذه الحالة يجب الإنضباط بقواعد و لغة محددة ، و تتميز الرسالة الرسمية بأن لها شكل خاص و خطوات لابد من تتبعها لإخراج الرسالة بشكلها الصحيح و تقديمها للجهة أو الشخص المراد .

شروط كتابة الرسالة الرسمية :
أولًا : لابد أن تتسم الرسالة الرسمية بالوضوح و الدقة و البعد التام عن أي غموض أو لغة معقدة .
ثانيًا : لابد أن تكون الرسالة الرسمية قصيرة و يتم كتابتها في إيجاز فهي ليست كالرسائل بين الأصدقاء أو الرسائل الأخرى .
ثالثًا : لابد أن تتميز الرسالة الرسمية باستخدام اللغة الفصحى و يجب من الكاتب الإبتعاد عن الألفاظ العامية تمامًا .
رابعًا : تتميز الرسالة الرسمية عن غيرها من الرسائل بعدم استخدام الألفاظ الجمالية في اللغة أو استخدام اسلوب الخيال فلابد من أن يتم كتابة الرسالة بموضوعية و مصداقية .

طريقة كتابة رسالة رسمية :
أولًا : يقوم الراسل بتحديد الشخص أو الجهة المراد إرسالة الرسالة لها ، فالرسائل الرسمية عادة ما تكون موجهة للشركات أو للأشخاص ذوي المناصب العليا في الدولة أو لبعض المؤسسات .

ثانيًا : يجب بدء الرسائل بكتابة البسملة فعادة ما تكون عبارة ( بسم الله الرحمن الرحيم ) موجودة في وسط الصفحة ، بالإضافة إلى كتابة التاريخ أعلى يمين الصفحة .

ثالثًا : و بعد ذلك يتم بدأ الرسالة بجملة ” السيد المحترم ” أو ” السادة شركة …… المحترمون ” أو ” السيد المدير المحترم … ” .

رابعًا : بعد ذلك يتم الإنتقال للسطر الذي يليه و يتم كتابة عبارة ” تحية طيبة وبعد ”  ذلك بجوار اسم المرسل إليه ، و بعد الإنتهاء من كتابة تلك العبارة يجب وضع الفصلة المنقوطة في نهايتها ؛ فتلك العلامة تعني أن الجمل الآتية بعد لك لها علاقة وثيقة بما قبلها ، و هي علامة ايضًا على أنه سيتم ذكر العديد من النقاط الهامة في السطور التي تليها .

خامسًا : عند كتابة السطور الأولى من الرسالة يجب الإبتعاد التام عن ذكر أي أسئلة ، على سبيل المثال لا يجب قول ” كيف حالك ” و ذلك لأنها رسالة رسمية و ليست رسالة تعارف أو رسالة بين الأصدقاء ، و بعد ذلك يتم الشروع في كتابة الرسالة ، و تكون الرسالة بعبارات عامة و لا يوجد بها أي جمل استفهامية .

سادسًا : لابد من الأخذ في الإعتبار بضرورة كتابة عنوان الرسالة في وسط الصفحة ، فمثلًا إن كان خطاب عمل يمكن كتابة عبارة ” إذن عمل ” أو ” طلب وظيفة ” ، أما إذا كانت رسالة تهنئة فيمكن كتابة عنوان للرسالة ” تهنئة …. ” فقط .

سابعًا : و في بداية نص الرسالة يفضل البدء بكلمات لطيفة مثل ” أتمنى أن تكون بصحة و عافية ” و أيضًا يمكن الثناء على الجهة المراد إرسال الرسالة لها بقول ” إني أثني على مؤسستكم الرائدة ” .

ثامنًا : على الرغم من إمكانية كتابة بعض العبارات الترحيبية إلا إن الرسالة الرسمية تتميز بالإيجاز ، فلا يجب الإماطة في عبارات الترحيب ؛ بل يجب الدخول في المضمون و بصورة مباشرة و عبارات واضحة و لغة فصحى مفهومة و مرتبة ترتيب علمي صحيح .

تاسعًا : في حالة إن كانت تلك الرسالة لطلب وظيفة ففي هذه الحالة يقوم الراسل بكتابة بعض المعلومات الشخصية عن نفسه و مؤهلاته التي تصلح لهذا العمل ، كما يقوم الكاتب بإرسال سيرته الذاتية ، مع مراعاة المصداقية في تقديم المعلومات حتى لا تتسبب في حدوث مشاكل فيما بعد .

عاشرًا : و بعد الإنتهاء من الغرض الأساسي للرسالة يتم كتابة الخاتمة و هي عبارة عن جملة واحدة أو إثنين على الأكثر و تكون متمثلة في ” تقبلوا فائق إحترامي ” و في جهة اليسار يتم كتابة اسم المرسل .

زر الذهاب إلى الأعلى
إغلاق