طريقة كتابة رسالة رسمية

عادة ما يحتاج البعض منا لكتابة بعض الرسائل و مع التقدم التكنولوجي أصبح ذلك الأمر سلسًا حيث يتم إرسال الرسائل بين الأصدقاء و الأحبة عن طريق مواقع التواصل الإجتماعي ، فلا يوجد قواعد لإرسال تلك الرسائل و لا لغة ثابتة لها ، لكن عندما يقرر الإنسان أن يقوم بإرسال رسالة رسمية ففي هذه الحالة يجب الإنضباط بقواعد و لغة محددة ، و تتميز الرسالة الرسمية بأن لها شكل خاص و خطوات لابد من تتبعها لإخراج الرسالة بشكلها الصحيح و تقديمها للجهة أو الشخص المراد .

شروط كتابة الرسالة الرسمية :
أولًا : لابد أن تتسم الرسالة الرسمية بالوضوح و الدقة و البعد التام عن أي غموض أو لغة معقدة .
ثانيًا : لابد أن تكون الرسالة الرسمية قصيرة و يتم كتابتها في إيجاز فهي ليست كالرسائل بين الأصدقاء أو الرسائل الأخرى .
ثالثًا : لابد أن تتميز الرسالة الرسمية باستخدام اللغة الفصحى و يجب من الكاتب الإبتعاد عن الألفاظ العامية تمامًا .
رابعًا : تتميز الرسالة الرسمية عن غيرها من الرسائل بعدم استخدام الألفاظ الجمالية في اللغة أو استخدام اسلوب الخيال فلابد من أن يتم كتابة الرسالة بموضوعية و مصداقية .

طريقة كتابة رسالة رسمية :
أولًا : يقوم الراسل بتحديد الشخص أو الجهة المراد إرسالة الرسالة لها ، فالرسائل الرسمية عادة ما تكون موجهة للشركات أو للأشخاص ذوي المناصب العليا في الدولة أو لبعض المؤسسات .

ثانيًا : يجب بدء الرسائل بكتابة البسملة فعادة ما تكون عبارة ( بسم الله الرحمن الرحيم ) موجودة في وسط الصفحة ، بالإضافة إلى كتابة التاريخ أعلى يمين الصفحة .

ثالثًا : و بعد ذلك يتم بدأ الرسالة بجملة ” السيد المحترم ” أو ” السادة شركة …… المحترمون ” أو ” السيد المدير المحترم … ” .

رابعًا : بعد ذلك يتم الإنتقال للسطر الذي يليه و يتم كتابة عبارة ” تحية طيبة وبعد ”  ذلك بجوار اسم المرسل إليه ، و بعد الإنتهاء من كتابة تلك العبارة يجب وضع الفصلة المنقوطة في نهايتها ؛ فتلك العلامة تعني أن الجمل الآتية بعد لك لها علاقة وثيقة بما قبلها ، و هي علامة ايضًا على أنه سيتم ذكر العديد من النقاط الهامة في السطور التي تليها .

خامسًا : عند كتابة السطور الأولى من الرسالة يجب الإبتعاد التام عن ذكر أي أسئلة ، على سبيل المثال لا يجب قول ” كيف حالك ” و ذلك لأنها رسالة رسمية و ليست رسالة تعارف أو رسالة بين الأصدقاء ، و بعد ذلك يتم الشروع في كتابة الرسالة ، و تكون الرسالة بعبارات عامة و لا يوجد بها أي جمل استفهامية .

سادسًا : لابد من الأخذ في الإعتبار بضرورة كتابة عنوان الرسالة في وسط الصفحة ، فمثلًا إن كان خطاب عمل يمكن كتابة عبارة ” إذن عمل ” أو ” طلب وظيفة ” ، أما إذا كانت رسالة تهنئة فيمكن كتابة عنوان للرسالة ” تهنئة …. ” فقط .

سابعًا : و في بداية نص الرسالة يفضل البدء بكلمات لطيفة مثل ” أتمنى أن تكون بصحة و عافية ” و أيضًا يمكن الثناء على الجهة المراد إرسال الرسالة لها بقول ” إني أثني على مؤسستكم الرائدة ” .

ثامنًا : على الرغم من إمكانية كتابة بعض العبارات الترحيبية إلا إن الرسالة الرسمية تتميز بالإيجاز ، فلا يجب الإماطة في عبارات الترحيب ؛ بل يجب الدخول في المضمون و بصورة مباشرة و عبارات واضحة و لغة فصحى مفهومة و مرتبة ترتيب علمي صحيح .

تاسعًا : في حالة إن كانت تلك الرسالة لطلب وظيفة ففي هذه الحالة يقوم الراسل بكتابة بعض المعلومات الشخصية عن نفسه و مؤهلاته التي تصلح لهذا العمل ، كما يقوم الكاتب بإرسال سيرته الذاتية ، مع مراعاة المصداقية في تقديم المعلومات حتى لا تتسبب في حدوث مشاكل فيما بعد .

عاشرًا : و بعد الإنتهاء من الغرض الأساسي للرسالة يتم كتابة الخاتمة و هي عبارة عن جملة واحدة أو إثنين على الأكثر و تكون متمثلة في ” تقبلوا فائق إحترامي ” و في جهة اليسار يتم كتابة اسم المرسل .

الوسوم :
الوسوم المشابهة : , ,

شارك المقال في صفحاتك

معلومات الكاتب

Avatar

عبير محمد

(1) Reader Comment

  1. Avatar
    رويدا
    2018-11-02 at 10:27

    أريد كتابة رسالة رسمية أخاطب فيها وزارة الاشغال لكي يقوموا بتعديل الملعب المدرسي الخلفي لطلاب المدرسة وتعديله وتنظيفة ووضع بعض الرمل فية مع وظع طبقة درتان

أكتب تعليق

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *