محتويات
من المفيد تطبيق عوامل تصفية في جدول قاعدة بيانات
كبيرة الحجم.
تُستخدم عوامل التصفية في جدول قاعدة البيانات في Excel، في عرض بعض السجلات أو البيانات خاصةً إذا كانت البيانات كثيرة للغاية وتود تصفيتها لإيجاد السّجلات التي تشترك في نفس البيانات، وذلك لسهولة التوصّل إلى المعلومات المطلوبة دون البحث المستمر عنها وسط كمٍّ هائل من البيانات والسجلات.
خطوات تطبيق عوامل تصفية في جدول قاعدة بيانات
- بعد إنشاء جدولك الخاص قم بتحديد الخلايا التي تضم البيانات، مع اختيار تنسيق كجدول من الأنماط في أعلى شريط Excel.
- قم بتمييز جدولك لاحتواء كل حقل على رؤوس أسهم.
- قم بالضغط على السّهم الموجود بجانب الحقل، مع اختيار أي حقل وليكن العمر.
- بالضغط على رأس السّهم بجوار حقل العمر العمود، ستظهر لديك الأعمار التي ترغب في عرضها.
- بعد اختيار العمر المطلوب نقوم بالضغط على OK.
- ستجد أيقونة السهم قد تحوّلت بجانب حقل العمر إلى أيقونة تأخذ شكل “قمع”، أي أنَّ هذا الحقل قد تم تصفيته.
وهكذا يكون لدينا قاعدة بيانات تم فرزها وتصفيتها بشكلٍ جيد، بالتالي ستتمكّن من الوصول إلى بياناتك المطلوبة دون البحث المستمر في كل مرة.
اطبق عامل التصفية إذا كان لدي سجلات واريد رؤية سجلات تشترك في بيانات محددة أو سجلات بذاتها
نعم، عبارة صحيحة.
عوامل التصفية واحدة من أهم المزايا المُستخدمة في تصفية البيانات، والمعلومات كبيرة الحجم، حيثُ تمتلك بعض الشّركات قاعدة بيانات ضخمة، ما يتطلّب الأمر فرز وتصفية البيانات لرؤية السجلات المشتركة في بيانات محددة، أو سجلات بذاتها.
ما الفرق بين فرز البيانات وتصفيتها
فرز البيانات: يُعرف الفرز بترتيب البيانات وإدخالها في الصفوف والأعمدة أي ورقة البيانات الخاصة بك، لتكوين قاعدة من البيانات المُرتبة من الأصغر إلى الأكبر بالترتيب، أو من الألف إلى الياء أو العكس.. وهكذا.
تصفية البيانات: أمَّا التصفية فتتم عن طريق عرض مجموعة مشتركة في نفس البيانات، وإخفاء البيانات التي لا ترغب في ظهورها أو رؤيتها، فالتصفية تأتي لتحديد البيانات المُشتركة المُدخلة أو التي تم فرزها، لسهولة التعامل مع قواعد البيانات الضخمة.[1][3]
من مميزات تصفية البيانات
- تحسين كفاءة عمليات تكنولوجيا المعلومات.
- يسمح لأمن البيانات بشكل أفضل.
- التقليل من التكرار والبيانات غير الضرورية.
تحسين كفاءة عمليات تكنولوجيا المعلومات: يُمكن الاعتماد على خاصية تصفية جدول قاعدة البيانات للتحقق من المعلومات التي تم فرزها، ليتم تصفيتها أو إنشاء بعض مجموعات من البيانات الفرعية والتعديل على المجموعات الموجودة بالفعل.
بالتالي تسمح خاصية تصفية البيانات في زيادة الكفاءة في العمليات التكنولوجيَّة المعلومات، حيثُ توفّر مزيدًا من الوقت، فضلاً عن إصلاح أي أخطاء في المعلومات المُدخلة.
يسمح لأمن البيانات بشكل أفضل: تُساعد تصفية البيانات متخصصي تكنولوجيا المعلومات في تأمين بيئة العمل، إذ يُمكن استخدامها في إنشاء حقول لمستخدمين جدد، أو غيرها من المتطلبات المستخدمة في بعض المؤسسات، مثلاً قد يتطلّب الأمر تسجيل مستخدمين جدد بعد اجتياز مهام معينة، حيثُ يتم تنظيم وتأمين العمل في المؤسسات.
التقليل من التكرار والبيانات غير الضرورية: قد يتم إدخال بعض المعلومات المُكررة دون قصد، لكن مع تصفية البيانات يمكن التّخلص من البيانات غير الضرورية والتي تم تكرارها في ورقة العمل، على سبيل المثال إذا كنت تود اكتشاف عدد السجلات الإجمالي لديك في مجموعة بيانات مكوّنة من نوعين مختلفين من الحقول، فيُمكن استخدام تصفية البيانات لكافة السجلات التي تمتلك أي نوع من الحقول.[2]
الحقل في جدول قاعدة البيانات هو
عمود.
تنقسم الجداول في ورقة العمل في Excel إلى مجموعة من الصفوف والأعمدة التي يتم فيها إدخلها البيانات والمعلومات بعد فرزها جيدًا، أمّا الحقول فهي مجموعة الأعمدة التي تحمل بعض قيم البيانات المتشابهة.
تتكون قاعدة البيانات من جدول أو عدة جداول
عبارة خاطئة.
لا تتكوّن قاعدة البيانات من جدول أو عدة جداول، بل تشمل قاعدة البيانات جدولين فأكثر، والجدول الواحد فيها ينقسم لعدّة صفوف، بينما يظهر الصف الواحد مكوّنًا من العديد من الحقول، وأخيرًا يشمل الحقل بعض النصوص أو الأرقام أو غيرها تبعًا للبيانات المطلوب تسجيلها وفرزها.
لايمكن فرز البيانات المتواجدة في قاعدة البيانات
عبارة خاطئة.
بالطبع يوفّر Excel مجموعة من الخيارات المتطوّرة التي تُساعد في فرز وترتيب البيانات، حيثُ يقدم خاصية ترتيب المعلومات من الأكبر إلى الأصغر أو من الأصغر إلى الأكبر على سبيل المثال “العمر”، أو فرز البيانات كالترتيب من الألف إلى الياء والعكس صحيح.
ويُمكن فرز البيانات بطريقة سهلة للغاية عن طريق بعض الخطوات، وتتمثُل في الآتي:
- قم بالضغط على السهم الموجود في رأس العمود.
- قم باختيار فرز البيانات من أ إلى ي .. أو من A to Z حتى يتم الفرز بصورة أبجديَّة.[1][3]
