يختلف هيكل التقرير ومكوناته اختلافا كبيرا عن المذكرة الداخلية

يختلف هيكل التقرير ومكوناته اختلافا كبيرا عن المذكرة الداخلية

عبارة صحيحة، نعم يختلف هيكل التقرير ومكوناته اختلافا كبيرا عن المذكرة الداخلية، حيث هيكل التقرير عبارة عن عنوان، مقدمة، عناوين فرعية، ثم صور، مخططات ورسوم بيانية وتوضيحية، أما المذكرة الداخلية تبدأ بالتاريخ، اسم الشخص موجه المذكرة وإلى من يوجهها ثم محتوى الموضوع.

الهدف من كتابة التقرير Report يكون عبارة عن إقرار مجموعة من الموضوعات، سواء متعلقة بالعمل، المعاملات الحكومية والعلوم، ايضاً لإعلام القارئ وإقناعه بها سواء خطوات، قرارات أو نتائج.

أما الهدف من كتابة المذكرة الداخلية Internal Memo، هو إعلام القارئ وليس إقناعه بقضية أو معاملة معينة مثل المعاملات التجارية أو بتغيير قواعد أو سياسات معينة متعلقة بالعمل أو مشكلة من المشكلات.

التقرير يتم كتابته بطريقة موجزة وبعد بحث دقيق ومتعمق، أما المذكرة الداخلية هي نقاط محددة حول تغيير سياسات أو حل مشكلة.

التقرير والمذكرة الداخلية كلاهما يستخدمان لتسجيل الحقائق والمعلومات، الأول ينطوي على محتوى لأشخاص أو قراء معينين، أما المذكرة هي ملاحظات حول العمل أو لتسجيل أحداث مرتبطة بالعمل، تستخدم المذكرات لحفظ المعلومات وتدفقها بسهولة. [1]

تعريف التقرير والمذكرة الداخلية وأهدافهم

نستعرض خلال الجدول التالي تعريف التقرير، تعريف المذكرة الداخلية وأيضاً أهداف كتابة التقارير والمذكرات:

الهيكل الخارجي لكتابة التقرير والمذكرة الداخلية

• الهيكل الكتابي للتقرير.
• الهيكل الكتابي للمذكرة الداخلية.

كما وضحنا من قبل يختلف هيكل التقرير ومكوناته اختلافا كبيرا عن المذكرة الداخلية، أي أن لكل من التقرير والمذكرة طريقة عامة وأساسية في الكتابة، لذلك نوضح الهيكل الكتابي الأساسي لكلاً منهم:

الهيكل الكتابي للتقرير:

• العنوان.
• الجدول الخاص بالمحتوى والموضوعات.
• مقدمة.
• العناوين الرئيسية.
• العناوين الفرعية.
• الموضوع.
• التحليل.
• الخاتمة.
• المراجع.
• ترقيم الصفحات في حالة طول التقرير.

الهيكل الكتابي للمذكرة الداخلية:

• كتابة عنوان المذكرة.
• لا تتطلب المذكرة الداخلية وجود تحية.
• تحديد الجهة أو الأشخاص المرسل إليهم المذكرة.
• تحديد المرسل سواء جهة أو شخص.
• التاريخ (اليوم/ الشهر/ السنة)
• الموضوع في هيئة فقرات واضحة.
• الهدف من المذكرة.
• الخاتمة. [4] [5]

أنواع التقرير والمذكرة

• أنواع التقرير.
• أنواع المذكرة.

خلال السطور السابقة وضحنا معلومة، يختلف هيكل التقرير ومكوناته اختلافا كبيرا عن المذكرة الداخلية، وبالفعل هما مختلفان في الأهداف، الشكل، الهيكل الكتابي وطريقة الصياغة، لذلك نوضح لك عزيزي القارئ أنواع التقرير وايضاً أنواع المذكرات تفصيلياً.

أنواع التقرير:

• التقرير الأكاديمي: هي عبارة عن تقارير أو مستندات مكتوبة بشكل موضوح وموجز عن عدة موضوعات على سبيل المثال، مدى فهم واستيعاب الطلاب للمناهج، تقارير عن كتب، عن سير ذاتية وهكذا.
• تقارير العمل: من أنواع التقرير، التقارير المستخدمة في العمل، التي تتناول المعلومات الخاصة بطرق واستراتيجيات العمل، دراسات الجدوى، التقارير والمذكرات الداخلية، تقارير تحليل القوة والضعف للعمل وهكذا.
• التقارير العلمية: هي المتعلقة بالدراسات العلمية، الطبية، نتائج الأبحاث، دراسات الحالات، الأوراق البحثية وهكذا.

أنواع المذكرة:

• مذكرة طلب: هي مذكرة الغرض منها تنفيذ طلب أو مقترح، يجب أن تكتب مذكرة الطب بلغة مقنعة، على سبيل المثال كتابة مذكرة لإقناع مديرك بالسفر لحضور مؤتمر أو حدث تابع للعمل.
• مذكرة تأكيد: هي مذكرات تستخدم لتأكيد قرار أو إجراء تم الحديث عنه بشكل شفهي، أي توثيق القرارات الشفهية، بطريقة كتابية موثقة ومسجلة.
• مذكرة اقتراح: هي مذكرات خاصة بتقديم اقتراحات وأراء وخطط لتحسين أوضاع العمل، أو حل مشكلة، بجانب اقتراحات لتطوير أو إضافة أفق ومجالات جديدة.

حتى نثبت بشكل كلي أن هيكل التقرير ومكوناته يختلف اختلافاً كبيرا عن المذكرة الداخلية، نوضح تالياَ خطوات كتابة التقرير تفصيلياً وايضاً طريقة كتابة المذكرة الداخلية بالترتيب. [2] [6]

طريقة كتابة التقرير خطوة بخطوة

• اختيار موضوع التقرير.
• إجراء عملية البحث الدقيق عن الموضوع.
• كتابة بيان عن الفرضية أو الأطروحة الخاصة بالموضوع.
• تحديد المخطط التفصيلي.
• كتابة المسودة الأولية.
• مراجعة التقرير.
• التدقيق النحوي واللغوي.

نعم يختلف هيكل التقرير ومكوناته اختلافا كبيرا عن المذكرة الداخلية، لذلك نستعرض خلال النقاط التالية، طريقة كتابة كلاً من التقرير والمذكرة الداخلية بالترتيب، خطوة بخطوة.

اختيار موضوع التقرير: حدد موضوع التقرير هل هو تقرير أكاديمي، علمي، عمل، حتى تستطيع اختيار الاستراتيجية الخاصة بكتابته، بالإضافة لتحديد البيانات والمعلومات، التي سيتم توضحيها بشكل غير طويل، موجز دون حشو أو تكرار.

إجراء عملية البحث الدقيق عن الموضوع: وفقاً لنوع تقريرك، قم بإجراء بحثك الدقيق، للحصول على وثائق، مراجع، بيانات وايضاً أبحاث وتقارير خاصة بنفس الموضوع، الذي يتناوله تقريرك، البحث من خلال المكتبة، ملفات العمل والإنترنت.

كتابة بيان عن الفرضية أو الأطروحة الخاصة بالموضوع: من الخطوات الهامة لكتابة التقرير، هو تحديد وكتابة الأطروحة أو الفرضية الخاصة بالتقرير، الذي يساعد الكاتب على تجميع الأفكار الرئيسية، بجانب المقدمة والملخص النهائي.

تحديد المخطط التفصيلي: ذكرنا خلال السطور السابقة، الهيكل الخارجي لكتابة التقارير، يمكن إعداد مخطط تفصيلي يصلح لجميع أنواع التقارير، من حيث العنوان الرئيسي، العناوين الفرعية، الموضوع، الحلول والمراجع، وبالتالي تستطيع ملء بيانات تقريرك، في المخطط التفصيلي بدقة وسرعة.

كتابة المسودة الأولية: المسودة الأولية، تجعلك تكتب التقرير بطريقة مريحة دون ترتيب أو تنسيق، وبالتالي عند نقل التقرير بشكل أوضح داخل المخطط التفصيلي، يستطيع القائمين على كتابة التقارير تلافي الأخطاء أو أي سهو لذكر المعلومات.

مراجعة التقرير: هي الخطوة التي تلي المسودة، حيث يتم نقل المعلومات وتنسيق التقرير بشكل جدي، حذف غير اللازم وإضافة العناصر الجديدة ومراجعة التقرير بشكل نهائي.

التدقيق النحوي واللغوي: من أهم خطوات كتابة التقرير، هو التأكد أن التقرير مكتوب بطريقة لغوية ونحوية سليمة، بجانب اقتراحات لتنسيق الكتابة، من الموقع التي تساعدك على ذلك Google Docx. [2] [4]

طريقة كتابة المذكرة خطوة بخطوة

• العنوان.
• جملة البداية.
• المحتوى.
• توضيح البيان أو المهمة هدف المذكرة.
• مناقشة.
• خاتمة.
• المراجعة.

العنوان: يحتوي الموضوع على العنوان، المرسل منه المرسل إليه، بالاسم واللقب والمنصب، التاريخ مكتوباً يوم، شهر وسنة، لا تشترط المذكرة وجود عبارات تحية أو ترحيب في بدايتها.

جملة البداية: هو الغرض من المذكرة بشكل موجز، مثل كتابة أريد إبلاغكم أو إعلامكم ب.

المحتوى: يتراوح ما بين 3- 10 جملة كاملة، ويجب أن تتضمن:

• توضيح البيان أو المشكلة.
• الأدلة الداعمة للمعلومات والبيانات داخل المذكرة.
• مواعيد أو تواريخ مهمة.
• نقاط أو قرارات هامة.

توضيح البيان أو المهمة هدف المذكرة: يمكن توضيح الغرض من المذكرة في نقاط، أو في جمل يتراوح عددها ما بين 2- 3 جمل، بالإضافة لتوضيح ما يجب على الشخص المستلم فعله، أو كتابته بعد قراءة المذكرة.

مناقشة: هنا توضيح الأدلة والبيانات الدعمة للمذكرات، بجانب ترتيب الموضوع بداية من النقاط الأقوى إلى الأضعف.

خاتمة: هي الجزء الخاص بالملاحظات والتوصيات والاقتراحات وأيضاً التحذيرات.

المراجعة: على غرار التقارير، يجب مراجعة المذكرات والتأكد من خلوها من الأخطاء النحوية واللغوية، مع التأكد من توضيح النقاط الرئيسية والتأكد من البيانات والقرارات الموجودة في المذكرات. [3] [5]

نيرة محمد