يعد التقرير وسيلة من وسائل .. ماذا ؟

كتابة: نغم محمود آخر تحديث: 28 نوفمبر 2022 , 12:53

يعد التقرير وسيلة من وسائل

الاتصال الكتابي .

يُمثّل الاتصال الكتابي عملية يتم من خلالـها إرسال، واستقبال، ومشاركة المعلومات، وهو أحد أشكال الاتصال المختلفة، حيثُ تتنوّع وسائل الاتصال بشكلٍ عام ما بين «الاتصال الكتابي، الاتصال اللفظي، الاتصال السمعي».

ويمكن تعريف مفهوم الاتصال الكتابي بأنه الوسيلة الأكثر شيوعًا واستخدامًا في الأعمال، ولا يزال يتطوّر بشكلٍ مستمر، إذ يتم استخدامه إما بطريقة تقليدية كالتقارير الورقيّة، وإما بطريقة أكثر تطورًا من خلال الاتصالات الكتابية الإلكترونية، كـ «البريد الإلكتروني، المذكرة الإلكترونية».

أنواع الاتصال الكتابي

  • التقرير.
  • المذكرات.
  • النّشرات.
  • الكُتيّبات.
  • البطاقات البريديَّة.
  • رسائل البريد الإلكتروني.
  • البرقيَّات.
  • الفاكسات.
  • الرسائل الفوريَّة.

حيثُ تمثّل التقاير المكتوبة أحد أنواع الاتصال الكتابي، الذي يتم استخدامه في العمليات التجارية، وتشبه وظيفتها أيضًا المذكرات، والنشرات، والكُتيّبات، ورسائل البريد الإلكتروني، بينما تُستخدم البرقيّات، والفاكسات، والبطاقات البريديّة وغيرها في الشركات الأخرى، وللتواصل مع العملاء.

مزايا وعيوب الاتصال الكتابي

يُعد الاتصال الكتابي كغيره من وسائل الاتصال الكتابيّة، يجمع بين بعض المزايا، ويضم أيضًا بعض العيوب والسلبيات.

مزايا الاتصال الكتابي:

  • لا يتطلب الاتصال الشخصي، إذ يُمكن إبلاغ الموظف بمهام العمل المطلوبة بواسطة رسالة بريد إلكتروني، بدلاً من الاتصال اللفظي وجهًا لوجه.
  • يساعد في توفير المال، إذ يمكن إرسال بريد إلكتروني بدلاً من قطع مسافات طويلة من أجل التواصل.
  • إثبات خطي، وهي أحد أهم مميزاته حيثُ يوفر دليلًا مكتوبًا، ومُثبتًا إذا وقع أي خلاف بين الطرفين.

عيوب الاتصال الكتابي:

  • التأخير في الاتصال، إذ يمكن استغراق بعض الوقت، لحين استلام الطرف الآخر الرسالة المُراد توصيلها.
  • افتقاد السرية، وذلك إذا تم الاتصال كتابيًا على الأوراق، حيثُ يمكن للبعض قراءة ما بها من بيانات، أو معلومات.
  • مكلفة بعض الأحيان، تكمن تكلفة الاتصال الكتابي في شراء الأوراق، أو ضرورة اتصال خدمات الإنترنت، ولكن إذا كان الطرفين يتناقشان وجهًا لوجه بجوار بعضهما فلن يكون هناك حاجة لإنفاق الأموال.[1]

الشروط الواجب مراعاتها عند كتابة التقرير، أن يكون :

  • دقيقًا ويحمل ما يكفي من المعلومات.
  • مُنظمًا ومنسقًا بشكل جيد.
  • خالي من الأخطاء الكتابيّة.
  • نوع الخط واضحًا ومفهوم.
  • يشمل مسافات فاصلة.[2]

يمكن تقسيم أنواع التقارير حسب الفترة الزمنية إلى:

دورية، وغير دورية.

تقارير دورية: تُعرف التقارير الدورية بـ Periodic reports، وهي تقارير يتم إصدارها على فترات منتظمة، حيث تساعد في إبلاغ مجموعة محددة من الموظفين بكل ما يخص مشروعٍ ما من معلومات، والمقصود بالفترات المنتظمة أنَّه يصدر إما يوميًا، أو أسبوعيًا أو حتى شهريًا، وأبرز أمثلتها التقارير المالية.

يتميّز التقرير الدوري بعدّة خصائصها أهمها تنسيقه على فترات دورية منتظمة، فضلاً عن ما يمتلكه من معلومات منها «اسم الشركة، عنوان التقرير، التاريخ» كما يضم مجموعة عناوين وأعمدة كشكل من أشكال تنسيقه، إذ يأتي على هيئة جدول أو رسم بياني.

تقارير غير دورية: على عكس التقاير الدورية التي تصدر على فترات زمنية منتظمة وثابتة، تُعرف التقاير الغير دوريّة بأنها غير مُلزمة الإصدار بوقت معين، أو فترات محددة، ولكن يتم كتابتها عند الحاجة إليها، على سبيل المثال إذا تطلّب الأمر من الموظف قضاء وقتًا إضافيًا من ساعات العمل.[3]

التقرير نوع من أنواع الكتابة الوظيفية التي تتضمن معلومات معينة، وتشمل مقدمته العناصر التالية:

  • صفحة العنوان.
  • جدول المحتويات.
  • المُلخّص.
  • المُقدّمة.
  • النّقاش.
  • الاستنتاج
  • التوصيات.
  • المراجع.

صفحة العنوان: يبدأ التقرير بصفحة العنوان وهي الصفحة الأولى، وتتضمّن كلاً من «عنوان التقرير، الاسم، رقم هويّة الكاتب، اسم ورقم المساق، تاريخ التسليم».

جدول المحتويات: يعتمد جدول المحتويات على طول التقرير نفسه، ويمكن ألا تحتوي بعض التقارير القصيرة المكوّنة من 2 لـ 3 صفحات على جدول، أمّا التقرير الطويل المكوّن من 10 لـ 20 صفحة يجب أن يمتلك جدول محتويات.

المُلخّص: يكون عبارة عن لمحة بسيطة وموجزة لما يتناوله التقرير، لمنح المُستقبل فكرة عن نوعية التقرير والهدف منه، حيثُ يعرض الكاتب خلاله أهم النقاط الرئيسية بالتقرير، مع أهمية أن يكون المُلخص موخزًا ولكنه مفيدًا.

المقدمة: لا بد أن تشمل المقدمة وصفًا مختصرًا لسياق التقرير، إلى جانب المشكلة أو التغيير المطلوب، وتحديد الأهداف والغرض من التقرير، ومعاينة الهيكل الخاص بالتقرير.

النقاش: هو النص الكتابي الأساسي للتقرير، ويكون الغرض منه وصف الاستنتاجات، كما تتضمن أهم النقاط التي يجب كتابتها في المناقشة في « تقدم تحليل الموضوع بصورة منطقية، تقسيم الموضوع لعدة عناوين لمساعدة القاريء على استيعاب موضوع التقرير، وضع وربط الأدلة الخاصة بموضوع التقرير، وضع آخر النتائج التي تم الوصول لها، اقناع المُستقبل بوجهة نظرك».

الاستنتاج: يتم في هذه الخطوة كتابة وترتيب أهم استنتاجات التقرير الرئيسية، إلى جانب تحديد المواضيع الرئيسية المتعلقة بما تتناوله في التقرير، وكذلك توضيح الهدف من التقرير بنفس نمط المقدمة، ويجب أن يكون الاستنتاج كالآتي:

  • على شكل نقاط متتالية.
  • أن يكون منسقًا ومحددًا بشكل سليم ومفهوم، وسلس.
  • الايجاز بشكل منسق.

التوصيات: لا بد من كتابة بعض التوصيات إلى المستقبل، وتُكتب بالطريقة التالية:

  • تُكتب اعتمادًا على موضوع التقرير وكذلك الاستنتاج.
  • ترتيب النقاط حسب الأهمية.
  • الايجاز والاختصار.
  • كتابة توصيات مستقبلية متعلقة بالعمل.

المراجع: يتم فيها كتابة المراجع التي تم الاعتماد عليها في مناقشة التقرير، وتوضع عادةً في الصفحة الأخيرة من التقرير.[4]

مكونات هيكل التقرير

  • المُلخّص.
  • المقدمة.
  • النص الأساسي.
  • الخاتمة.

يعتمد الهيكل الخاص بالتقرير على نوعية التقرير نفسه، وما يناقشه من موضوعات أو تغييرات، أو حتى مشكلات، وتتمثّل مكوناته بشكل عام في الآتي:

الملخص: يتم كتابة المُلخص في التقرير على عدّة أقسام مختلفة، كل قسم يُناقش موضوعًا ما، تمامًا كـ الورقة الأكاديمية، على سبيل المثال يتم تخصيص قسم لنتائج التقرير، وعادةً ما يكون الملخص موجودًا في التقارير الرسمية كالتقارير المدرسية.

المقدمة: المقدمة بشكل عام هي النص الأساسي للتقرير، حيثُ توضح المقدمة الخاصة بالتقرير ما يتم مناقشته، إلى جانب طرح أي معلومات أساسية متعلقة بموضوع التقرير، وذلك قبل التّطرق إلى النتائج.

النص الأساسي: يُكتب في نص التقرير الأساسي موضوع التقرير، حيثُ يتم تقسيمه إلى مجموعة عناوين رئيسية وفرعية، والجدير بالذكر أنّ النص الأساسي للتقرير يمثّل الغالبية العظمى من حجم التقرير، بينما تشمل مقدمة وخاتمة التقرير بضع فقرات قصيرة.

الخاتمة: تجمع الخاتمة جميع المعلومات التي جاءت وذُكرت في التقرير، ويتم فيها وضع ما تم التوصل إليه في نهاية التقرير، حيثُ يكتب الكاتب آرائه الشخصية وما لديه من استدلالات.

الجدير بالذكر أيضًا أنه عند اعتيادك على طريقة كتابة الأوراق البحثية، ستجد أنّ أسلوب ومنهج كتابة التقرير يكون بنفس هيكل المقدمة والخاتمة، إلى جانب إضافة الورقة البحثية ملخصًا تنفيذيًا، وعادةً ما يلزم التقرير بعض المتطلبات الإضافية ومنها، إضافة صفحة العنوان، وجداول المحتويات، وما إلى ذلك.[2]

إشترك
نبّهني عن
guest
0 تعليقات
رد خطي
الإطلاع على كل التعليقات
زر الذهاب إلى الأعلى