محتويات
كيف تكتب التقارير
- تحديد الشروط المرجعية.
- جمع البيانات.
- إنشاء مخطط التقرير.
- المسودة الأولى.
- تحليل البيانات وتسجيل النتائج.
- التوصية بخطة عمل.
- تحرير التقرير.
تحديد الشروط المرجعية: جميع التقارير الرسمية تتطلب قسم تفصيلي، يشترط في هذا القسم التفصيلي عدة شروط مرجعية يجب ذكرها وهي:
- موضوع التقرير.
- لماذا التقرير ضروري.
- الغرض من التقرير.
تساعد هذه الشروط المرجعية القارئ على فهم أهمية التقرير وما يأمل كاتب التقرير في تحقيقه من خلال كتابة هذا التقرير، تُكتب هذه المصطلحات أو الشروط المرجعية في الفقرة الأولى من التقرير حتى يستطيع القارئ تحديد أهمية التقرير دون قراءة الوثيقة بالكامل.
جمع البيانات: يجب عليك إجراء البحث وتجميع البيانات والمعلومات المتعلقة بالموضوع الذي سيُكتب عنه التقرير، على سبيل المثال فإن كان هناك طبيب لديه نسخ من جميع السجلات الطبية للمرضى، إذا تم إدانة أحد المرضى في حدث ما، وطُلب من الطبيب إنشاء تقرير عن حالته، فسيرجع الطبيب إلى هذه الملفات ويبدأ في جمع المعلومات وتفسيرها.
تقدم المعلومات في التقرير بشكل بسيط ومفهوم، بالإضافة إلى إنشاء مخططات أو رسوم بيانية أو جداول -إن وجد- لجعل المعلومات أسهل.
إنشاء مخطط التقرير: مخطط التقرير هو قائمة مرقمة تحتوي على مواضيع التقرير، يمكنك تشبيهها بالفهرس حيث يتضمن مخطط التقرير ما يلي:
- جدول المحتويات.
- المقدمة.
- الاختصاص.
- ملخص الغجراءات.
- التحليل.
- الخاتمة.
- المراجع\ المصادر.
هذا الترتيب يعتمد على نوع التقرير ومدى طوله وإلى أي نسبة هذا التقرير بشكل رسمي، أهم شيء هو تضمين الأقسام الضرورية التي يجب على القارئ الانتباه لها، وترك كل ما هو غير ضروري.
المسودة الأولى: لن ينتج عن المسودة الأولى تقرير مثالي بالتأكيد ولكن هذه الخطوة من أهم مراحل بناء التقرير الناجح، حيث الغرض منها يكون في إخراج جميع النقاط الرئيسية من رأسك ووضعها على الورق.
لديك الوقت الكافي بعد ذلك لتحرير هذه الأفكار وتنسيقها وإعادة صياغتها، كما تساعدك المسودة الأولى في اكتشاف أي خلل أو ثغرات في البيانات أو التحليل أو نقص في البيانات الواردة، دون هذه الملاحظات وأبدأ في حل هذه المشكلات في عملية التحرير.
تحليل البيانات وتسجيل النتائج: كل تقرير يتضمن تحليل نهائي للنتائج، مثل المحاسب فإن تقريره يحتوي على شرح لأسباب انخفاض أسهم الشركة!، أو في مجال آخر بعد دراسات وأبحاث أُجريت تم التوصل إلى نتيجة نهائية ستكون ضمن التقرير في النتائج.
يجب أن يوفر هذا القسم معلومات ونتائج قيّمة، إذا لاحظت أنها غير كافية فسجل هذه الملاحظة وابدأ في معالجتها أو في شرح بشكل أكثر تفصيلًا.
التوصية بخطة عمل: القسم الأخير من التقرير تتم كتابة التوصيات به، فأنت تقدم فكرة للمسؤول أو قارئ التقرير من وجهة نظرك ماذا يمكننا أن نفعل الآن وماذا تقترح، حيث يعد التقرير وسيلة من وسائل الاتصال الكتابي بين الموظفين والمدراء، أو بين الأقسام وبعضها البعض داخل المؤسسة.
تحرير التقرير: ابدأ في تحرير التقرير بالكامل تأكد من الرجوع إلى الملاحظات ومعالجتها، ومعالجة الأخطاء النحوية والإملائية وأي أخطاء مطبعية في التقرير.
ابدأ في توزيع تقريرك حسب ما تتطلبه وظيفتك، يمكنك إرساله عبر البريد الإلكتروني إلى المدير أو رئيسك في العمل، أو إرساله في مكتبه، أو يُقال في اجتماع بشكل شفهي. [1]
وظيفة التقارير وأهميتها
- التقييم.
- تنمية المهارات.
- التحقيق.
- يعد أداة لاتخاذ القرار.
- عرض محايد للحقائق.
- أداة إدراية.
مفهوم التقرير هو إشارة إلى الوثائق الرسمية التي تعبر عن الحقائق الخاصة بموضوع ما، فستجد تقرير عن حالة المجني عليه في القضايا، وسنجد تقرير تعيين فرد جديد في المؤسسة، وكذلك تقرير عن مكسب أو خسارة أسهم الشركة في الربع الثاني من العام.
يكتب التقرير عن طريق خبير أو شخص مُكلف بذلك، وتتنوع أنواع التقارير وأهميتها ووظائفها، ومن أبرز وظائف التقرير:
التقييم: وظيفة التقرير هو تقييم الوضع الحالي للمؤسسة أو تقييم أداء العاملين أو تقييم نتائج الخطة الموضوعة لهذا العام.
تنمية المهارات: يساعد التقرير على تطوير المهارات في مختلف المجالات، فيمكنك كتابة تقرير عن أدائك في العمل أو في الدراسة لتنمية مهارة الكتابة والتحليل والعرض التقديمي.
كذلك إذا كنت باحثًا فإن كتابة التقرير تعزز منهجيتك في الابتكار والمساهمة، وكذلك يساعدك التقرير على اكتساب معرفة جديدة.
التحقيق: تكمن أهمية التقرير في تحقيقه في مشكلة ما أو التعمق في تفاصيل موضوع محدد، مثل كتابة تقرير عن ظاهرة علمية أو اجتماعية فهذا يجعلك تحقق في تفاصيل الامر بدقة شديدة للتوصل إلى كل المعلومات.
يعد أداة لاتخاذ القرار: يساعد التقرير رؤساء العمل والمدراء على اتخاذ القرارات المناسبة بناء على الحقائق والأدلة والنتائج التي وفرها التقرير، فعلى سبيل المثال إذا قدم المحاسب تقرير عن أسباب ارتفاع أسهم الشركة في الربع الثاني من العام، يبدأ المدراء في اعتماد الخطة التي كانت تسير عليها الشركة في هذا الوقت من العام لمزيد من ارتفاعات في أسعار أسهم الشركة.
عرض محايد للحقائق: عند إعداد التقري فإنها توفر عرض للبيانات بشكل محايد وموضوعي، حيث أنها تهتم بالتحقيق في أدق التفاصيل لذلك فهي تعرض الأمر من جميع زواياه دون تحيز أو انتماءات محددة.
أداة إدارية: يساعد التقرير في إدارة الاعمال والمشاريع باحتراف، حيث يمكنك كتابة تقارير عن التخطيط ومراقبة تحقق النتائج وتحديد أهداف المؤسسة للعام القادم وتقييم مستوى الأداء. [2]
أبرز 12 نوع من التقارير
- التقارير المعلوماتية.
- التحليلية.
- التشغيلية.
- تقارير الصناعة.
- التقارير الداخلية والخارجية.
- تقارير الأبحاث.
- تقارير المنتج.
- القسم.
- تقارير التقدم.
- الاستراتيجية.
- تقارير المشروع.
- القانونية.
تتنوع تقارير الأعمال بين اثني عشر نوعًا تشمل جميع المجالات والمستويات، وتغطي أنواع التقارير كل ما يمكن كتابته والاستفادة منه وتحليله سواء في المؤسسات أو على المستوي الشخصي.
التقارير المعلوماتية: يهدف هذا النوع إلى تقديم رؤي واقعية حول موضوع ما، تشمل هذه التقارير: تقارير الأداء، والنفقات، وتتسم هذه التقارير بالموضوعية ولا تتضمن اقتراح حلول أو وجود توصيات بها.
- مثال تقارير تتبع الأداء في العمل على سبيل المثال التقارير السنوية أو الشهرية.
التحليلية: يتضمن هذا النوع مزيد من المعلومات أكثر من المعلوماتية، حيث يهدف هذا النوع إلى خدمة متخذي القرار، يقدم هذا النوع توصيات وحلول ونتائج حول الخطوات التالية التي يمكن فعلها، ويساعد التقرير التحليلي في حل المشكلات.
- مثال تقرير حول معلومات عن فرص المبيعات ومعدل الاحتمالية وتوقعات للقيمة المستقبلية استنادًا إلى البيانات التاريخية.
التشغيلية: تتخصص في ذكر كل المعلومات عن المهام التشغيلية للشركة، مثل عمليات الإنتاج والتصنيع، وهي تقارير تتسم بأنها قصيرة الأجل لأنها تتحدث عن الحاضر، تكمن أهميتها في تحديد أي مشكلات أو فرص للتحسين أولًا بأول.
ويستخدم هذا النوع غالبًا في التصنيع والخدمات اللوجستية وتجارة التجزئة.
- مثال عمليات الإنتاج، عمليات تتبع المخزون في المخازن، تكاليف الإنتاج.
تقارير الصناعة: هي أحد أبرز أنواع التقارير شيوعًا فهي تستخدم في الصناعات وتوفر معلومات حول الأهداف ومؤشر الأداء.
- مثال تقرير عن مراحل البناء يتضمن قياس الأداء وإلى أين تم الوصول من خطة البناء. [3]
الفرق بين التقرير والمذكرة الداخلية
- التقرير وثيقة رسمية ومفصلة بينما المذكرة الداخلية وثيقة غير رسمية وموجزة.
- المذكرة تتحدث عن معلومات أو التحديثات أو الطلبات فقط بينما التقرير يقدم النتائج والاستنتاجات والتحليل .
- التقرير غالبًا ما يوّجه إلى الجمهور الخارجي، مثل: العميل، الشريك، الجهة التنظيمية بينما المذكرة موجهة إلى القسم او المدير أو الفريق أي داخل المؤسسة.
- المذكرات تتضمن سطر وصفي وموجز وتكون بطول صفحة أو صفحتين فقط. بينما التقرير يكون وصفي وغني بالمعلومات وتكون طويلة
- التقرير يكون له بنية محددة تتضمن ملخص ومقدمة وجدول محتويات ونص وتحليل وتوصيات وخاتمة، وقد يشمل جداول او مخططات بينما المذكرة تحتيو على عناوين أو نقاط وقوائم مرقمة والنص فقط.
- التقرير يتم طباعته او إرفاقه مع ملفات بصيغة PDF بينما المذكرة الداخلية يمكن إرسالها عبر البريد الإلكتروني أو نشرها على موقع ويب داخلي للمؤسسة.
لذلك يختلف هيكل التقرير ومكوناته اختلافا كبيرا عن المذكرة الداخلية بسبب الفرق بينهم في الهدف والغاية والرسالة. [4]
