العوامل التي تؤثر على وضوح الرساله

كتابة: ابتسام مهران آخر تحديث: 08 مارس 2021 , 09:36

ما هي الرسالة

الرسالة هي إحدى العوامل التي تؤثر على كفاءة الاتصال الفعال وهى ضمن عدة عوامل منها (الحصر ، المتصل ، قناة الاتصال ، الجمهور) ، جميع هذه العوامل تتحد مع بعضها لتشكل اتصالات فعالا ، عندما يتحدث المرء عن متواصل للرسالة ، مطلوب منه الكثير قبل أن تتمكن رسالته من تحقيق النتائج المرجوة ، من بينها : المهارة ، وطرق التوصيل ، ورسالة ، ولغة الجسد .
ويجب إدراك الفرق بين الاتصال والتواصل ، ويجب أن تتوفر في الرسالة عدة شروط هي :

  • أن تكون واضحة .
  • يجب أن تكون موجزة وبسيطة ومباشرة .
  • مقنعة: يجب أن تكون الرسالة مقنعة ، وليس بالضرورة أن تكون عاطفية ، ولكن اجعل الجمهور أو المتلقي يفهم السبب وراء الرسالة وما هو متوقع منها .
  • فضولي : يجب أن تكون الرسالة ممتعة بحيث يرغب الجمهور ، أو المتلقي في معرفتها ، أو الاستماع إليها أكثر .
  • الرحمة: يجب أن تكون الرسالة حنونة جدا .
  • الثقة : يجب على كاتب الرسالة أن يكون واثقا من نفسه ، ولكن لا يكون متعجرفا ، فقط يقوم بإظهار الشخصية التي ستجعل الجمهور يحبه ، ويثق في رسالته ويريدهم أن يتحدثوا أكثر عن الرسالة ، حتى بعد رحيله .
  • التحكم : يجب أن يكون الشخص متحكمًا في رسالته ، ويتحدث أقل ، ويحافظ على الاتصال من خلال لغة الجسد ، ويقوم بإدارة جميع المعدات أو الأجهزة المستخدمة للرسائل بشكل صحيح .
  • يتجنب سقوط الأشياء من على الطاولة ، وتجنب الأوراق المتطايرة .
  • المصداقية : يجب أن تكون الرسالة تتمتع بالمصداقية ، ومدعومة بالبيانات ، أو الاقتباسات أو الإشارة إلى السلطات والعلماء المعروفين ، لا يجب تقديم حقائق لا أساس لها ، وعندما تكون الأدلة العلمية مطلوبة ، يجب شرحها للجمهور .
  • اليقين : يجب أن يتأكد من المعلومات والرسائل ، ويكون مستعدًا لتقديم إجابات للأسئلة ، يكون مستعدا لشرح المفاهيم غير المفهومة ، وإذا كانت الرسالة تتمحور حول فكرة أو كائن جديد ، فيجب اخذ وقتًا لشرحه للجمهور ، خلق انطباع دائم في ذهن المتلقي .[1]

العوامل التي تؤثر على وضوح الرسالة

تستمد الاتصالات الفعالة القوة من الرسالة الواضحة ، وتلعب الرسالة دورا مناسبا ضمن عناصر عملية الاتصال ، إذا تم إرسال رسالة خاطئة ، بغض النظر عن مدى جودة الاتصال ، فلن تأتي النتيجة المرجوة، على سبيل المثال ، الرسالة الموجهة للمزارعين ، إذا تم تسليمها إلى الأطباء ، فإنها ستفشل .

أيضًا الرسالة الموجهة للمعلمين إذا تم تقديمها إلى الصحفيين والممرضات والسائقين والمحامين والمحاسبين والإداريين ، فإنها ستفشل بالتأكيد، على الرغم من أن معظم هؤلاء الأفراد قد يكونون آباء لديهم أطفال في المدرسة ، ويعلمون أهمية الاتصال في حياتنا ، ومن أهم العوامل المؤثرة على وضوح الرسالة :

  • الوضوح المفاهيمي : نقطة البداية لكل انواع الاتصال ، كما رأينا بالفعل ، هي وجود فكرة أو مفهوم ، يتم ترجمة هذا المفهوم إلى رسالة ويتم نقله إلى المتلقي ، وبالتالي فإن الوضوح المفاهيمي هو عامل مهم للغاية يؤثر على الاتصال .

مهما كانت الطريقة المعتمدة ، يجب أن يكون الاتصال واضح بشأن ما يريد المرسل نقله ، يجب عليهم إعطاء الشكل المناسب لأفكارهم ويجب أن يطوروا الفكرة بشكل هادف .

إذا لم يكن المرء واضح بشأن أفكاره ، فإن صياغة الرسالة تتأثر أيضا الاتصال هو كل شيء عن نقل المعلومات والأفكار التي تسعى إلى ترجمة الأفكار إلى أفعال ، الأفكار التي يتم تصويرها بشكل غير صحيح تترجم إلى رسائل سيئة .

تشكل الأفكار جيدة التصميم والمنظمة بداية جيدة لعملية الاتصال، وهذا يفسر أيضا سبب إعطاء مهارات الاتصال والتواصل المفاهيمية أهمية كبيرة في الأعمال التجارية الحديثة .

  • اللغة : عملية الاتصال شفوية وكتابة ، ومع ذلك ، يتحدث الناس ويفهمون لغات مختلفة ، لكل من التواصل الشفهي والكتابي ، تصبح اللغة هي أداة التفكير ، لذلك، يجب على المرسل التأكد من وصول الرسالة إلى المتلقي بلغة يمكنه فهمها ، طالما أن المرسل والمتلقي يتحدثان ويكتبان ويقرأن ويفهمان نفس اللغة ، فهناك اتصال مباشر .

إذا لم يكن الأمر كذلك ، فسيتعين على المتصل اللجوء إلى الترجمة من خلال وسيط ، قد يكون الوسيط مترجما ، إذا لم تتم الترجمة أو التفسير بشكل صحيح ، فستكون الرسالة المستلمة مختلفة عما قصده المتصل ، في الاتصال الكتابي ، يفترض مستوى معرفة القراءة والكتابة لدى المتلقي أهمية ، في التواصل اللفظي أيضًا، يسبب ذلك عمق فهم اللغة المنطوقة فرقا .

إذا كانت هناك اختلافات شاسعة بين المرسل والمستقبل من حيث إتقان اللغة وإذا لم يتعرف المرسل عليها أثناء إرسال الرسالة ، فإن الاتصال يتأثر ، كل لغة لها مفرداتها الخاصة وتتأثر جودة الاتصال بقوة الكلمة لكلا الطرفين ، عندما تختلف معرفة ومستوى فهم المتحدث ، المتصل والمستمع ، المتلقي بشكل كبير ، فإنه ينتج عنه اختلاف في الطول الموجي ، هذا يؤدي إلى الإرسال العلوي ، أي أن الرسالة تتجاوز مستوى فهم المستقبل ، مثال على ذلك هو استخدام المصطلحات التقنية والكلمات أو العبارات المتخصصة في مخاطبة الأشخاص الذين ليسوا على دراية بالموضوع .

  • الحالة المزاجية والتقبل : يصبح الاتصال هادف عندما يظهر المتصل الحماس ويظهر المتلقي تقبلاً ، كلاهما يتأثر بالحالة المزاجية ، وبالتالي فإن مزاج المتصل ومزاج المستمع يؤثران على عملية الاتصال .

يشير مزاج الشخص إلى الحالة الذهنية للشخص أو الرغبة في إرسال أو استقبال الاتصال ، إذا كان أي من الأطراف غير راغب، فلن يتحقق الغرض من الاتصال .[2]

كيف تكون الرسالة الفعالة

  • يطور المرسل فكرة : تبدأ جميع الرسائل بوضع تصور للفكرة ، بعد كل شيء ، إذا لم يكن لديك سبب منطقي، فلن يكون لديك سبب للتواصل .
  • المرسل يصوغ الرسالة : يجب بعد ذلك وضع الفكرة في كلمات ، عليك أن تقرر كيف ستعبر عن نفسك، يسمي متخصصو الاتصالات هذا “الترميز” ، يمكن أن تكون أصعب خطوة ، وتتطلب عدة مراجعات حتى تشعر بالرضا عن صوابها .
  • يقوم المرسل بتحديد وسيط للرسالة ، بصفتك صاحب عمل صغير ، فإنك تواجه اختيارات لم تكن تحت تصرف أسلافك ، وذلك بفضل التكنولوجيا ، هذا جزئيًا سبب أن هذه الخطوة تستحق دراسة متأنية ، غالبًا ما يمنع الاتصال وجهاً لوجه نوع الاتصال الخاطئ الذي يمكن أن يحدث في رسائل البريد الإلكتروني وخاصة الرسائل النصية ، ينقل المرسل الرسالة ، بحيث يمكنه الانتقال عبر الوسيط المختار ، بهذه الخطوة ، يكتمل دور المرسل .
  • يتلقى المستلم الرسالة ويفك تشفيرها ، هذه هي الخطوة التي يمكن أن تكون محفوفة بالتحديات ، على وجه التحديد حيث من المرجح أن تظهر تلك الحواجز والعقبات والعوامل الأخرى لانهيار الاتصال ، لا يمكن أن يحدث الاتصال الفعال، ما لم يخصص المرسل والمستقبل نفس المعنى للرسالة .
  • يقدم المستلم ملاحظات ؛ تنهي التعليقات عملية الاتصال، ولكن ليس دائمًا بشكل ودي ، بينما يتوق كل مرسل إلى ردود الفعل الإيجابية ، فإن الحقيقة هي أن الملاحظات المشوشة أو المثيرة للجدل أو الغاضبة توفر فرصة للتغلب على اختلافات الاتصال، بشرط أن يظل الاتصال ثنائي الاتجاه بين المرسل والمتلقي صادقًا وصادقًا .[3]
زر الذهاب إلى الأعلى
إغلاق