محتويات
تستخدم جداول البيانات بشكل أساسي في
- تخزين بيانات الأعمال.
- الاستخدام في العمليات الحسابية.
- إنشاء الميزانية وحساب الإنفاق.
- إنشاء التقارير والرسوم البيانية.
- الاستخدام في الأعمال الإدارية.
- تصدير البيانات.
- تصفية البيانات.
تستخدم جداول البيانات بشكل أساسي في مجال الأعمال والمحاسبة، ويكون الهدف الرئيسي من إنشائها هو تبويب البيانات، وتنظيمها، وتصنيفها، بطريقة منسقة ومرتبة للحصول على النتائج والتحليلات التي تخدم العمل.
تخزين بيانات الأعمال: يمكن تخزين البيانات بمختلف أنواعها في الجداول وبكميات ضخمة، كأن يتم حفظ بيانات المنتج، أو العملاء، أو المعلومات المحاسبية بين صفوف الجدول التي قد تصل إلى ما يقارب مليون صف، بينما الأعمدة تعادل 16000 عمود تقريباً.
الاستخدام في العمليات الحسابية: يمكن القيام بالكثير من العمليات الحسابية المعقدة من خلال صيغ الدالات المختلفة التي يوفرها برنامج إكسل بمنتهى السرعة والدقة، حيث يُمكّن من إظهار النتائج خلال ثوان معدودة.
إنشاء التقارير والرسوم البيانية: من الممكن للجداول في إكسل أن تساعد على إنشاء التقارير الناتجة عن تحليل البيانات، مع تجسيدها في شكل رسوم بيانية ومخططات دائرية توضيحية؛ بغرض توفير المزيد من الفهم للمسؤولين عن العمل ومتابعة حسن سير الأعمال التجارية.
الاستخدام في الأعمال الإدارية: تساعد هذه الجداول في استخراج بعض المعلومات التي تخدم العمل الإداري في أي شركة باختلاف مجالها، وقد تشمل الإيصالات والفواتير، كما يمكن استخدامها للتحليل والتنبؤ من أجل التخطيط للأعمال المستقبلية القادمة.
تصدير البيانات: من الممكن فتح الجداول التي تمَّ تصديرها من بعض الأنظمة التي قد لا يتم تعريفها أو عرضها بطريقة مرتبة ومنظمة إلّا عن طريق هذه الجداول في برنامج اكسل، ممّا يجعل الوصول للبيانات سهلاً للغاية.
تصفية البيانات: إن استخدام الجداول يساعد في تحديد موضع الأخطاء، وحذف تكرار البيانات، وترتيبها بطريقة منظمة، ممّا يُمكّن من التخلص منها بسهولة، وهذا ما يزيد من جودة النتائج الخاصة بالأعمال. [1]
من البرامج التي تستخدم لانشاء جداول البيانات
يعدّ برنامج اكسل من أكثر البرامج شيوعاً في إنشاء جداول البيانات.
يبحث الكثير من الأشخاص بشكل فردي، أو الشركات عن برنامج يمكنهم من خلاله تخزين البيانات، وتصنيفها، وتحليلها، وعرضها بطريقة منظمة ومرتبة؛ من أجل الحصول على مجموعة من النتائج والتقارير التي تخدم العمل بشكل عام.
ولعلٍ برنامج Microsoft Excel يعدّ من أكثر برامج إنشاء الجداول البيانية شيوعاً، بما يوفره من تصنيف للبيانات في صفوف وأعمدة مع إتاحة نظام استخدام الدالات الحسابية، واستخراج النتائج على شكل رسوم بيانية وتقارير تفصيلية.
كما يوجد -بالإضافة إلى اكسل- العديد من البرامج التي يمكن من خلالها إنشاء جداول بيانية مثل Lotus 1-2-3، وMicrosoft Works Spreadsheet، وOpen Office Calc، وGoogle Drive Spreadsheet والتي يمكن العمل عليها في متصفح الويب.
وكما اكسل فإن هذه البرامج تتيح العمل على الجداول بذات الطريقة، وتقدّم نفس الميزات باختلافات بسيطة، ويعود الاختيار فيما بينها على أساس الغاية المطلوبة من إنشاء الجدول، إضافة للتفضيل الشخصي في استخدام برنامج ما دون غيره.
وحقيقةً فإنه من الأفضل اختيار البرنامج الذي يوفر قدرة أكبر في التعامل مع المعادلات الرياضية المعقدة، وإتاحة التحديث التلقائي عند القيام بتعديل أي خلية من خلايا الجدول. [2]
ما نوع البيانات التي يتم ادخالها في جدول البيانات
- البيانات النصية.
- البيانات الرقمية.
- صيغ الدالات.
تتكون الجداول بشكل عام من الأعمدة والصفوف التي تشكّل مجموعة من الخلايا بحيث يمكن من خلالها إضافة البيانات للجدول، ومن الممكن أن تحتوي كل خلية على عنصر واحد منها،
وإضافة إلى ذلك فإنه يتم تقسيم البيانات بهذه الجداول إلى ثلاثة أنواع رئيسية، وهي:
البيانات النصية: تستخدم البيانات النصية في الجداول بالعناوين الخاصة بورقة العمل، أو الأسماء الخاصة بالأعمدة، وتشمل هذه البيانات بشكل عام جميع الحروف الأبجدية من الألف إلى الياء، والرموز مثل ! أو % أو * وغيرها.
البيانات الرقمية: هي البيانات التي تحمل قيم عددية وتستخدم في الحسابات والمعادلات، وتشمل هذه البيانات التواريخ والزمن بهيئة أرقام، ولابدّ من التنويه إلى أن تنسيق الخلية التي تحتوي على رقم على أنها خلية نصية يلغي استخدامها في الدالات والعمليات الحسابية، ويتم الاكتفاء بها كنص فقط.
صيغ الدالات: هي المعادلات الرياضية التي يتم من خلالها القيام بعمليات حسابية على الخلايا مثل الجمع والطرح والقسمة والضرب، وغيرها من العمليات الحسابية المتقدمة كالمعادلات الجبرية المعقدة، حيث تمكن من الحصول على نتائج دقيقة خلال ثوان فقط. [3]
ما فائدة تنظيم البيانات في جداول
- تنظيم وترتيب البيانات.
- المرونة وتعدد الاستخدامات.
- دقة وصحة البيانات.
- تحليل البيانات.
- تقديم رسوم توضيحية.
- توفير الجهد والوقت.
- التعاون والمشاركة.
- التكامل مع بعض البرامج.
إن تنظيم البيانات في جداول مرتبة ومنسقة يعود بفوائد مختلفة على العمل، مما يوفر المزيد من الكفاءة في إنجاز الأعمال.
تنظيم وترتيب البيانات: إن إدخال البيانات في جداول يمنح المستخدم المزيد من التنظيم والدقة في العمل عن طريق تنسيقها بصفوف وأعمدة، من خلال السهولة التي يوفرها في الوصول إلى البيانات المطلوبة والتعديل عليها ببضعة خطوات بسيطة.
المرونة وتعدد الاستخدامات: توفر جداول البيانات الكثير من المرونة في التعامل؛ لأنها تتعامل مع أنواع متعددة من البيانات كالنصوص، والقيم العددية، والتواريخ والوقت، وكذلك الدالات الحسابية التي تستخدم لمعالجة البيانات.
دقة وصحة البيانات: يضمن تحديد نوع البيانات المدخلة للخلية عدم الوقوع في الأخطاء، حيث ترفض الخلية أي قيمة مدخلة تخالف التنسيق الذي تم برمجتها على أساسه، مما يوفر المزيد من الصحة والدقة أثناء العمل.
تحليل البيانات: توفر برامج إنشاء الجداول أدوات فعالة في تحليل البيانات، حيث يتم استخراج تقارير عن النتائج، والتي تقدّم رؤية واضحة ودقيقة عن العمل بناءً على البيانات التي تمّ إدخالها من قِبل المستخدم.
تقديم رسوم توضيحية: يعدّ تقديم الرسوم البيانية التوضيحية والمخططات الدائرية من أهم فوائد تبويب البيانات في جداول، حيث تسهّل شرح الأفكار من خلال عرض تقديمي مصحوب برسوم تجسيدية للبيانات بالنسب المئوية مع الأشكال والألوان الجذابة.
توفير الجهد والوقت: توفر الاختصارات والميزات التي يمكن استخدامها في الجداول الكثير من الوقت والجهد مثل ميزة التعبئة التلقائية للبيانات، أو استخدام النماذج الجاهزة، وحتى صيغ الدالات التي تسهل عمليات الحساب.
التعاون والمشاركة: من الممكن مشاركة ملفات الأعمال للبيانات مع الآخرين في برامج إنشاء البيانات، مما يمكّن مشاركتها والتعديل على الخلايا من قِبل مجموعة من الأشخاص في ذات الوقت.
التكامل مع بعض البرامج: توفر برامج إنشاء الجداول استيراد البيانات من تطبيقات خارجية أو تصديرها بطريقة منسقة ومرتبة مع البرامج التي تتناسب معها، مما يسهل نقل البيانات والمعلومات بمنتهى السهولة. [4]
من الأمثلة على برامج جداول البيانات المجانية
هنالك العديد من البرامج المجانية التي يمكن من خلالها إنشاء جدول بيانات احترافي، ولعلّ اكسل أبرزها، لكنه ليست الوحيد بالتأكيد.
على الرغم من أن برنامج اكسل يعتبر الأكثر شيوعاً في مجال إنشاء الجداول البيانية حول العالم، إلّا أنه يمكن استبداله بالعديد من الخيارات التي تتيح نفس ميزاته وبالمجان أيضاً، ومن أشهر هذه البرامج ما يلي:
- Excel Online،ويمكن تحميله من هنا.
- WPS Spreadsheet،ويمكن تحميله من هنا.
- Google Sheets،ويمكن تحميله من هنا.
- Zoho Sheet،ويمكن تحميله من هنا.
- LibreOffice Calc،ويمكن تحميله من هنا.
- Apache OpenOffice Calc،ويمكن تحميله من هنا.
- Quip،ويمكن تحميله من هنا.
- Hancom Office. [5]، ويمكن تحميله من هنا.
