محتويات
كيفية استخدام توقيعات في الوورد
- النقر على مكان التوقيع.
- اختيار سطر التوقيع.
- وضع البيانات.
- إدراج التوقيع.
كيفية استخدام توقيعات في الوورد من الأشياء التي انشغل بها الكثيرون بسبب أهميتها بالنسبة للأوراق الرسمية، ويمكن إضافة التوقيع من خلال هذه الطريقة:
النقر على مكان التوقيع: حتى تقوم بالتوقيع في ملف وورد لا بد من النقر على المكان الذي تريد التوقيع فيه، حيث أن هذه النقرة تخبر البرنامج بأن هذا الموضع هو الذي تريد إضافة التوقيع فيه بعد تنسيقه وإضافة البيانات، ويمكن إضافة التوقيع في أي جزء من الصفحة، ولكن المكان المعروف للتوقيع هو أسفل الصفحة.
اختيار سطر التوقيع: بعد الضغط تقوم بالبحث عن الخيار Insert أو إدراج في شريط أدوات البرنامج، وهذه العلامة هي التي من خلالها يمكننا إضافة أي شيء في الصفحة مثل الصور والتوقيعات، وبعد الضغط عليها ستظهر الخيارات، لذلك نقوم باختيار سطر التوقيع أو Signature line، وهو السطر الذي سنضيف إليه البيانات بعد ذلك من أجل إضافتها.
وضع البيانات: بعد الضغط على سطر التوقيع سوف تنبثق نافذة منه وهذه النافذة هي التي من خلالها يمكننا إضافة البيانات التي تظهر على سطر التوقيع، عادة ما تكون الخانات المتوفرة للاسم ورقم الهاتف والإيميل، ويمكن إضافة أي معلومات أخرى تريد أن تظهر على هذا السطر، والإصدارات الحديثة من الوورد توفر أشياء أكثر.
إدراج التوقيع: بعد إضافة سطر التوقيع وإضافة البيانات أيضًا، نقوم بالضغط على موافق وذلك من أجل إدراج البيانات على شكل توقيع في الصفحة ومن ثم يمكنك طباعتها، كما يمكنك الاحتفاظ بنسخة من هذا التوقيع ومن ثم استخدامه بكثرة في المستقبل في المستندات الرسمية.[1]
عمل توقيع بخط اليد على الوورد
- الكتابة والتصوير.
- نقل الصورة إلى الكمبيوتر.
- قص الصورة.
- حفظها.
- إضافتها للمستند.
من الطرق التقليدية القديمة في عمل توقيع على الوورد إضافة توقيع بخط اليد عليه، والطريقة كالآتي:
الكتابة والتصوير: الكتابة والتصوير في خطوات إضافة توقيع بخط اليد في ملف وورد هي الخطوة الأولى، حيث نقوم بإحضار ورقة والكتابة فيها حيث نكتب التوقيع بالطريقة التي نحب، ثم نقوم بتصويرها صورة جيدة، أو استخدام برامج المسح الضوئي حتى تكون الصورة تشبه الصور الإلكترونية.
نقل الصورة إلى الكمبيوتر: الخطوة الثانية هي نقل الصورة على جهاز الكمبيوتر من أجل استخدامها بعد ذلك، ويمكن فعل ذلك من خلال الطرق المختلفة حيث يمكن استخدام الماسح الضوئي للجهاز والذي سينقل الصورة مباشرة إليه، أو نقوم بنقلها بالبريد الإلكتروني من خلال إرسال رسالة نصية تتضمن الصورة.
قص الصورة: من الخطوات المهمة في هذه العملية قص الصورة، وذلك لأن الصورة لا تكون وحدها بل من الممكن أن تظهر أشياء أخرى فيها، لذلك يجب قصها وترك التوقيع فقط حتى نستطيع استخدامه بصورة مثالية، ويمكن استخدام الكمبيوتر نفسه لهذا الأمر أو استخدام برامج القص.
حفظها: بعد القص نقوم بحفظ الصورة في امتداد من الامتدادات الخاصة بالصور مثل png أو jpg، وهذه الامتدادات هي التي تحافظ على الصور أثناء حفظها من أن تتلف أو لا نستطيع إيجادها.
إضافتها للمستند: من قائمة Insert تقوم بإدراج الصورة في الملف من خلال الحصول عليها من المكان الذي حفظناها فيه، وبعد قص الصورة سيظهر التوقيع فقط في الصفحة ويمكننا التغيير في حجمه لاختيار الحجم الذي نريد أن يظهر به.[1]
ما هي انواع التوقيع الالكتروني
- توقيع بسيط.
- التوقيع المتقدم.
- التوقيع المؤهل.
هناك ثلاثة أنواع من التوقيعات الإلكترونية التي تستخدم مع الملفات، وتختلف في تعقيدها وبساطتها من خلال الطرق المستخدمة في عملها:
توقيع بسيط: التوقيع البسيط هو التوقيع الذي يستخدم بكثرة في برنامج الوورد والذي يعتمد عليه الكثير من الناس، وذلك لأنه لا يحتاج لأشياء كثيرة من أجل عمله، ولكن هذه التوقيعات لا تضمن أمانًا لأي من المستندات فيمكن تزويرها بسهولة واستخدامها في عمليات مشبوهة، ولكن هي أرخص التوقيعات التي يمكن عملها بطريقة سهلة ويسيرة وبضغطة زر واحدة.
التوقيع المتقدم: هذا نوع متقدم من التوقيعات والذي يختلف تمامًا عن التوقيع البسيط، وذلك بسبب تعقيدها وتعقيد طريقة عملها، حيث يعتمد عملها على استخدام شهادة بها البيانات الشخصية الرسمية، بالإضافة إلى أن البرامج التي يمكن عملها من خلالها تطلب تحديد الهوية والتأكد منها، لذلك التوقيع المتقدم يعتبر هو التوقيع الآمن مقارنة بالتوقيع البسيط ويمكن من خلاله حماية المستندات.
التوقيع المؤهل: التوقيع الأكثر أمانًة مقارنة بالتوقيع البسيط والتوقيع المتقدم، وذلك لأنه يوفر تحقيقًا للهوية أكثر تعقيدًا من النوعين الآخرين وبالتالي يمكن استخدامه مع المستندات الأكثر أهمية، ورغم أن هذا التوقيع هو الأكثر تكلفة فإن الأمان الذي يوفره يستحق أن نجازف من أجله لحماية البيانات والمستندات. [2]
توقيع الكتروني بالجوال
يمكن عمل توقيع الكتروني بالجوال بكل سهولة وذلك من خلال استخدام التطبيقات المختلفة التي تناسب الهاتف، حيث أن هناك تطبيقات كثيرة ومفيدة وتقدم هذه الخدمات مجانًا أو بشكل مدفوع، ومن هذه الخدمات:
- توقيع رقمي أو إلكتروني على أنواع الملفات المختلفة من أجل حمايتها.
- توفير خدمة إرسال الملفات للأشخاص للتوقيع عليها.
- حكاية المستندات ليس من خلال التوقيع فقط ولكن من خلال حفظ الملفات في التطبيق.
- البرامج أغلبها مدفوع، ولكن هناك نسخًا مجانية يمكن استخدامها.[3]
أفضل التطبيقات لعمل توقيع الكتروني
- برنامج Docusign.
- تطبيق Dropbox sign.
للأشخاص الذين لا يحبون التعامل مع الأجهزة مثل الكمبيوتر أو ماك، يمكنهم إضافة التوقيعات على الموبايل من خلال استخدام تطبيقات معينة، مثل:
برنامج Docusign: تطبيق Docusign من التطبيقات المهمة وذات البصمة في هذا المجال حيث يستخدمه الناس بكثرة، حيث يوفر هذا التطبيق نسخة مجانية ونسخة مدفوعة وكلا النسختين توفران مجموعة من القوالب التي يمكن استخدامها في اختيار التوقيع، وكذلك يمكن حفظ القالب بالتوقيع لاستخدامه بعد ذلك.
تطبيق Dropbox sign: يمكن استخدام هذا التطبيق على كل الأجهزة مثل الجوالات وأجهزة الكمبيوتر، ورغم أن هذا التطبيق في مرحلته الانتقالية إلا أنه يؤدي الغرض بصورة مثالية، حيث أنه يسمح بتجربة مجانية لمدة ثلاثين يومًا وهي مدة كافية من أجل عمل توقيع إلكتروني مختلفة وبتصميمات مختلفة، كما أنه يدعم الكثير من القوالب المتخصصة والعلامات التجارية الخاصة بالشركات.[3]
ما هي اهمية التوقيع الالكتروني
- سرية المستندات.
- سمعة الأعمال.
- إدارة الوقت.
- الخيار البديل.
- منع الاحتيال.
للتوقيع الإلكتروني للمستندات أهمية كبيرة للغاية، تكمن في:
سرية المستندات: المستندات عادة ما تكون عرضة لتلاعب الأشخاص غير الموثوق بهم، لذلك لا بد من حفظ هذه المستندات بطريقة لا تمكنهم من التلاعب بها وذلك من خلال التوقيع عليها توقيعًا أصليًا وصحيحًا لصاحب هذه الملفات.
سمعة الأعمال: المستندات الموقعة رقميًّا تحسن من سمعة الشركة لدى العملاء وذلك من خلال توضيح أن المستندات في هذه الشركة آمنة بصورة ما ولا يمكن لأي أحد التلاعب بها طالما أن التوقيع موجود عليها.
منع الاحتيال: منع الاحتيال هو الأساس في عملية التوقيع حيث يتم توقيع المستندات من أجل حمايتها وعدم حدوث أي اختراق أو سرقة أو تلاعب بهذه المستندات، لذلك يجب توقيع المستندات بصورة دائمة من أجل حمايتها.[4]
