عناصر الأسلوب الجيد في كتابة مستندات الأعمال

كتابة: الرميصاء رضا آخر تحديث: 07 ديسمبر 2022 , 14:36

من عناصر الأسلوب الجيد في كتابة مستندات الأعمال

  • تحديد الهدف.
  • تحديد الجمهور.
  • التناسق.
  • سهولة القراءة.
  • المظهر.
  • تجنب الإسهاب.
  • القواعد الإملائية والنحوية.

مستندات الأعمال هي من الأساسيات التي تقوم عليها الشركات وجميع الأعمال التجارية، فهي بمثابة السجلات التي يتم تسجيل فيها كل شيء، ومنها أيضًا العقود والوثائق التي تتم بين الشركاء أو الشركات التي يتم عقد الصفقات معها، فمستندات الأعمال هي جميع الملفات والمستندات والأوراق وكذلك الكتب والتقارير والسجلات والرسائل المتعلقة بالعمل بين الشركة والشركات الأخرى فهي جميع المستندات المتعلقة بأنشطة العمل، ومنها أيضًا جميع المعاملات المالية وبيانات العملاء أو الاتفاقيات وتقارير الاجتماعات وقائمة مستندات أعمال الشركات والأعمال التجارية لا تنتهي أبدًا، فمتعلقات الشركات تكون كثيرة للغاية ولا بد من توثيقها وحفظها.

إن أهمية مستندات الأعمال تكمن في أنها الأشياء التي توثق الأعمال والأنشطة التي تقوم بها الشركة أمام الشركاء أو أمام الجهات الرسمية، لذلك هناك قواعد لا بد من الالتزام بها عند كتابة أي مستند عمل حتى يكون مرتبًا وواضحًا ولا يلتبس الأمر على المطلعين عليه، وهناك أيضًا عناصر لا بد أن يتضمنها المستند حتى لا تحدث أي أخطاء قد تكون سببًا في أي شيء خطير بعد ذلك ومن هذه العناصر والخطوات:

تحديد الهدف: تختلف أهداف مستندات الأعمال التي يرسلها أصحاب الشركات للشركات الأخرى، أو المستندات التي يتبادلها الموظفون بين بعضهم في الشركة سواء كان مستندات أعمال مالية أو حسابية أو أي شيء آخر، فمنها من يكون الهدف منه الحصول على رد معين، ومنها ما يكون الغرض منه توصيل رسالة بدون الحصول على رد، فيتم تحديد الغرض قبل كتابة المستند حتى يتم التركيز على الذي يكتب من أجل تحقيق الغرض المحدد.

تحديد الجمهور: حتى تكتب مستندات الأعمال بشكل مركز يؤدي الغرض منها، لا بد أن تستهدف القارىء بشكل صحيح، فإذا استهدفت القارئ بشكل صحيح ستعرف الذي من المفترض أن يكتب والذي يؤثر على القارئ وطريقة الكتابة، حتى يتم الغرض من هذه الوثيقة وسيكون من المفيد لتحقيق الغرض أيضًا المعرفة العميقة بالجمهور، فمن الممكن أن يقرأ المستند الكثير من المديرين والموظفين، فلا بد من تحديدهم حتى يتم الكتابة لهم بنغمة وطريقة معينة ومناسبة.

التناسق: قبل الكتابة لا بد أن تفكر في هيكل معين للمستند الذي تريد أن تكتبه، ثم تقوم بتحديد الخطوط العريضة والتفاصيل التي تريد الحديث عنها، ثم ابدأ بتوليد الأفكار وتصور المستند بعد الكتابة والأشياء بالتفصيل التي تريد كتابتها فيه وأماكنها في هيكل متماسك ومتناسب مع الغرض والفئة المستهدفة للقراءة، وأيضًا إذا كان المستند طويلًا فلا بد أن تحدد العناوين الرئيسية والفرعية للمستند قبل بدء الكتابة، ثم ابدأ في الكتابة بشكل مرتب ومنظم حتى يحتوي المستند على كل أفكارك والأساسيات التي حددتها.

سهولة القراءة: يجب أن تتميز الكتابة داخل مستندات الأعمال بالسهولة والرسمية، فالمصطلحات الرسمية تناسب جميع الفئات، فيمكنك استخدامها بالأخص لو كانت المستندات خاصة بتوثيق شيء، حتى يتم قراءتها بسلاسة ويسر من قبل المرسل إليه هذا المستند، فالروتين في استخدام الألفاظ يسهل الكثير من العمل على الموظفين وكذلك الوقت في فك شفرات المصطلحات الغريبة التي يتم استخدامها من قبل بعض الموظفين أو أصحاب الشركات.

المظهر: مظهر المستند هو أول شيء يظهر للقارئ، فلا بد أن يخرج المستند بشكل منظم ومرتب، به كل العناوين الرئيسية والفرعية التي من الممكن أن يبحث عنها القارئ، وأيضًا الكتابة لا بد أن تكون منسقة بشكل أفضل وفي فقرات متناسبة مع بعضها حتى لا يظهر عدم تناسب الفقرات ملفتًا للقارىء فهذا من الأشياء المهمة، فالناس يهمهم المظهر في البداية وهو الذي يجذبهم للقراءة.

تجنب الإسهاب: لا بد من المحافظة على الإيجاز وتجنب الإسهاب، فلا بد من تأكدك عند بدء الكتابة أن تكون الكتابة بعيدة عن الإسهاب وموجزة قدر الإمكان، وتجنب المصطلحات غير الضرورية التي قد تربك القارىء وتجعله لا يكمل القراءة، فانت بحاجة للغوص مباشرة في صلب الموضوع وجعل المستند قابلًا للفهم بسهولة، فمتوسط انتباه الشخص هو حوالي ثمان ثوان فقط كما تشير الأبحاث، لذلك من المهم أن يكون المستند الخاص بك قصيرًا جدًّا بحيث ينهيه القارىء في خمس ثوان ، يمكن أن تصيبك الدهشة وتقول أن هذا غير ممكن ولكن كلما كانت الكتابة أخف كانت أكثر تأثيرًا.

القواعد الإملائية والنحوية: إذا أرسل مستند العمل به أخطاء إملائية فسوف تفقده هذه الأخطاء رونقه وتجعل القارئ لا يوليه اهتمامًا، فالتدقيق اللغوي للمستند أمر مهم وضروري فيمكنك استخدام المدقق الإملائي وأدوات التدقيق النحوي وقم بالبحث عن الأخطاء الإملائية والنحوية الخاطئة وقم بتصحيحها، وقم بمراجعة المستند مرة أخرى بنفسك فالجهد الإضافي ستتحقق ثمرته لا مفر، فبدون التصحيح الإملائي والاهتمام بالمستند بشكل كافي سيتم اعتباره شيئًا سيئًا لا يوليه أي أحد الاهتمام الكافي.[1][2][3]

أهمية مستندات الأعمال هي

  • ضمان نزاهة الأعمال.
  • البحث عن الفرص الجديدة.
  • إحكام المؤسسة.

تحتاج كل الشركات والأعمال التجارية المختلفة من مجال ومطاعم وكافيهات من عمل مستندات للأعمال والأنشطة المختلفة التي تقوم بها الشركة وكذلك سجلات الموظفين والوثائق التي تثبت الصفقات التي تقوم بها الشركات مع الشركات الأخرى ولهذه المستندات أهمية وفوائد كثيرة منها:

ضمان نزاهة الأعمال: عند بدء الشركة وبدء النشاطات الخاصة بها، فإن إنشاء مستندات عمل دقيقة وسليمة تغطي كل نشاطات الشركة فإنها تجعل الشركة أقل عرضة للانهيار، حيث تغطي مستندات الأعمال كل شيء حتى أصغر التفاصيل وتقدم إحصائيات ونظرة صحية للعمل وبهذه الطريقة يمكنك ضمان أن سمعة عملك ونشاطاتك ونزاهته ستصل للعملاء والمستثمرين وكل ما يهمه الأمر.

البحث عن الفرص الجديدة: تسعى الشركات بعد فترة من الزمن إلى التوسع ومشاركة الكثير من الشركات الأخرى، أو البحث عن مستثمرين جدد للاستثمار في الشركات فإن مستندات الأعمال والتوثيق تروي قصة البداية حتى نمو الشركة التدريجي، وهذا أدعى لقبول المستثمرين الاستثمار في الشركة.

إحكام المؤسسة: تعد المستندات وسيلة جيدة لتوضيح لوائح الشركات بوضوح وكذلك القواعد التي يريد المدير أن يسير عليها الموظفين، فعندما يعرف الموظفون القواعد سيلتزمون بها بلا شك وهذا يحكم التعامل بين الموظفين داخل الشركة، وتجعلهم يتعاملون مع بعضهم بسلاسة.[1]

أنواع مستندات الأعمال هي

  1. الاتفاقية المالية.
  2. تقارير الأعمال.
  3. لائحة الشركة.

داخل الشركات التجارية، لا بد أن تكون هناك مستندات أعمال كثيرة تعبر عن كل شيء، ومستندات أعمال جاهزة يمكن استخدامها بسهولة في أي وقت ومن هذه المستندات:

الاتفاقية المالية: هناك اتفاقات مالية كثيرة لا بد أن تكون موثقة بالشركة، فالأموال لا بد أن توثق حتى يتم معرفة الربح والخسارة التي تتعرض لها الشركة ومن هذه الاتفاقيات بيان الربح والخسارة وبيانات الدخل وأيضًا تقارير الرواتب.

تقارير الأعمال: تقارير الأعمال هي عبارة عن مستندات يتم تقديمها من الموظفين للمديرين لتقييم العمل على مدار الشهر أو السنة، وتحتوي هذه التقارير على كل الأعمال والأنشطة بالتفصيل وعلى أساسها يتم استخلاص استنتاجات حول المشكلات وكذلك تقديم حلول لها.

لائحة الشركة: لكل شركة لا بد من لائحة تحدد القواعد التي تقوم عليها الشركة، فلائحة الشركة هي عبارة عن مستند عمل مهم يستخدم لتسوية المنازعات داخل المنظمة وتحديد الأدوار بين الأشخاص.[1]

إشترك
نبّهني عن
guest
0 تعليقات
رد خطي
الإطلاع على كل التعليقات
زر الذهاب إلى الأعلى