طريقة ترتيب الملفات في المكتب

كتابة: عبير محمد آخر تحديث: 27 أكتوبر 2017 , 02:54

يحتاج الموظف المتميز إلى ترتيب ملفاته الموجودة داخل المكتب و فترتيب الملفات هو علامة من علامات النظافة الموظف كما أنها من أحد العوامل الهامة لزيادة قدرة الموظف على أداء عمله بتركيز ، فالمكان الذي يعمل به الإنسان إذا كان مرتبًا و نظيفًا يكون عامل لتصفية الذهن و استرخاء الموظف ، أما إذا كان المكان غير نظيف فالموظف يتشتت و لا يقوم بتأدية واجبه على أكمل وجه ، و عملية تنظيم الملفات هي أحد العمليات الشاقة التي قد تقابل الموظف ، و يجب على الموظف أن يقوم بمتابعة تلك العملية أول بأول حتى لا تصبح عملية شاقة على الموظف .

طريقة ترتيب الملفات في المكتب :
أولًا : يجب على الموظف المتميز أن يقوم بوضع ترتيب ملفات المكتب الخاصة به  في أولوياته و يعتبر مهمة ترتيب ملفات المكتب جزء هام من ضمن جدول عمله اليومي ، و أيضًا يجب اعتبارها مهمة يومية لابد من إنجازها و متابعتها أول بأول ، و على الموظف الناجح عدم إهمال الملفات إذا تراكمت ، مع العلم أنه يمكن جدولة عملية تنظيم و ترتيب الملفات .

ثانيًا : يجب على الموظف المتميز أن يقوم بمتابعة أوراق العمل و الملفات بدقة و حكمة منذ بداية كتابتها ، و العمل على فرزها حسب الموضوع و التاريخ و الإهتمام بحفظها في ملفات منفصلة و في مكان آمن ، و يجب صنع خزانة خاصة بالملفات لكي يتم ترتيبها بداخل خزانة حفظ الملفات حسب التسلسل المرغوب فيه ، و أشهر التسلسلات المعروفة هي الترتيب حسب أهمية موضوع أوراق الملفات مع مراعاة الترتيب من الأقدم للأحدث منها، و ذلك من أجل تسهيل إخراج أي ملف يتم طلبه للعمل بشكل بسريع .

ثالثًا : هناك نوع آخر من التسلسلات و هو ترتيب الملفات حسب الأحرف و الترتيب الأبجدي ، مع مراعاة التأكد من تصنيف الملفات حسب أهميتها في العمل من حيث تسلسل أسماء الشركات المتعامل معها و العملاء .

رابعًا : يجب على الموظف المتميز أن يقوم بالعمل على تدوين و كتابة أسماء الملفات على الغلاف الخارجي للملفات بخط واضح و شكل مفهوم ، و بعد ذلك يجب وضع الملفات  في خزانة الملفات حسب التسلسل الأبجدي ، و يجب التأكد من وضع كل ملف في مكانه الصحيح بعد استخدامه ، مع مراعاة عدم وضع جميع الملفات في نفس الخزانة ، و عدم تراكمها حتى يصبح من السهل العثور عليها و استخدامها .

خامسًا : يجب على الموظف المتميز أن يقوم بتقسيم الملفات من خلال وضعها في  مجموعات و فرزها حسب أسماء الشركات و العملاء ، مع مراعاة الترتيب الأبجدي لكل مجموعة ، و هذا الأمر من الطرق التي تعمل على تسهيل الحصول على الملف في حالة طلبه .

سادسًا : يجب على الموظف المتميز في عمله أن يقوم بتقسيم الملفات حسب العمل الأسبوعي أو الشهري للمكتب ، و هذه الطريقة توفر الكثير من الجهد و تحفظ الملفات بصورة أسهل و أسرع .

سابعًا : يمكن حفظ الملفات التي تخص العام بأكمله في نهاية كل عام على حدة ، و هكذا يكون من السهل الحصول على الملفات المطلوبة بأسرع وقت .

ثامنًا : يمكن تقسيم الملفات إلى ثلاثة أقسام و هم ، الملفات المهمة جداً صاحبة الأولوية ، ثم الملفات الأقل أهمية ، و أخيرًا العادية و يجب تحديد كلا منها بلون مميز .

تاسعًا : يجب الاهتمام بوضع علامات ترقيم لكي تساعد في تمييز الملفات عن بعضها البعض ، فهذه الطريقة تفيد خاصة إذا كانت الملفات كثيرة و متراكمة .

 

الزوار يشاهدون الان
100 نكتة .. " نكت مضحكة " ㋡ ⇽ مستحيل ما تضحك
رابط مباشر لـ تسجيل دخول انستا
مقدمة وخاتمة عن التغيرات المناخية
ألغاز ممتعة مع الحل
اسماء ببجي مزخرفة .. ツ إنجليزي ツ و ༒ عربي ༒
50 معلومة لفقرة هل تعلم للإذاعة المدرسية
خريطة العالم باللغة العربية بجودة عالية
أسماء بنات من القرآن الكريم
وضعية ادماجية عن الزهد في العصر العباسي
جميع اسماء الانبياء
انشاء عن الارادة والعزيمة بالمقدمة والخاتمة
تفسير رؤية القطط في المنام لابن سيرين
تفسير رؤية الثعابين في المنام لابن سيرين
100 عبارة لـ " كلام جميل يجذب الناس "
مقدمة وخاتمة تصلح لاي بحث
جدول الايام البيض لجميع أشهر عام 2022
نكت بايخة بس مضحكة
" 50 إسم جديد " .. اسماء اولاد عربية أصيلة نادرة
رابط سريع لـ 192.168.1.1 تسجيل الدخول
تعبير كتابي عن وصف شخص وصفا خارجيا وداخليا
تفسير رؤية تساقط الشعر في المنام لابن سيرين
100 اسماء اولاد فخمة ملكية
تفسير رؤية المطر في المنام لابن سيرين
تفسير رؤية الصراصير في المنام لابن سيرين
بحث عن التنمر
تفسير رؤية النمل في المنام لابن سيرين
تفسير رؤية البحر في المنام لابن سيرين
مقدمة اذاعة جديدة " 10 مقدمات مميزة "
تعبير عن التغيرات المناخية
تفسير رؤية المال في المنام لـ ابن سيرين
مقدمة وخاتمة عن الوطن
حدوتة قبل النوم للكبار بالعاميه
حدوتة قبل النوم لكل الاعمار
قصص قصيرة بالانجليزي
حواديت قبل النوم باللهجة المصرية قصيرة

‫3 تعليقات

  1. نشكرك اختي عبير محمد على الشرح المفصل والمختصر..

    ومزيد من التقدم والازدهار..

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.

زر الذهاب إلى الأعلى