ابرز خطوات تنظيم الوقت

كتابة: دينا محمود آخر تحديث: 12 ديسمبر 2021 , 13:24

ما هو تنظيم الوقت

تنظيم الوقت هي الطريقة التي تستخدم في تنظيم وتخطط الوقت  لإنجاز الكثير من المهام في وقت أقل، ويساعد تنظيم الوقت في الحصول على مزيد من وقت الفراغ للعمل في مهام أخرى مهمة، أو المساعدة في التخلص من الضغط جداول العمل المليئة بالمهام.

أهم خطوات تنظيم الوقت

هناك العديد من الخطوات التي يجب اتباعها ليكون هناك تنظيم في الوقت، وعند النجاح في اتباع هذه الخطوات يمكن أن يقوم الشخص بتحسين الإنتاجية ووتقليل الضغط  في الحياة العملية، وفيما يلى أبرز خطوات تنظيم الوقت :

  • تقييم استخدام الوقت الحالي

قبل البدء في ممارسة إدارة الوقت بشكل أكثر كفاءة، من المهم معرفة كيفية إدارة الوقت الحالي بشكل جيد، والطريقة التي يمكن القيام بذلك هي من خلال تقييم أو تدقيق الطريقة التي يتم  بها استخدام الوقت في الوقت الحالي، مثلا  قد يعتقد أحد أنه يحتاج إلي 45 دقيقة فقط لكتابة الرسائل الإلكترونية وإرسالها كل يوم، ولكن قد يستغرق الأمر بالفعل ساعة ونصف.

تتمثل إحدى أسهل الطرق لتتبع الوقت في تنزيل التطبيقات على الهاتف التي تتعقب كل ما تفعله لمدة أسبوع كامل، ويمكن أيضًا ضبط المؤقت الخاص بالهاتف لمعرفة الوقت المستغرق في كل مهمة يومية، ويمكن كتابة تسجيلات الوقت وإجمالي الوقت على ورقة في نهاية الأسبوع، ولأن بمجرد البدء في تتبع الوقت ، يمكن للشخص إلى عمل التقارير الملموسة التي ستظهر المهام التي تستغرق معظم الوقت وبالتالي القدرة على بإجراء التعديلات المناسبة.

  • تعيين الحدود الزمنية

يجب المحاولة في تحديد مهلة زمنية لكل مهمة يجب القيام بها خلال اليوم،مثلاً إذا كان يجب كتابة تقرير خاص بالعمل، فيمكن تحديد إكماله في غضون ثلاث ساعات ثم الانتقال إلى شيء آخر، بهذه الطريقة يمنح الشخص نفسه التحدي لتقليل التسويف لأنه يريد الالتزام بالجدول الزمني المخصص لكل مهمة.

من الجيد أيضاً إجراء تقييم واقعي لمقدار العمل الذي يتم إجراؤه في كل مهمة قبل تعيين المدة الزمنية حتى يتمكن الشخص من الحفاظ على مستوى معين من الدقة والحفاظ على الضغوط تحت السيطرة.

  • عمل قائمة المهام

أن عمل قوائم بالمهام تساعد في تحديد ما يجب القيام به بالضبط وفي أي تاريخ، سيساعد هذا في معرفة ما يجب أن تحديده حسب الأولوية كل أسبوع وما الذي يمكن أن ينتظر.

ويجب  الاحتفاظ بمخطط أو تقويم، قد تكون هناك مهام أخرى غير موجودة في قائمة المهام، ولكن يجب محاولة إعادة جدولة المهام التي لا يمكن إكمالها كما هو مخطط لها بدلاً من التوقف عن تنفيذها، ويمكن الاستعانة بقائمة المهام اليومية في تنظيم الوقت.

  • تجميع المهام ذات الصلة

تتطلب المهام المختلفة طرقًا مختلفة في تنفيذها، عند كتابة قائمة المهام من الأفضل تجميع المهام المتشابهة معًا حتى لا تضطر إلى إعادة تغيير التفكير في كل مرة تقوم فيها بمهمة جديدة.

مثلاً: إذا كان عليك إنشاء مقطعي فيديو، وكتابة منشور واحد وإعادة تصميم موقعين، فقد ترغب في إكمال المهام على التوالي وفقًا للتشابه بدلاً من إكمالها بالترتيب الذى تفضله.

التخطيط لليوم

يجب أن تنظيم وتخطيط لليوم التالي بشكل سابق مثلاً يمكن القيام بذلك في الليلة السابقة عن طريق قضاء 15 دقيقة بعد العمل في تنظيم المكتب وإدراج أهم الأشياء التي قد تحتاج إلى القيام بها في اليوم التالي.

أو يمكنك اختيار التخطيط لليوم في الصباح الباكر قبل البدأ في أعمال اليوم، ويجب محاولة كتابة العناصر الأكثر أهمية ثم أكملها في الوقت الذي تكون فيه أكثر إنتاجية من اليوم.

  • الاهتمام بالمهام الصعبة أولا

في حين أنه قد يكون من السهل ترك المهام الصعبة في النهاية، فقد يكون من المفيد إدارة الوقت إذا أكملت أصعب المهام أولاً، عندما تختار إكمال هذه المهام أولاً يكون لديك عمومًا عقل صافٍ ومزيد من الطاقة في الصباح لأنك لم تغرق في المهام الأخرى التي تستنزف طاقتك.

  • جعل التنظيم عادة

عند البحث عن شياء في غير محله في مكان غير منظم فهذا يسبب في تضيع الوقت، لذلك يجب دائما الحفاظ على مساحة العمل منظمة، كما يجب إعادة الأشياء إلى مكانها عند الانتهاء من استخدامها، وعند استخدام الكمبيوتر أو الهاتف وفتح المستندات والملفات فيجب إعداد نظام يسمح بالعثور على المستندات الضرورية بشكل أسرع.

يمكن أيضًا محاولة تنظيم البري. الإلكتروني عن طريق إلغاء الاشتراك في الأشياء الغير هامة، وبهذه الطريقة يمكن الوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني المهمة بسرعة أكبر.

  • وضع اوقات فارغة بين المهام

يمكن وضع وقت فارغ بين كل مهمة مكتملة، لأن ذلك يساعد في الحصول على وقت إضافي لإنهاء المهام دون قضاء وقت من مسؤولية أخرى إذا لم تتمكن من إكمال المهام في الجدول الزمني المخصص.

أو في حالة الانتهاء من المهام في وقتها يتيح ذلك بترك وقت قصير لتقليل الضغط وأخذ قسط من الراحة أو المشي أو تناول وجبة خفيفة أو بعض واجبات العمل القصيرة الأخرى غير ذات الصلة.

  • تخلص من المثالية

معظم الاشخاص تريد أن تعمل عملاً فعالًا ودقيقًا، لكن يجب محاولة التخلي عن المثالية، لأنها لا يوجد شخص مثالي، فدائماَ لا  يكون لدي الأشخاص دائمًا الوقت الكافي لإكمال العديد من المهام في يوم واحد.

  • الالتزام بالمخطط

أفضل طريقة للالتزام بالمخطط هي ترك مجال للأخطاء مع الاستمرار في المحاولة، تنظيم الوقت بشكل افضل يتطلب الممارسة، وعند المحاولة والفشل يجب الاستمرار في المحاولة لأنه سيصبح أسهل ويكون هناك قدرة على تبسيط العمل بالطريقة الأفضل.[1]

أهمية تنظيم الوقت 

من خلال التنظيم الجيد للوقت، يمكن لكل شخص إنجاز المزيد في غضون فترة زمنية قصيرة، مما يوفر مزيدًا من الوقت بحرية ويحسن التركيز ويقلل من توتر ، ويسمح  للشحض بأن يكون أكثر إنتاجية

وهناك عدة أسباب وراء أهمية تنظيم الوقت، ومن ضمن أهميته:

  • الحصول على أداء أفضل.
  • تسليم العمل في الوقت المحدد دون تأخير مما يسهل العمل.
  • وجودضغط أقل وقلق أقل بسبب انجاز المهام في وقتها.
  • جودة عمل عالية.
  • تحسين الكفاءة والإنتاجية.
  • تسويف أقل.
  •  توازن أفضل بين العمل والحياة.
  • مساعد فريق العمل على النمو والنجاح بشكل سريع ومنظم.

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.

زر الذهاب إلى الأعلى